리더를 설득하는 보고는 10초면 충분하다!

아이디

비밀번호

자동 로그인

아이디 / 비밀번호찾기 무료회원가입

시즌/이슈

핫클릭

웹진

비즈폼 AI

이벤트

이벤트

소식지

경리/회계

엑셀

전문가

도서

도서콘텐츠

교육

직장/예절

법률

생활법률사례

가이드

핫클릭

이벤트

TOP

이전 이후

도서콘텐츠 리더를 설득하는 보고는 10초면 충분하다!

-성과를 내는 소프트뱅크식 기적의 보고서

‘바른 숫자를 보면 바른 판단을 내릴 수 있다.’ 바로 이것이 손정의 사장의 기본 발상이었다. 이는 ‘바른 숫자, 그리고 그 뒷받침이 될 만한 적절한 보고서가 문제 해결에 필수적’이라는 생각에 따른 것이다. 당시 손정의 사장은 분초를 다투는 스케줄에 쫓겼기 때문에 보고서를 차분히 들여다볼 여유조차 없었다. 그런 그에게 제출하는 보고서는 보자마자 무조건 ‘전하고 싶은 내용을, 바로 알 수 있도록’ 만들어야 했다. 보고서를 읽는 데 걸리는 시간은 불과 10초! 딱 보고 내용을 파악할 수 있는지, 본질을 파악할 수 있는지, 그 승부는 단 10초 만에 갈린다.

【기획서_"결론부터 쓰고 숫자로 증명하라"】

■ A4지 1장으로 정리하자
기획서는 ‘처음 몇 초 안에’ 승패가 나뉜다.
처음 몇 초 안에 상대방의 관심을 끌지 못하면 그걸로 끝이다. 딱 봤을 때 ‘재미있을 것 같다’ ‘흥미롭다’고 느껴야 상대방은 비로소 ‘더 알고 싶다’ ‘더 읽고 싶다’고 여기게 된다. 일단 재미가 없다고 판단되면 그걸로 끝이다. 상대방에게 페이지 수가 많은 기획서를 건네면 과연 읽고 싶은 마음이 생길까. 바쁜 비즈니스맨들이라면 매수가 많은 기획서를 건네받는 것만으로도 넌더리를 칠지 모른다. ‘2페이지 정도면 되지 않을까’ 하는 생각도 아예 접어두는 게 좋다. 바쁜 사람은 페이지를 넘기는 수고조차 번거롭게 여길 것이다.

기획서는 A4지 1장. 이 분량으로도 기획의 취지나 핵심을 충분히 전달할 수 있다.

■ 결론은 처음에 전달한다
다음 페이지에 예로 든 ‘기획서 1’을 살펴보자.

▲10-1 기획서1

이 기획서를 읽고 한눈에 무엇에 관한 기획서인지 이해할 수 있는 사람이 과연 얼마나 될까. 오직 눈에 들어오는 건 ‘신규 사업 기획서’라는 표제뿐이다. 이걸로는 어떤 기획을 말하고 있는지, 어떤 신규 사업인지 도통 알 수가 없다. 가운데 ‘기(記)’라는 글자 아래로 기획한 신규 사업의 내용이 기재되어 있다. 하지만 첫 부분이 ‘시장 분석’이기 때문에 무엇을 기획하고 싶은지 여전히 오리무중이다. 시장 분석, 당사의 현 상황을 읽고 나서 신 프로젝트의 개요까지 읽어야 사람들은 비로소 이 신규 사업기획서가 무엇을 호소하고 싶은지를 알게 된다.

이제 기획서 2를 보자.

▲10-1 기획서2

여기에서는 처음에 신상품 당질0미의 콘셉트를 간결하게 정리한 뒤, 시장 분석이나 당사의 강점-과제 등을 말하고 마지막에 당질0미의 개요를 항목별로 정리했다. 어느 쪽이 읽는 사람의 마음을 사로잡을지는 더 말할 필요도 없다. 분석에서 시작해 마지막에 ‘이렇게 되었다’는 결론을 내는 구성으로는 바쁜 상대방의 관심을 끌기 어렵다. 처음에 가장 말하고 싶은 것, 즉 핵심 메시지를 내놓는다. 기획서는 이처럼 앞쪽에 결론을 둔다. 결론에 이르기까지의 근거는 이후 하나씩 더해도 좋다.

