[요 약] 예산을 수립할 때는 세부항목에서 외주업체가 하는 일, 물품구입이 필요한 업무를 예산항목으로 결정하고 예산금액은 근거자료를 바탕으로 책정한다. 예산은 최소의 금액으로 최대의 성과를 낼 수 있도록 하고, 가능한 한 구체적인 항목으로 세분하고 타당한 수준에서 결정해야 한다.

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 ■ 효율적인 예산관리가 일정을 단축시킨다.

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예산을 결정할 때는 최소의 금액으로 최대의 성과를 낼 수 있도록 해야 하는데 업무규모가 크고 장기 프로젝트인 경우 예산을 결정하기가 쉽지 않다. 이번에는 최적의 예산을 수립하고 관리하는 노하우에 대해 살펴보기로 하자. 실제로 수행해본 경험이 없는 업무에 대한 예산을 결정하려면 어떻게 해야 할까? 이때는 예산을 최대한 구체적인 항목으로 세분하고 타당한 수준에서 예산계획을 세우는 것이 중요한데, 우선 예산을 제대로 수립하지 않을 경우 실무에서 어떤 문제가 발생하는지 살펴보자.

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가. 일을 진행하는 중에 예산부족에 부딪치는 경우
대강맨 1

“소책자 200권을 인쇄하는 데 6개월 전에 100만원이 들어서 지금은 조금 올랐으려니 하고 120만원으로 예산을 신청했죠. 그런데 인건비가 오르고 종이 값이 갑자기 올랐다고 140만원을 부르는 겁니다. 나중에 초과예산을 신청하느라 진땀 뺐습니다. 인쇄소에 전화 한 통만 했으면 되는 것이었는데….”

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나. 예산항목을 구체적으로 결정하지 않아 집행이 어려운 경우
대강맨 2

“크리스마스 판촉행사 준비할 때 일입니다. 디스플레이 인건비만 구체적으로 300만원 책정해 놓고, 나머지는 잡비항목으로 200만원을 신청했죠. 그런데 잡비항목에 포함되는 것이 얼마나 많습니까? 해서 처음부터 무조건 아껴 썼더니 정작 화려해야 할 크리스마스트리가 얼마나 초라한지, 행사 때 제가 얼굴을 들 수 없을 정도로 부끄러웠어요.”

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다. 예산을 과다 신청하여 승인이 어려운 경우
대강맨 3

“전 500만원이면 될 예산을 700만 원 정도로 신청했죠. 그랬더니 관리팀에서 예산이 과다하게 신청되었다며 300만원으로 삭감해버리는 거예요. 결국 다시 예산안을 작성하고 설득하느라 시간낭비 많이 했습니다.”

 ■ 예산을 효율적으로 수립하는 노하우 

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흔히 예산을 결정할 때 지출할 항목부터 결정한 후 금액을 배분하는데, 문제는 이 항목과 금액을 정하기가 쉽지 않다는 것이다. 이는 모든 업무에 활용할 수 있는 모범답안이 있는 것이 아니기 때문에 더 힘들다.

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​1-1. CRM시스템 개발 예산신청서

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위의 이일로 대리가 작성한 CRM시스템 개발 예산신청서를 보면서 어떤 문제점이 있는지 알아보자. 예산신청서를 보면 (주)디지털커뮤니케이션에 지불하는 비용과 매뉴얼 제작 예산의 타당성이 부족하다. 지불금액의 타당성을 뒷받침해 줄 근거자료가 첨부되어 있지 않기 때문이다. 기타항목의 경우에도 금액은 많은데 상세내역이 없어 금액이 적정하게 책정된 것인지 의구심이 생긴다. 아래의 도표는 이러한 문제점을 종합하여 나타낸 것이다. 그럼 예산안은 어떻게 작성해야 하는가? 이에 대해 구체적으로 살펴보도록 하자. 예산안을 작성하려면 우선 앞서 작성해 둔 WBS를 보면서 세부항목 중 예산이 필요한 부분이 어디인지부터 결정해야 한다. 이를 위해 앞에서 작성한 WBS를 다시 살펴보자(아래 세부내역의 문제점도표 참조).

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1-2. 세부내역의 문제점

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1-3. CRM시스템 개발 WBS

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WBS 항목 중에 예산이 투입되어야 하는 부분은 바로 외부 인력과 외주업체를 활용해서 일을 하는 경우, 그리고 물품을 구입해야 하는 업무들이다. 따라서 ‘외부DB 구입결정, 시스템 개발, 데이터 변환, 활용부서 설치 및 교육, 매뉴얼 작성’은 예산항목으로 결정하여 예산금액을 책정하면 되고, ‘입력정보 결정, 데이터 분류방법 결정, 분석기법 결정, 보고서 출력형태 결정’ 등은 자료수집 비용이 필요한 항목으로 결정할 수 있을 것이다. 아래의 표는 위의 WBS 항목 중 이러한 예산항목과 자료수집비용이 필요한 항목들을 별도로 표시하여 나타낸 것이다. 여기서 외부DB는 별도로 구입하지 않기로 한다.

