직원 식대를 월말에 한꺼번에 지급시 대부분 건당 10만원 이상이 지출되므로 "정규지출증빙수취의무규정"에 따라 적격증빙 수취에관하여 많은 실무자들이 이에대해 애매할수 있습니다.원칙적으로 직원 식대를 회사 인근 단골식당을 잡아서 월말에 일괄 지급하는 경우에 해당 식당이 카드가맹점이고,일반과세자로서 세금계산서를 발행한다면 별 문제가 없으나,대부분 식당 업주들이 적격증빙에 대한 개념자체가 없고 또한 영세한 식당의 경우 "간이과세자"이면서 신용카드가맹이 안되어있는 경우도 종종있기 때문에 적격증빙을 수취하기가 상대적으로 어려운것이 현실입니다.
직원식대를 월말에 일괄적으로 지급시 증빙처리 및 실무 회계처리는 다음과 같습니다.

1)일반적인 방법이지만 간이영수증을 매일매일 수취하고 매일 현금으로 지급하는 방법이 있을수 있습니다.

2)영수증(간이영수증)을 매일매일 수취하고 식대가 지급되지않고 월말에 결제를 한다면 매일매일 "미지급비용"으로 전표처리를 하시고 월말에 "미지급비용"을 상계시키는 방법이 있습니다.이경우 관련증빙은 식대 내용을 기재한 수첩등을 복사하여 전표에 첨부하면되고,무통장송금증이나,간이 영수증을 수취하시면됩니다.(설사 10만원이 초과한다고 해도 매일매일 "미지급비용"으로 회계처리를 하고 관련 영수증을 수취하였기에 문제가 없을것입니다).이경우 실무적으로는 매일매일 전표처리를 해서 월말에 결제시 미지급비용으로 처리하던지,매일매일 영수증을 모아놨다가 식대 지급시 "식당수첩"및 관련영수증을 일자별로 전표에 첨부해도 무방할것입니다.

3)날짜에 따라서 10만원이 초과하지 않는선에서 영수증을 수취하고,대금을 지급하는 방법이 있습니다.

4)제일좋은 방법이 세금계산서를 수취하거나 법인신용카드로 결제하는 방법입니다.아니면 임직원 개인명의의 신용카드도 비용으로 인정이 되니 이방법도 생각해 보십시요.요즘 실적이 좋은 회사가 아니면 법인 신용카드 한도가 대부분 300만원 이내이기 때문에,현실적으로는 많은 중소기업에서는 법인신용카드로 결제하는것 또한 쉽지 않을것입니다.

분개처리사례 1 >>

(주)이지분개는 직원 식대를 2/1일 25,000원,2/2일 30,000원,2/3일 20,000원,2/4일 30,000원 2/5일 23,000원.....2/28일 30,000원을 지급하고 일자별로 간이영수증을 수취하고 미지급비용으로 회계처리한후 3/1일 2월달 식대 300,000원을 현금으로 지급하였다면 분개처리는 다음과 같습니다.

분개처리사례 2 >>

(주)이지분개는 직원 식대를 2/1일 25,000원,2/2일 30,000원,2/3일 20,000원,2/4일 30,000원 2/5일 23,000원.....2/28일 30,000원을 지급하고 일자별로 간이영수증을 수취하고 건건히 매일 미지급비용으로 회계처리를 하지않고 매일매일 영수증을 모아놨다가 3/1일 2월달 식대 300,000원을 현금으로 지급시 "식당수첩"및 관련영수증을 일자별로 전표에 첨부 하였다면 분개처리는 다음과 같습니다.

직원 식대를 지급시 적격증빙수취와 관련한 다음의 국세청 예규를 참조해 보시길 바랍니다.

1.세금계산서나 계산서가 아닌 영수증의 경우에는 부가가치세법 제32조의 규정에 의하여 재화 또는 용역을 공급받을때마다 영수증을 교부해야 하는것이므로,영수증(1매)상의 거래금액을 기준으로 소득세법 제61조 제8항 <증빙불비가산세>의 규정에 의한 가산세 적용 여부를 판단하는것임.(소득 46011-816,1999.3.4)

2.법인이 종업원에 대한 식대를 월단위로 합산하여 사업자에게 지급함에있어 당해 지급금액이 10만원 이상의 경우에는 지출증빙서류수취대상에 해당하는 것임.(법인 46012-1173,1999,3.30)

3.법인이 상대방 사업자와의 약정에의하여 계속적으로 재화 또는 용역에 대한 대가를 월단위로 합산하여 지급함에 있어서 당해 대가가 10만원 이상인 경우에는 법인세법 제116조 제2항 각호의 1에 해당하는 증빙서류를 수취하여야 하며 이를 수취하지 아니한 경우에는 지출증빙불비 가산세가 과세됨.(법인 46012-4146,1999,11.30)

4.법인의 직원이 당해 법인 건설현장의 함바식당(현지주민이 운영하는 미등록 가설식당)으로부터 식사용역을 제공받는 경우나 "법인의 구내식당"을 운영하는 미등록 사업자에게 식사를 제공받는 경우도 적격증빙을 수취하도록 유권해석을 하고있으나 현실적으로는 불가능한것이 사실이다(법인 46012-3712,1999.10.12 법인 46012-1191,2000.5.20)

위의 내용처럼 건당 10만원을 초과하여 지출한 비용에대해서는 적격증빙을 수취해야 증빙불비가산세(2%)가 없습니다.그렇다고 간이영수증을 여러장으로 분할하여(?)교부받는 경우도 종종있으나 이조차도 동일한 1건으로 볼수있기때문에 될수있는데로 경리실무자들은 적격증빙을 수취할수없는 "특별한경우"를 제외하고는 적격증빙을 수취해야 불이익이 없다는 점 유념하시길 바랍니다. 또한 사업자가 없는 개인에게 식사용역을 제공받은 경우에도 실무자들은 거래사실을 객관적으로 증명할수있는 서류,즉.영수증이나 입금표(일정한 형식은 없다)와 식사를 제공하는 상대방의 주민등록등본 이나 송금증등은 수취할 필요가 있습니다.이경우 이러한 지급사실을 객관적으로 입증이 가능하면 비용으로는 인정받을수 있습니다.