근로자가 퇴사한 직장에서의 근로 사실을 확인해야 할 경우가 많습니다. 국가사업의 혜택을 받고자 할 때, 신고된 건강보험이나 세금이 근로하고 받은 금액과 달리 신고가 되어 있을 때 등 근로에 대한 사실을 확인하는 문서인 ‘근로사실확인서’에 대해 알려드릴 예정입니다. 

언제 사용하는가

 사실 근로장려금뿐만 아니라 근로를 증명해야 하는 일에 근로사실확인서가 필요합니다. 보통 행정기관에서 요청하고 근로에 대한 사실관계를 증명할 수 없을 때 작성하게 됩니다. 어느 특정한 기간(근로를 증명해야 하는 기간)에 회사에서 근무한 사실에 대해 근로자와 사업자가 일정한 공부의 기록에 의해 사실을 증명합니다.

※ 공부란, 대장이라고 표시되어 관리되는 문서를 말하며 업무일지, 출근기록대장, 월급내역대장 등의 문서를 말합니다. 이를 통해 근로사실확인서를 작성하고 추가적으로 요구하는 문서와 함께 제출하면 됩니다.

근로를 증명해야 할 때

 앞서 말했듯 근로장려금을 받기 위할 때 외에도 많은 경우가 있습니다. 근로를 하는 것은 소득이 생겼다는 말이고 그에 맞는 소득분위가 적용됩니다. 국가에서 진행되는 제도인 근로장려금, 국가장학재단, 국민임대주택 등의 혜택을 받기 위해 일정한 소득을 얻고 있거나 그 이하의 소득을 얻고 있다는 것을 증명해야 혜택을 받기 수월합니다. 

 또한 건강보험료, 세금, 소득신고 등의 부분에서 문제가 많이 발생됩니다. 사업주가 근로 시 받은 금액보다 많은 금액을 등록하여 소득분위가 올라가거나, 일하지 않은 기간에도 소득신고를 하는 경우도 더러 있다고 합니다. 이때 근로사실 확인서를 세무서에 제출하여 잘못된 금액에 대한 것을 바로 잡을 수 있습니다.

재직증명서 vs 근로사실 확인서

 재직증명서와 근로사실 확인서는 근로를 증명할 때 쓰이는 문서들이라고 할 수 있습니다. 두 문서의 큰 차이는 현재 근무를 하고 있느냐, 않느냐에 따라 작성문서가 달라집니다. 재직증명서는 현재 회사에서 근무를 하고 있다라는 사실을 증명하는 문서이고, 근로사실 확인서는 이 회사에서 일정 기간(과거)에 근무를 한 사실에 대한 확인을 받는 문서라는 점에서 차이가 있습니다.

왜 필요한가

 근로사실확인서는 개인이 기업에서 근무한 내역에 있어 사실의 유무를 확인하는 문서입니다. 근로내역의 확인이 필요한 경우, 명확한 근거를 통해 근로사실을 확인 받아야 합니다. 근로를 하기에 앞서 계약서를 작성하고 근무를 합니다. 그러나 요즈음에는 계약서를 작성하지 않는 상황이 줄고 있는 추세이지만 일용직이나 아르바이트 개념의 근로의 경우, 계약서를 생략하고 근무를 하는 일이 많습니다. 근로기준법에 의해 근로계약서를 작성하지 않으면 500만원 이하의 벌금을 받지만 근로자나 사업자의 상황상 계약서를 생략하고 근로를 진행하는 경우도 더러 있습니다. 

 계약서를 작성하지 않았기 때문에 근로사실에 대한 확인이 계약서가 있을 때보다 어렵지만 근무를 하며 작성한 출근일지나 월급통장내역을 통해 본인의 근로사실을 확인해볼 수 있습니다. 근로사실확인서뿐만 아니라 사실확인서는 차후에 분쟁이 발생될 경우 사실관계에 있어 중요한 증빙서류로 확인되기 때문에 빈틈없이 정확한 데이터로 작성되어야 합니다.

추가 서식 tip

 근로한 사실에 대해 사실유무를 밝히는 문서가 근로사실확인서였다면 근로한 사실을 부인하는 문서를 근로사실부인확인서라고 합니다. 소득신고에서 다름이 발견되었을 시에 제출하는 문서로 신고된 기간에 해당 기업에서 근로를 하지 않았음을 증명하는 내용을 작성합니다. 임금에 대한 허위사실이 증명되면 회사측에서는 법인세 추가부담 등을 통해 세액이 발생됩니다. 

사례1

 

Q. 사업주가 근로소득신고를 하지 않아 근로사실확인서 작성을 거절하는 경우

A. 담당직원에 찾아가 사측에서 거절을 하고 있어 제출이 불가하다는 사실을 알리고 급여통장의 내역을 금융거래정보 공개청구 등을 통해 예비로 증명할 수 있습니다.

 

※ 근로기준법 기준에 따라 사용자는 근로자가 퇴직한 후에도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관련된 증명서를 요구하면 즉시 내어주어야 합니다. 동법 시행령에 따라 사용증명서를 청구할 수 있는 자는 계속하여 30일 이상 근무한 근로자이고 퇴직 후 3년 이내로 청구할 수 있습니다.

사례2

 

Q. 근로 시 받은 수령금액보다 신고금액이 더 큰 경우

A. 우선적으로 홈 텍스 홈페이지나 세무서에 찾아가 수입금액조회를 진행하고 실제 수령금액과 신고금액을 비교하고 차이가 날 경우, 수입금액조회를 자료로 근로사실 부인확인서를 작성해야 합니다.