①  BASIC 4 COURSE

회의록을 작성할 때 가장 기초가 되는 요소로 4W를 기억하시면 된다. 언제(when), 어디서(where) 누가(who), 무엇을(what) 4가지를 기초로 반드시 기록하셔야 한다. 이는 회의를 왜 진행하게 되었는지 알 수 있는 기초적인 정보이다.

•    언제(when)

회의일자와 회의시간을 작성할 때에는 정확하게 작성하도록 한다. ‘연월일’ 모두 작성하도록 하며, 시간은 오전, 오후로 구분하도록 한다. 오후 시간대에 회의를 진행했을 때에는 13:00~ 형식으로 기재한다.

ex) 회의일자 : 2015년 11월 13일, 회의시간 : 14:00 ~ 15:00

•    어디서(where)

회의를 어디에서 진행하였는지 명확하게 작성하도록 한다.

ex) 컨벤션 홀 세미나 D실     

사내 회의실

•    누가(who)

누가 회의를 주최하였는지, 누가 참석하였는지, 진행자는 누구인지 작성한다. 이때, 부서명, 이름, 직급순으로 작성하는 것이 좋다.

ex) 개발팀 홍길동 대리

•    무엇을(what)

제 3자가 보았을 때, 쉽게 파악할 수 있도록 회의 주제 및 안건을 핵심적인 내용만 전달하도록 한다.

Ex) 인력채용시기에 관한 일정 조율 회의

ⓐ 반대의견 제시자 선정

회의를 진행하기 전 진행자는 랜덤으로 반대의견 제시자를 선정한다. 이는 경영자의 의견에 무조건 수긍하거나, 반대의견이 있음에도 불구하고 다수의견에 따라가는 현상을 방지하고 여러 경우의 수를 두고 방안을 모색하기 위함이다.

②  찬성의견 제시

참여자들이 정해진 안건에 대해 해결방안 및 방향에 대한 의견을 제시하면 길게 풀어쓰기보다는 핵심적인 내용만 요약하여 찬성의견 칸에 작성하도록 한다. 

②  반대의견 제시

반대의견 제시자로 선정된 참여자는 공통된 주제를 가지고 회의를 진행하면서 다른 참여자들의 의견에 반대의견만을 제시한다. 반대의견 칸에 적도록 하며 찬성의견과 반대의견이 서로 동일한 맥락으로 작성될 수 있도록 유의한다.

③  결  론

회의록을 작성할 때에는 큰 타이틀로 나누어서 세부내용을 작성한다. 회의개요, 세부내용, 결론으로 구분 지어 한눈에 알아볼 수 있도록 작성하며, 전체적으로 어조를 동일하게 작성하여 통일감을 줄 수 있도록 한다. 세부내용을 작성할 때에도 회의 참석자가 아닌 다른 3자가 보아도 쉽게 파악할 수 있도록 작성하고 업무 기한 등을 작성할 때에는 월/일 만 작성하면 된다.

ex) ○○기업 미팅 12/02까지

반대의견 제시의 경우 반대의견을 기본으로 하여 찬성 의견과 융합 후 그에 대한 결론과 실행 사항을 기재한다.

ex) 안   건 _ 1/4분기 신입사원채용

    찬성의견_각 파트별 보충인원 필요 시 신입사원 채용.

    반대의견_현재 업무가 과부화되어 신입사원 교육이 힘든 상황이므로 채용을 미뤄야 함.

    결    론_프로젝트 마무리되는 시점에 신입사원 채용 예정