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해외 물건을 구매해 한국으로 들어오려 할 때면, 평소에는 쓰지 않던 생소한 단어들을 접하게 됩니다. 그중 하나가 ‘인보이스’인데요. 인보이스란 무역업자들이 거래를 할 때에 사용하는 송장입니다. 송장이라는 단어도 조금 멀게 느껴지는데요. 오늘은 인보이스가 어떤 문서이고, 어떻게 작성해야 하는 문서인지 여러분께 알려드리도록 하겠습니다.

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인보이스란?

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송장(送狀), 상업송장: 송장이란 ‘보내는 짐의 내용을 적은 문서’를 말합니다. 상품을 멀리 보낼 때, 물건을 받을 사람을 위해 작성하는 ‘상품 명세서’입니다. 인보이스는 해외에 있는 사람이랑 거래를 할 때 사용하는 송장이라고 생각하시면 됩니다. 무역 거래를 할 때에 사용을 하는데요 해외에 있는 사람이랑 거래를 할 때에 사용하는 ‘송장’이라고 볼 수 있습니다.

♣ 인보이스와 송장(국내)의 차이점?
- 국내에서 물건을 살 때 이용하는 ‘송장’은 단순히 상품에 대한 적요를 다루고 있거나 상품이 무엇인지를 알려주는 안내장입니다. 반면에 국제무역은 위의 두 기능에 더해, 매매 계산서로서의 역할을 하며 대금 청구서의 역할을 수행하기도 합니다.  

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인보이스, 누가 작성하는 건가요?

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인보이스는 무역거래 당사자들 간에 작성하는 문서입니다. 일반적으로는 판매자(수출을 하는 사람)가 구매자(수입을 하는 사람)에게 작성하여 보냅니다.

인보이스의 역할

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인보이스를 언제 사용하는 지에 대해 알아보았는데요. 이번엔 이 인보이스를 작성하는 이유가 무엇인지 알아보겠습니다. 우선 앞서 송장이 ‘상품 명세서’라고 말씀드렸습니다. 이와 마찬가지로 인보이스 역시 상품에 대한 명세서 역할을 수행합니다.

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1) 상품 거래명세서

: 발송하는 물품에 대해 작성을 합니다. 물품명, 물품의 개수 등을 작성하기 때문에 인보이스를 확인하면 어떤 물품이 배송되는지 알 수 있습니다.

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2) 세관 물품 신고 시 사용 – 과세 가격 증명자료
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: 인보이스는 수출통관의 기준이 됩니다.

통관을 통해 발급받은 수출신고필증을 근거로 신고가 이루어집니다.

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3) 수출자에게는 ‘대금 청구서’의 역할/ 수입자에게는 ‘매입 명세서’의 역할

: 물품의 단가, 금액을 작성하고 택배비(운송비)는 어떻게 처리할 것인지를 밝혀 둡니다. 따라서 인보이스는 물건을 파는 사람이 물건을 사는 사람에게 ‘물건을 보냈으니 이만큼의 돈을 보내라~’라고 하는 대금 지급 서류 역할을 한다고 볼 수 있습니다.

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** 수입 거래를 할 때에 수입자는 인보이스에 있는 금액을 송금하는 것이 원칙입니다.

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4) 거래가 발생했음을 증명해주는 자료
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: 인보이스는 유효한 거래가 존재하였고, 이에 따라 계약이 발생하였음을 증명하는 자료로 사용될 수 있습니다. (계약 이행을 입증하는 자료)

인보이스 작성 시 주의사항
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1) 고유번호 작성

: 상품의 고유코드를 작성합니다. 어떤 물품이 많이 거래되고 있는지를 파악하기 위해서, 개별 상품 이름을 작성하는 것에 더해 그 상품의 고유코드를 작성하는 것입니다.
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만약 코드를 작성하지 않았거나, 잘못 기입한 경우에는 통관이 지연되거나 거부당할 수 있습니다.

2) 국제표준화기구에 따른 기재

: 국제표준화기구에서 정한 기준에 따라 국가 이름 등을 작성해야 합니다.

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인보이스 구성요소
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인보이스는 무역거래 당사자 간에 자유롭게 만들어서 사용할 수 있습니다. 따라서 반드시 따라야 하는 표준 양식이 정해져 있는 것은 아닌데요. 일반적으로는 아래와 같은 내용들을 포함하고 있습니다.

1) Shipper/seller : 송하인(送荷人)주소 성명 또는 상호
2) Consignee : 수입업자 또는 그 대행업자
3) Departure Date : 선박(또는 비행기) 출항일
4) Vessel/ flight : 선박명 또는 항공편명
5) From : 출발지 항구나 공항
6) To : 도착지 항구나 공항
7) Invoice No. and date : 인보이스 발행번호 및 발행일
8) L/C No. and date : 신용장 거래의 경우 신용장 발행번호 및 발행일자
9) Buyer(if any other than consignee) : 대행업자를 통할 경우 실화주명
10) Other references : 기타 필요사항 기재
11) Terms of delivery and payment : 운송조건 및 지불조건 등의 부가설명
12) shipping Marks : 포장박스 표기 사항 명기
13) No.& Kind of package : 포장개수와 포장종류
14) Goods Description : 물품명세
15) Quantity : 수량
16) Unit Price : 단가
17) Amount : 총금액
18) Signed by : 서명날인