자주 거래하는 거래처와 매번 비슷한 거래를 한다면 그때마다 계약서를 작성해야 할까요? 

이번 매거진에서는 수시 거래를 하는 경우 작성하는 발주서에 대해 알아보도록 하겠습니다.

발주의 의미

발주는 물건을 보내달라고 주문하는 것을 의미합니다. 주로 큰 규모의 거래에서 자주 쓰이는 말로 공사나 용역 등에서 사용됩니다.  (*수주: 발주의 반대)

발주서와 주문서의 차이

발주서와 주문서는 언뜻 비슷한 문서인 것 같지만 누가 작성하느냐에 따라 구분되어 집니다. 

발주서는 구매 업체에서 작성하는 문서로 특정 상품 또는 용역의 비용 등을 포함하여 공급업체에 제공을 요청하기 위해 작성합니다. 반대로 주문서는 공급업체에서 상품과 가격 등에 대한 구매를 주문하기 위해 작성하는 문서입니다. 

발주서

발주서는 자재 등 발주, 즉 주문을 하기 위해 작성하는 문서입니다. 기업과 거래처간에 거래 사항에 대해 작성하며 물품 거래시 필수적인 계약사항이나 필요한 자재 주문에 대한 내용을 작성합니다. 

▷ 구성항목 :발주 번호, 수신, 참조, 발주일, 납기일, 지불조건, 발주처 정보, 발주 정보(품명, 수량, 단가, 공급가액, 비고, 합계, 참고사항

발주서 작성방법

- 발주처와 수주처에 대한 필수 기입 사항을 작성합니다.

- 발주 내용에 관한 납품 내역을 기재합니다.

- 발주 물품에 대한 규격, 단위, 수량, 금액 등을 빠짐없이 기재하도록 합니다.

- 기타 전달 사항이 있을 경우 비고란에 함께 기재합니다.

발주서 작성시 유의사항

발주서는 일반적으로 첫 거래가 아닌 수시 거래를 하게 될 경우 작성하게 되는 문서입니다. 첫 거래에는 반드시 계약문서를 작성하여 거래를 하고 이후 수시로 발주를 하게 될 때에는 발주서를 작성하도록 합니다. 추후 문제 발생을 예방하기 위해서 계약서는 반드시 써야 합니다.

또한 발주서와 함께 세금계산서 및 거래명세서를 함께 발행하는 것이 좋습니다.