[근로기준법 제 41조에 따르면 사업장 별로 근로자 명부를 작성해야 하고 근로자의 성명, 생년월일, 이력 등 그 밖의 사항들을 적어 배치하고 있어야 한다고 명시되어 있습니다.

이를 위반하거나 동법 제42조에 따라 근로자명부, 중요계약서류를 3년간 보존하지 않을 시 500만원 이하의 과태료를 부과하기 때문에 많은 기업들이 인사기록카드, 인사기록부를 통해 직원들의 인적 사항을 기록하고 있습니다.

근로자명부와 인사기록카드

인사기록카드는 채용된 직원의 인적 사항과 변동 사항을 기록하기 위해 작성되는 서식입니다.

뿐만 아니라 승진, 징계, 휴직 등의 여러 가지 사항을 작성하게 되며, 근로자의 출장 및 파견 등을 기록하여 직원이 기업에서 활동한 것들을 기록으로 남겨두는 역할을 합니다.

앞서 언급한 근로기준법에 따라 근로자명부는 필수적으로 기재되어야 할 사항이 있습니다.

근로기준법 시행령 제20조에서는 성명, 성별, 생년월일, 주소, 이력, 종사하는 업무의 종류, 고용 또는 갱신 연월일, 계약기간을 정한 경우는 그 기간(계약직), 해고나 퇴직 시 연월일과 사유, 그 밖에 필요한 사항 등이라고 정해두고 있습니다.

위 사항이 누락된 근로자명부도 위반사항이 되어 과태료가 부과될 수 있기 때문에 법이 정한 작성 방식을 따라야 합니다.

작성자와 작성 방법

기업에서는 기업의 상황과 필요한 사항이라고 느끼는 경우에 따라 법에 정한 사항 외의 인적 사항을 요구하기도 합니다. 추가적으로 요구하는 사항도 그 밖에 필요한 사항이라고 정해져 있기 때문에 법을 위반하는 것은 아닙니다.

인사기록카드의 경우, 보통 근로자가 직접 작성합니다. 이력서에 기재된 정보만으로 불충분하기 때문인데요. 개인의 정보에 해당하는 항목이기 때문에 인사기록카드를 자세히 훑어보는 것만으로도 특별한 작성 방법이 없어도 작성할 수 있습니다. 

다만, 성명 부분에 한자와 한글을 반대로 기재하는 경우가 있기 때문에 특별히 주의하여야 합니다.

직무, 직위, 직책

계약관련 항목을 작성할 때, 위 세 가지 단어를 헷갈리는 경우가 많습니다.

직무는 계약 당사자가 맡고 있는, 맡을 예정인 업무 내용에 관한 것인데요. 예를 들어 납품, 영업, 마케팅, 홍보, 비서 등의 업무를 말합니다.

직위와 직책은 약간의 차이가 있습니다. 직위는 연봉이나 월급의 기준이 되는 것으로 회사마다 차이는 있지만 사원부터 주임, 대리, 과장, 차장, 부장, 이사, 사장, 회사 등의 순서로 이루어져 있는 직급을 말합니다.

직책의 경우 직위에 있으며 보직(어떤 직무의 담당)이 부여되어 있는 경우를 말합니다. 예를 들면 영업 본부장, 마케팅 팀장, 인사팀장 등 직위와 다르게 업무 상에서 맡고 있는 구체적인 권한을 말합니다.

근로자명부 관련 법률

[근로기준법] 제41조 2항은 앞서 언급한 1항에 따라 근로자 명부에 기재할 사항이 변경된 경우, 지체 없이 정정되어야 한다고 규정되어 있습니다.

근로관계에서의 중요 사항을 기재하고 보존함으로 당사자의 분쟁을 방지하고 근로에 대한 감독을 원활하게 하는 역할을 합니다.

[근로기준법 시행령] 제 21조에서는 사용기간이 30일 미만인 일용근로자에 대하여는 근로자명부를 작성하지 않을 수 있다는 예외를 인정하고 있습니다.

<비즈폼_인사기록카드(변동사항기록란)>

인사기록카드 관리

인사기록카드(근로자명부)는 기업마다 관리하는 방법이 다른데요. 4대보험 가입기준, 입사 년도 기준, 직급 순으로 분류하여 관리하는 방법이 있습니다.

그 중 입사 일자를 기준으로 분류하여 관리하면 찾기 수월하고 가,나,다 순으로 정리해두면 편리합니다.