[요 약] 새로운 업무가 생겼을 경우에는 업무의 우선순위를 조정해야 한다. 우선순위는 진행하고 있는 업무와 해야 할 업무를 모두 기록한 후에 업무의 중요도와 긴급성을 파악하여 결정한다.우선순위가 너무 많을 경우 우선순위를 결정하지 않은 것과 같으므로 반드시 가장 중요하고 긴급한 업무순서대로 결정한다.

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 ■ 중요하고 급한 일부터 처리한다. 

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업무를 하는 데 있어 우선순위는 상황에 따라 늘 변하기 마련이다. 또한 우선순위가 너무 많으면 우선순위를 정하지 않은 것과 같다. 주어진 일을 다 할 수는 없기 때문이다. 긴급한 것과 중요한 것이 반드시 일치하지는 않지만 업무의 우선순위가 잘못 설정되면 개인과 조직은 시간적으로나 물질적으로 많은 손해를 보게 된다. 따라서 업무의 우선순위를 정할 때는 업무 가운데 나 자신을 가장 필요로 하는 일이 무엇인지부터 생각해 봐야 한다. 그리고 업무 가운데 가장 큰 성과를 낼 수 있는 일이 무엇인지, 무엇이 가장 큰 보상을 줄지도 생각해봐야 한다. 이와 같은 3가지 질문을 스스로에게 던지면서 업무의 우선순위를 정하면 업무에 대한 평가를 보다 효과적으로 할 수 있을 것이다. 회사에서의 업무란 항상 변동이 생기기 마련이다. 새로 생긴 일의 우선순위와 긴급도가 높다면 현재 처리할 일이 아무리 많더라도 잠시 접어두고 그 일을 해야 할 수도 있다. 다른 프로젝트를 진행하고 있는 상황에서 이러한 일이 발생하면 담당자로서는 여간 곤혹스러운 일이 아닐 수 없는데, 이때는 업무의 우선순위를 정해서 처리해야 한다. 그럼 업무의 우선순위를 간과할 경우에 어떤 일들이 벌어질 수 있는지 사례를 통해 알아보자.

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가. 순서에 얽매이면 긴급한일, 중요한 일을 놓치기 쉽다.
정 부장

“김대기 씨, 단가표 다 작성했나요? 참, 저번에 보낸 제안서 결과 나왔습니까?”
김대기

“단가표 작성하느라 아직 못 챙겼는데요.”
정 부장

“아니, 벌써 다른 업체로 연결된 거 아닙니까? 단가표는 금주 내에만 작성하면 되는 것 아닌가요? 중요한 일을 먼저 챙겨야지요.”
김대기

“지시받은 순서대로 했을 뿐인데….”

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나. 중요한 일에만 매달리면 시간이 촉박한 업무를 제대로 하지 못 한다.
백 실장

“오늘까지 해야 할 판촉물 추천목록을 봅시다.” 
이난국

“전 할인매장 우위확보 전략을 수립하고 있는데요. 판촉물 추천목록보다는 훨씬 중요하잖아요.”
백 실장

“판촉물 추천목록을 오늘까지 결정하지 못하면 판촉행사가 제대로 되겠습니까?”
이난국

‘이상하네. 업무의 우선순위를 정할 때 중요한 업무부터 해야 하는 것 아닌가?’

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그럼 이번에는 업무의 우선순위 결정을 잘하고 있는 경우를 살펴보기로 하자.

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다. ∙매일, 매주 업무의 우선순위를 정한다.
이난국

“지금 진행 중인 업무가 있는데 새로운 업무가 생긴다면 어떻게 해결하시나요?”
정확해

“출근하자마자 해야 할 업무와 완료한 업무리스트를 적어놓고, 중요한 업무와 반드시 해야 할 일을 결정하여 일하는 순서대로 번호를 매깁니다. 제 업무수첩을 보시겠어요? 중요하다고 생각되는 것부터 A, B, C를 매겨요. 그리고 시간분류를 번호로 적습니다. 지금 바로 해야 할 업무는 ‘상반기 종합이슈 정리’업무입니다.”
이난국

“정확해 씨, 일을 잘 하시네요.”
정확해

“일을 잘 한다기보다 업무의 우선순위를 정해서 일을 하면 중요하거나 긴급한 업무를 제때 못하는 경우는 없죠.”
이난국

“아~, 업무의 우선순위를 결정하는 것이 일 잘하는 비결이었군요.”

