[요약] 항상 회의는 진행하나, 결론에서 흐지부지하게 되는 경우, 회의에서 나온 결론에 대해 우선순위를 지정하여 업무를 진행할 수 있도록 우선순위 선정 방법을 제공한다.

■ 우선순위 결론형

문제점 : 항상 회의는 진행하나, 결론에서 흐지부지하게 되는 경우

해결점 : 회의에서 나온 결론에 대해 우선순위를 지정하여 업무를 진행할 수 있도록 우선순위 선정방법 제공

■ 우선순위 결론형 작성스킬

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[그림3-1 우선순위 결론형]

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•  언제(when)

회의일자와 회의시간을 작성할 때에는 정확하게 작성하도록 한다. ‘연월일’ 모두 작성하도록 하며, 시간은 오전, 오후로 구분하도록 한다. 오후 시간대에 회의를 진행했을 때에는 13:00~ 형식으로 기재한다.

ex) 회의일자 : 2015년 11월 13일, 회의시간 : 14:00 ~ 15:00

•  어디서(where)

회의를 어디에서 진행하였는지 명확하게 작성하도록 한다.

ex) 컨벤션 홀 세미나 D실     

사내 회의실

•  누가(who)

누가 회의를 주최하였는지, 누가 참석하였는지, 진행자는 누구인지 작성한다. 이때, 부서명, 이름, 직급순으로 작성하는 것이 좋다.

ex) 개발팀 홍길동 대리

•    무엇을(what)

제 3자가 보았을 때, 쉽게 파악할 수 있도록 회의주제 및 안건을 핵심적인 내용만 전달하도록 한다.

ex) 인력채용시기에 관한 일정조율 회의

②  회의내용

회의록을 작성할 때에는 큰 타이틀로 나누어서 세부내용을 작성한다. 회의개요, 세부내용, 결론으로 구분 지어 한눈에 알아볼 수 있도록 작성하며, 세부내용을 작성할 때에도 회의 참석자가 아닌 다른 3자가 보아도 쉽게 파악할 수 있도록 작성하고 업무 기한 등을 작성할 때에는 월/일만 작성하면 된다.

ex) ○○기업 미팅 12/02까지

③  회의 결론 우선순위

회의를 진행하면서 가장 어려운 점은 결론을 내리는 것이다. 보통은 회의 참석자들이 아이디어를 내고, 그 아이디어를 통해 리더의 결단력으로 결정하게 됩니다. 여러 가지 도출한 결과를 보다 효율적으로 진행하기 위하여 회의 결론 우선순위 지표를 활용한다.

[ 회의결론 우선순위 지표 ]

좌측 상단으로 갈수록 시급하고, 우측 하단으로 갈수록 중요도가 높습니다.

•  우선순위 1 시급하며, 중요한 일

우선순위1의 경우 시급하고 급한 일을 분류한다. 당장 실행해야 할 만큼 시급도가 높고 중요도가 높은 일을 작성한다. 이는 분류 후, 바로 실행할 수 있도록 한다.

ex) 패키지, 서비스기획

•  우선순위 2 중요하지만 급하지는 않은 일

우선순위2의 경우 중요하지만 시급하지는 않은 일을 작성한다. 업무의 중요도에 있어 중요도는 부분적으로 있지만, 지금 당장 처리하지 않아도 될 일에 대해 작성하면 된다.

ex) 광고마케팅 협의미팅

•  우선순위 3 시급하지만 중요하진 않은 일

우선순위3의 경우 시급하지만 중요하지 않은 일을 분류한다. 시급도는 높으나 지금 당장 실행하지 않더라도 특별한 문제가 발생하지 않는 일을 작성한다.

ex) 광고영상 벤치마킹

•  우선순위 4 시급하지도 중요하지도 않은 일

우선순위4의 경우 시급하지도 중요하지도 않은 일을 분류한다. 빠른 시일 내에 처리할 필요 없는 일에 대해 작성한다.

④  업무분담 담당리스트

회의 후 나온 결론에 대해 효율적으로 진행하기 위해서는 개별 담당자를 지정하여, 책임감을 가지고 임할 수 있도록 해야 한다. 단체로 진행하게 되면 충분한 책임감을 가지고 임하지 않기 때문에 프로젝트를 진행함에 있어 차질이 생기기도 한다. 이를 방지하기 위하여 개인 담당업무를 지정하고, 기간을 명확히 두어 기간 내에 반드시 끝낼 수 있도록 하는 것이 좋다.