[요약] 프로젝트 진행 시 일정 공유가 되지 않아 계획에 차질이 생기는 경우, 회의록 안에 일정관리를 추가함으로써 효율적으로 관리가 가능한 방법이다.

■ 일정관리형

문제점 : 프로젝트 진행 시 일정 공유가 되지 않아 계획에 차질이 생기는 경우

해결점 : 회의록 안에 일정관리를 추가함으로써 효율적으로 관리 가능

■ 일정관리형 작성스킬

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[그림3-3_1 일정관리형]

①  BASIC 4 COURSE

회의록을 작성할 때 가장 기초가 되는 요소로 4W를 기억하시면 된다. 언제(when), 어디서(where) 누가(who), 무엇을(what) 4가지를 기초로 반드시 기록해야 한다. 이는 회의를 왜 진행하게 되었는지 알 수 있는 기초적인 정보이다.

•    언제(when)

회의 일자와 회의 시간을 작성할 때에는 정확하게 작성하도록 한다. ‘연월일’ 모두 작성하도록 하며, 시간은 오전, 오후로 구분하도록 한다. 오후 시간대에 회의를 진행했을 때에는 13:00~ 형식으로 기재한다.

ex) 회의 일자 : 2015년 11월 13일, 회의시간 : 14:00 ~ 15:00

•    어디서(where)

회의를 어디에서 진행하였는지 명확하게 작성하도록 한다.

ex) 컨벤션 홀 세미나 D실     

사내 회의실

•    누가(who)

누가 회의를 주최하였는지, 누가 참석하였는지, 진행자는 누구인지 작성한다. 이때, 부서명, 이름, 직급순으로 작성하는 것이 좋다.

ex) 개발팀 홍길동 대리

•    무엇을(what)

제 3자가 보았을 때, 쉽게 파악할 수 있도록 회의주제 및 안건을 핵심적인 내용만 전달하도록 한다.

Ex) 인력채용시기에 관한 일정조율 회의

② 일정관리

프로젝트를 진행함에 있어 부서별 일정관리는 아주 중요한 부분이다. 일정 관련 회의를 진행할 때, 부서별로 나누어 현재 진행되고 있는 프로젝트 상황 또는 추후 일정 사항을 표시하여 일정 조율할 수 있도록 한다.

​[그림3-3_2 일정관리 스케쥴]

③ 회의내용

회의록을 작성할 때에는 큰 타이틀로 나누어서 세부내용을 작성한다.

회의 개요, 세부내용, 결론으로 구분 지어 한눈에 알아볼 수 있도록 작성하며, 전체적으로 어조를 통일하게 작성하여 통일감을 줄 수 있도록 한다. 세부내용을 작성할 때에도 회의 참석자가 아닌 다른 3자가 보아도 쉽게 파악할 수 있도록 작성하고 업무 기한 등을 작성할 때에는 월/일 만 작성하면 된다.

ex) ○○기업 미팅 12/02까지