1-1. 정확해씨의 업무정리 노트

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 ■ 업무의 우선순위를 결정하는 노하우 

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그럼 업무의 우선순위를 정할 때는 어떻게 해야 하는가? 먼저 아래의 표와 같이 이일로 대리가 현재 하고 있는 업무와 해야 할 업무목록에 완료해야 될 날짜를 모두 적어보자. 그리고 ‘이벤트 고객클레임 현황파악’이라는 새로운 업무가 주어졌을 경우의 우선순위를 정해보자.

1-2. 진행 중인 업무와 진행예정인 업무 작성

이때는 해야 할 업무와 새로 주어진 업무를 놓고 그 중요도와 긴급도를 판단해야 한다. 즉, 아래의 상단 도표와 같이 중요도와 긴급도를 판단하여 중요하면서 긴급한 일은 A, 중요하지만 긴급하지 않은 일은 B, 긴급하지만 중요하지 않은 일은 C, 중요하지도 않고 긴급하지도 않은 일은 D로 구분한다. 그럼 A, B, C, D 업무에 대해 어떤 행동을 취해야 할까? A순위의 업무는 바로 처리해야 하며, B순위의 업무는 전략적 계획을 세우고 목표완료일을 정해서 처리해야 한다. 그리고 C순위의 업무는 일을 축소하거나 권한을 위임하여 다른 사람이 하도록 하며, D순위의 업무는 아예 일을 하지 않거나 연기해도 무방하다.

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1-3. 업무의 우선순위에 따른 바람직한 행동방식

1-4. 이일로 대리의 업무 우선순위 결정 평가표 

위의 표(1-4. 이일로 대리의 업무 우선순위 결정 평가표 참조)는 업무의 중요도와 긴급도를 고려하여 이 대리가 정한 업무의 우선순위를 평가하여 나타낸 것이다. 평가표에 의하면 지금 이 대리에게 가장 중요하고 긴급한 업무는 이벤트 고객클레임 현황을 파악하는 일이라고 할 수 있다. 

 ■ 변경된 업무일정을 간트차트에 반영한다. 

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이일로 대리가 4일간 출장을 다녀와야 할 일이 생겼다. 그런데 이렇게 되면 애써 작성해놓은 간트차트를 어떻게 해야 할까? 당연히 수정해야 한다. 이 대리가 출장 다녀올 기간은 6월 1일부터 6월 4일이다. 이러한 수정된 일정에 맞추어 간트차트를 변경하면 아래의 도표와 같다. 수정된 간트차트를 보면 보고서 출력형태 결정업무가 당초 6월 1일에서 6월 7일부터 하는 것으로 바뀌었고, CRM시스템 개발 완료일이 8월 18일에서 8월 24일로 변경되었음을 알 수 있다.

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1-5. 변경된 업무일정을 반영한 간트차트

 ■ <포인트 체크> 

1. 새로운 업무가 생겼을 경우에는 업무의 우선순위를 조정해야 한다. 우선순위는 진행하고 있는 업무와 해야 할 업무를 모두 기록한 후에 업무의 중요도와 긴급성을 파악하여 결정한다.
2. 업무의 우선순위를 결정할 때는 업무 가운데 자신에게 가장 필요한 일이 무엇인지, 가장 큰 성과를 낼 수 있는 일이 무엇인지, 가장 만족스러운 일이 무엇인지를 스스로에게 질문하며 결정한다.
3. 업무의 우선순위는 항상 일정하지 않으며, 우선순위가 너무 많을 경우 우선순위를 결정하지 않은 것과 같으므로 반드시 가장 중요하고 긴급한 업무순서대로 결정한다.
4. 아무리 잘 작성된 간트차트라 하더라도 일정을 돕기 위한 업무효율화 도구이므로 상황에 따라 언제든지 적절하게 변경할 필요가 있다. 

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