거래처 관리가 사업성공의 출발점이라는 어떤 대표의 말처럼 거래처 관리대장은 성공적인 사업체 운영의 시작이자 밑바탕이라고 할 수 있습니다. 고객관리는 어떤 분야를 막론하고 사업의 기본이 되는 것이기 때문입니다.

고객장부 라고도 말 할 수 있는 거래처 관리 대장은 영화나 드라마에서, 실제 삶 속에서 소상인들이 고객의 신변이나 정보를 기억할 수 있는 자료로서 중요한 역할을 해왔습니다. 그러나 사업의 규모가 점차 커지고 거래처와 소비자가 늘어나면서 장부를 일일이 찾고 기억하기가 힘들어질 정도로 많아지게 되었습니다.

책이나 문서로 기록하기 힘들 정도의 방대한 데이터를 담기 위해 서식프로그램을 사용해서 자료를 축적하기 시작했습니다. 서식프로그램을 이용한 거래처 관리대장은 거래를 맺었던 모든 거래처의 기본적인 정보를 기록해 두고 관리하는 문서로 어떤 거래처와 무슨 종류의 업무를 진행했는지에 대한 정보를 담아낼 수 있습니다. 

기존의 역할에 있어선 고객장부와 다른 점이 없지만 서식프로그램을 통한 관리대장은 기록해둔 거래처의 검색/수정/삭제를 통한 손쉬운 관리가 장점으로 사업을 진행하는 데 있어 편리하고 시간을 단축하는 효과가 있습니다.

<거래처 관리 대장에 기입하기 앞서 알아야 할 정보>

거래 전 거래처의 정보를 아는 것은 거래처에 대해 보다 객관적인 요소를 가지고 있기 때문에 거래처 파악에 용이 하고 서로 신뢰하며 업무를 진행할 수 있게 됩니다. 거래처 관리 대장에 기입하기에 용이한 정보는 다음과 같습니다. 

- 거래 기업의 사업장 위치
- 대표이사와 실 운영자와의 일치 여부
- 제품의 물적, 지적 자산의 일치 여부
- 실제 경제적 불량 여부 (압류대상, 피소대상, 금융권 채무불이행 기록의 여부)

<거래처 관리대장을 사용하며 진행해야 할 정보>

거래처와 관련된 정보를 수집하며 지속적으로 최신정보를 갱신해주어야 하며 핵심거래처와 부실거래처를 판단할 수 있는 거래 중 경험이나 거래 후 평가를 비고란에 기록해두면 이 후 해당 거래처와 업무를 할 때 도움이 될 수 있습니다.

​

​
<거래처 관리대장 작성 tip>
​

- 거래 전 통화나 인터넷 검색을 통해 상대 업체에 대한 정보를 구합니다.
- 거래를 진행하는 동안 평가를 기록합니다.
- 거래 후 핵심거래처의 경우 변동사항을 지속적으로 체크합니다.
- 불확실한 정보(소문)에 의존하지 말고 정확한 정보를 얻기 위해 노력해야 합니다.
- 거래처를 선택할 여유가 없는 기업이라도 거래처에 대한 정보 없이 사업을 진행하게 된다면 좋지 않은 결말로 이어질 확률이 높습니다. 

​

<서식구성목록>

​
거래처명, 대표자명, 사업장 주소, 사업자등록번호, 핸드폰 번호, 은행 및 계좌번호, 담당자, 팩스번호, 거래 종목 및 업무형태, 비고(참고사항, 자본금, 자산, 신용등급, 경쟁업체 등을 적는 란)

<거래처 관리에 필요한 기타 서식>

거래처 관리에 필요한 서식모음으로는 거래처별 영업계획표, 거래처 상담일지, 거래처인감계, 매입매출현황표 업체방문일지 등이 있습니다.  

​

​
<비즈폼_거래처관리대장(출력형태)>