이 글은 ‘워크샵 완전정복 시리즈’의 두번째 컨텐츠입니다.

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< 1편 효율적인,워크샵 기획하기 > 를 아직 못보신 분이 계시다면 전편을 읽어 보시는 것도 추천 드립니다.

우리는 지난 컨텐츠를 통해서

01.  올바른 방향으로 워크샵의 목표를 설정하고

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02.  목표를 바탕으로 목적과 시기에 맞는 컨셉을 제시하며

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03.  구체적인 계획들을 수립하여

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04.  워크샵 일정표 및 기획안 작성하고

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05.  사전승인을 통해 검토와 피드백을 한다

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이러한 순서로 워크샵의 기획을 말씀 드렸었는데요!

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본 편에서는 기획안을 바탕으로 워크샵을 진행하기 전까지 필요한 준비사항들을 짚어보도록 하겠습니다.

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□ 01.  사내 공지

기획단계에서 정해진 사항들을 사내에 공지하여 스케쥴을 잡음과 동시에 내부직원들 역시 일정 부분 준비할 수 있도록 해야 합니다.최소 한달전에 미리 공지를 해야 정확한 날짜와 장소, 어떠한 방식으로 진행되는지를 문서화하고 동시에 사내망을 통해 공지하며 세부일정을 공지할 수 없는 1차, 2차 등으로 나누어 요약공지를 하시는 것 또한 괜찮습니다.

추가적으로 이미 공지된 부분에 대해서 수정, 변동사항이 있을 경우 이를 놓치지않고 꼼꼼히 공지 해야하는 것도 잊지 마셔야 합니다.이러한 과정을 통해 어떤 목적을 가진 워크샵인지 꾸준히 상기시켜주는 효과를 기대할 수 있습니다.

□ 02.  예약사항 점검

워크샵이 진행되기 위해서는 장소까지의 이동을 위한 차량 대여에 관한 부분과 행사장과 숙소를 포함한 장소와 시설장비에 대한 예약부분을 점검해야 합니다.특히 일정 일주일전부터는 예약사항이 변동되지 않도록 다시 한 번 예약사항을 점검하며 외부 뿐만 아니라 내부에서도 갑작스런 불참자나 또 다른 변동사항이 없는지 체크해 봐야합니다.

실제로 워크샵을 진행하다 보면 당일에 와서야 갑작스런 변수가 생기는 경우도 비일비재합니다.그렇기 때문에 사전에 이러한 부분에 대한 여유 시간이나 예산, 추가적인 대비책도 마련하는 간을 가져야 합니다.

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워크샵 예약상황 점검표 서식 확인

□ 03.  비품 구입 및 제작

세부 일정이 다 짜여진다면 그에 필요한 여러 물품들에 대한 체크리스트를 만들어 준비해 나가시는 게 좋습니다.물품들 같은 경우에는 수량이 작거나 금액이 비싸지 않다면 빼먹을 수도 있으니 리스트를 통해 관리하는 것이 효율적입니다.필요한 물품들이야 당일에도 계속해서 구매해야 할 일이 생길 수 있지만 최대한 미리 빠짐없이 준비해 놓는 것이 좋습니다.

특히,워크샵 동안에 사용할 네임텍이나 조편성표, 식순 등은 양식들을 다운받아 직접 제작하는 경우가 많기 때문에 충분한 시간을 들여 준비를 하셔야 합니다.

워크샵 디자인 패키지 보러 가기

□ 04.  사전답사, 시뮬레이션

이렇게 모든 프로그램의 세부계획과 일정이 정해지고 필요한 물품들이 준비가 되었다면 워크샵이 진행될 장소를 사전에 확인해 보는 과정도 필요합니다.그리고 프로그램들에 대해서는 팀구성 동선이나 진행 방식에 신경 쓰며 직접해보는 시뮬레이션 과정이 필요합니다.

사전답사와 시뮬레이션을 하는 과정을 통해 워크샵 당일의 진행부분을 예측해 볼 수 있으며 준비과정에서 소홀했거나 부족한 부분을 미리 채워 넣을 수 있습니다.돌발상황에 대한 대비도 할 수 있으니 이 단계에서는 본인 뿐만 아니라 다른 이들과 함께 확인작업을 하면 더욱 좋을 것 입니다.

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이번 < 2편. 빠짐없이 꼼꼼하게,워크샵 준비하기 > 를 통해 워크샵이 진행되기전 준비해봐야 할 사항들에 대하여 알아보았습니다.

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​다음에는 < 3편.모두가 즐거운,워크샵 진행하기> 로 찾아 뵙겠습니다.

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