앞선 매거진에서 회의록의 정의와 우선순위 결론형 회의록에 대해 설명드렸는데요.

이번에는 우선순위 결론형 회의록 외에 다양한 형태의 회의록에 대해 소개해드리겠습니다.

목표 도출 형 회의록

회의를 진행하고 있음에도 뚜렷한 목표가 정해지지 않아 방향을 잡기 어려운 경우, 추천하는 목표 도출 형 회의록입니다.

필요성, 문제점, 의견, 실행의 과정을 통해 목표를 설정하고 회의를 진행할 수 있습니다.

회의록 작성요령

목표도출을 위해 회의주제의 핵심적인 단어를 주제로 선정하여 가운데 원형에 작성한 뒤 주제에 부합한 회의를 진행해야 합니다. 4사분면으로 이루어져 있으며 각 항목에 해당하는 부제는 다음과 같습니다.

Need

주제를 목표로 둔 후 그에 대한 아이디어와 방안이 필요한 이유가 무엇인지에 대한 회의를 진행합니다. 자유로운 의견을 통해 다양한 의견을 작성하여 가운데에 기재된 단어, 프로젝트에 대한 필요 이유를 작성함으로써 업무 효율을 높일 수 있습니다.

Problem

주제에 대해 현 상황에서 발생할 수 있는 문제점에 대해 기재합니다. 외부적, 내부적요인에 따라 발생할 수 있는 문제점을 회의를 통해 예상해보고 향후 발생할 수 있는 문제를 생각한 뒤 대비책을 마련할 수 있습니다.

Opinion

주제와 문제점을 중점으로 그에 대한 의견과 해결방안을 작성합니다. 

Do

의견과 문제점을 토대로 실행방안을 작성하는데 회의를 통해 나온 아이디어를 정리하여 작성해야 합니다. 참여하는 팀이나 업무에 따라 분류하며 작성하는 것이 좋습니다.

반대의견 제시형 회의록

반대의견 제시형 회의록의 경우 주제나 회의에 문제 가능성이 있음에도 다수 의견에 따라가는 경우를 방지하기 위해 반대 의견 제시자를 지정하여 여러 가지 경우의 수를 생각하며 해결방안을 찾을 수 있는 방법 중 하나입니다.

반대의견 제시자 선정

회의에 들어가기 앞서 랜덤으로 반대의견만을 내는 제시자를 선정합니다. 반대의견만을 제시해야 하며 다수의 의견에 휩쓸려 찬성하는 의견을 내지 않는 룰을 가지고 회의에 참여해야 합니다.

찬성과 반대

회의에 참여하는 인원은 정해진 안건에 대해 해결방안과 방향에 대한 의견을 제시하면 핵심적인 내용만 요약하여 찬성과 반대의견 칸에 기재합니다.

찬성의견과 반대의견이 동일한 맥락으로 작성되어야 하며 한 쪽 의견에는 그에 반하는 의견이 작성되어야 합니다.

찬성과 반대로 나뉜 회의 내용을 토대로 합의점을 찾아 결론을 도출합니다. 발생할 수 있는 문제점이나 보이는 문제점에 대해 깊게 생각한 뒤 결론을 낼 수 있기에 회의의 분위기가 항상 한쪽으로 몰리는 회의가 잦은 팀이나 부서에서 사용하면 좋습니다.

일정관리형 회의록

프로젝트 진행 시 일정공유가 되지 않아 계획에 차질이 생길 경우를 대비하기 위해 회의록 안에 일정관리를 추가하여 효율적으로 일정을 관리할 수 있는 방법입니다.

일정관리

프로젝트를 진행할 때 부서별로 정해진 업무가 있고 순서대로 처리하는 것은 일을 효율적으로 하기 위한 방법 중 하나입니다. 회의록에 일정관리를 추가하여 작성합니다.

회의를 함과 동시에 부서별로 일정을 정하고 회의를 끝낼 수 있기에 시간을 효율적으로 사용할 수 있다는 장점이 있습니다. 또한 업무의 기한과 업무 내용을 정해놓음으로써 프로젝트 진행사항을 부서끼리 공유하며 업무를 진행할 수 있습니다.

<비즈폼_일정관리형 회의록>