즐겁고 알찬 여행을 떠나기 위해 일반적으로 제일 먼저 하는 것은 가야하는 장소나 먹어야 하는 음식을 쭉 나열하고 가는 방법이나 주문 방법, 먹는 방법 등을 하나하나 살펴하고 표시를 하는 것입니다. 그리고 자격증 시험을 준비할 때 어느 목차부터 공부를 해야 하는지, 언제부터 언제까지는 이 범위를 완료하겠다는 계획을 세우고 차근차근 진도를 나갑니다.  

여행을 준비하고 자격증 시험을 준비하는 이 두 과정의 공통점이 무엇인지 보이시나요? 바로 목표를 정하고 무엇을 해야 하는지 명확하게 구분을 짓은 뒤 과정을 밟아 나간다는 것입니다. 

그렇다면 업무를 하는 데 있어서 이런 과정을 적용한다면 어떻게 될까요? 이번 매거진에서는 꼼꼼한 직장인이라면 업무관리도 꼼꼼하게 할 수 있게 도와주는 ‘업무 체크리스트’에 대해 이야기해보겠습니다. 

정확한 목표와 체계적인 관리

어떠한 업무를 하든 시간을 효율적으로 관리하고 체계적으로 진행해야 합니다. 그러기 위해서는 정확한 목표를 세우고 우선순위를 정하는 것이 필수입니다. 

업종이나 직무에 따라 다르겠지만, 매일매일 새로운 업무가 발생할 수 있고 일상 업무를 진행하는 와중에 새로운 프로젝트성 업무가 발생할 수 있습니다. 또는 어느날 갑자기 많은 일이 닥칠 수도 있는데요. 하루에 업무를 하는 시간은 정해져 있고 해야할 일은 많아지면 어떤 업무를 해야할지 갈팡질팡하며 시간을 허비할 수도 있습니다. 

따라서 우선순위를 정해 중요한 일, 빨리 처리한 일을 구분하여 일을 차근차근 진행할 수 있도록 관리가 가능한 업무체크리스트를 작성하면 업무 효율을 높일 수 있습니다. 

업무 체크리스트

체크리스트는 점검, 확인해야하는 기준이나 항목들을 나열한 목록을 적은 문서로 해당 항목에서 요구하는 대로 확인을 했는지 안했는지 검사를 하기 위해 작성합니다. 따라서 업무 체크리스트는 해야하는 업무 목록을 나열하여 해당 업무를 완료했는지 확인하기 위한 서식입니다. 

하나의 엑셀 자동화 프로그램으로 제작된 업무 체크리스트는 다양한 면에서 활용 가능합니다. 일자와 업무명, 진행 내용, 완료 예정일, 우선순위 및 처리 여부 등을 기재할 경우 '우선순위'시트를 통해 가장 급하고 중요한 업무가 무엇인지 그래프로 한눈에 파악이 가능합니다. 이를 바탕으로 일의 순서를 정할 수 있어 효율적인 시간관리와 업무처리가 가능합니다. 또한 우선순위별로 표가 자동 생성되어 중요도 순으로 업무가 추출되며 월별 현황을 통해 특정 기간 동안의 업무 성과를 측정할 수 있습니다. 특히 월별 현황 시트를 바탕으로 업무에 대한 성취감 및 동기부여를 얻을 수 있어 앞으로의 업무 진행에 있어 큰 원동력이 될 수 있습니다. 

그외 체크리스트