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1-4. CRM시스템 개발 WBS를 활용한 예산항목 결정

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이처럼 WBS를 활용하여 예산항목을 결정하면 누락되는 항목이 없고, 새롭게 예산항목을 생각하는 데 걸리는 시간이 줄어든다는 장점이 있다. 한편 WBS의 세부항목 외에 교통비(일종의 예비비 같은 성격)처럼 CRM시스템 개발을 제대로 하기 위한 별도의 진행비가 필요할 수도 있으므로 이에 대해서도 고려해야 한다. 이러한 예산항목만을 별도로 구분하여 나타내면 아래의 표와 같다. 

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1-5. 예산항목 결정결과표

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이제 아래의 예산금액 결정결과표를 참고하여 예산금액을 효과적으로 결정할 수 있는 방법에 대해 알아보자. 외주업체에 일을 맡길 경우, 제안서대로 물품의 단가와 용역비를 기재하고 물품을 구입할 경우 전문부서와 인터넷을 활용하여 정보를 입수한 뒤 금액을 결정한다. 미리 집행한 후 예산신청을 할 경우에는 영수증 등 금액화된 근거자료를 첨부하면 된다. CRM시스템 개발의 경우처럼 비용이 저렴하지 않은 업체를 선택하여 관리팀에서 의문을 가지지 않을까 염려될 때에는 개발업체들의 제안서와 외주업체 평가표를 첨부하면 된다. 그럼 자료수집비나 진행비처럼 근거자료를 미리 확보할 수 없는 경우는 어떻게 할까? 이런 항목은 회사에서 통상 허용하는 범위 내에서 결정한다. 가령 이 대리의 소속회사가 전체 비용의 1∼3% 내에서 결정하도록 하고 있다면 자료수집에 20만원, 진행비에 50만원, 합계 70만원으로 결정한다.

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1-6. 예산금액 결정결과표

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만약 예산이 삭감될 것으로 예상되거나 부족할 경우에 대비해서 PERT의 Critical Path상에 있는 업무에 대한 예산을 먼저 결정하는 것도 노하우라 할 수 있다. Critical Path상에 있는 업무에 적정한 예산이 배분되지 않으면 일정이 지연되거나 업무성과에 큰 문제가 생길 수 있기 때문이다. 자, 그럼 예산신청서를 다시 한 번 작성해보자.

1-7. CRM시스템 개발 예산신청서

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 ■ 예산을 효율적으로 관리하는 노하우 

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예산안을 작성하는 것도 중요하지만 제대로 관리하는 것이 더욱 중요하다. 예산안대로 집행하는 것이 가장 효율적인 방법인데, 그렇지 못한 경우가 더 많다. 왜냐하면 예산을 수립할 때와 집행할 때는 시간적 차이가 발생하고, 이로 인해 물가상승, 집행방식의 변동 등과 같은 변수가 생겨 예산을 초과하게 되는 경우가 생기기 때문이다. 따라서 승인을 받은 예산안이라 하더라도 절감할 수 있는 방법이 있는지 다시 한 번 살펴보고, 예산을 집행할 때는 지불부터 하지 않도록 한다. 아울러 예산항목 가운데 ‘줄일 부분’ ‘아낄 부분’ ‘집행시기를 늦출 부분’을 생각하면서 효과적으로 사용해야 할 것이다.

 ■ <포인트 체크> 

1. 예산은 최소의 금액으로 최대의 성과를 낼 수 있도록 하고, 가능한 한 구체적인 항목으로 세분하고 타당한 수준에서 결정해야 한다.
2. 예산을 수립할 때는 WBS의 세부항목에서 외주업체가 하는 일, 물품구입이 필요한 업무를 예산항목으로 결정하고 예산금액은 근거자료를 바탕으로 책정한다.
3. 금액을 책정할 때 근거자료로는 외주업체의 제안서, 인터넷 등의 시중가격, 선 집행의 경우 영수증 등이 있다.
4. 효율적인 예산관리는 기본적으로 예산안대로 집행하는 것이다. 예산이 부족할 경우에는 Critical Path상의 예산을 먼저 주의 깊게 배분하고, 절감방법을 검토하고 예산집행 시기를 고려하여 사용한다.

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