■ 타이틀은 크게 적자
타이틀의 표시 방법도 별로 좋지 않다. 타이틀의 글자 크기가 작은 기획서로는 상대방의 눈길을 끌 수 없다. 기획서의 타이틀은 가급적 크게 쓰도록 하자. 우선 타이틀로 읽는 이들의 눈길을 사로잡는 게 중요하기 때문이다.

① 무엇에 대한 기획인지 알 수 있게 한다. ② 글자 크기는 키운다.

■ 매수가 많은 기획서 = 좋은 기획서가 아니다!
‘기획서 2’는 A4지 1장으로 구성되었지만, 만일 자료를 붙일 필요가 있다면 부록 방식을 추천한다. 이는 ‘마치 덤인 듯한 형태로’ 내용을 추가시키는 방법이다. 예를 들어 일본인의 세대별 비만율을 알 수 있는 데이터를 추가로 넣고 싶다면 맨 뒤에 별첨 자료로 붙이자.
하지만 기획 취지에 대해서만큼은 A4지 1장으로 정리한다. 메인 기획서와 첨부자료를 마구 뒤섞어선 안 된다.
우리는 ‘무엇을 말하고 싶은지 모르겠지만 자료 분량만큼은 많은’ 기획서를 자주 볼 수 있다. 필요 없을지 모르지만 일단 넣고 보자는, 이것저것 다 집어넣은 자료를 첨부한 뒤 기본 취지 자체가 불명확해진 기획서 말이다. 하지만 이는 읽는 사람을 전혀 배려하지 않은 것이나 다름없다.

■ 숫자 표현법에 각별히 신경 쓴다
기획서 2에 들어간 그래프에는 ‘한 가지 공통점’이 있다. 가장 왼쪽의 ‘일본인의 성인 비만율’ 원그래프에는 ‘35%’라는 숫자가, 가운데 ‘각 세대별 체중 컨트롤률’을 나타낸 막대그래프에는 ‘50% 이상’이라는 글자가, 또 오른쪽에 있는 ‘다이어트 시장의 시장 규모 추이’의 막대그래프에는 ‘20조 원 이상’이라는 글자가 기재되어 있다. 전하고 싶은 메시지는 구체적인 숫자로 명쾌하게 드러내 강조한다. 바로 이것이 읽는 사람의 마음을 사로잡는 기획서들의 공통점이다.
‘숫자에 힘이 있다’는 사실만으로도 표현법에 각별히 신경 써야 한다. 그 방법에 대해선 소프트뱅크의 결산 자료가 참고가 될 것이다. 예를 들어 2015년 3월 제1사분기의 결산 자료 20페이지를 보면 다음과 같은 내용이 나온다.

▲10-3

8, 2, 1로 숫자를 가로 정렬한 것이 압권이다. 이러한 형식의 호소에는 힘이 있다.이를

▲10-4

등으로 정리하면 어떨까. 도리어 인상이 옅어질 것이다.
같은 결산 자료의 32페이지에는 ‘야후 쇼핑의 취급상품 수 증가’를 보여주는 그래프가 들어 있는데, 여기에는 그래프상 ‘1억 개 이상’이라고 적혀 있다. 중요한 건 상품 수가 1억 개를 넘었다는 사실이다. 세세한 숫자가 중요한 게 아니다. 무엇을 전하고 싶은지를 음미하면서 적절한 숫자 표현법을 생각하자. 다만 세부적인 숫자는 자르더라도 출처만큼은 반드시 명시한다.

■ 항목별 기록은 5개까지
기획서 2의 가장 아래에는 당질0미의 개요를 4개로 정리하고, 이를 항목별로 기재했다. 여기에선 이 4개라는 숫자가 포인트다. 이기는 보고서 5의 프로젝트 관리 시트에서도 이야기했지만, 항목별 기록을 할 때는 많아야 5개 내외로 제한을 두는 게 좋다. 대부분 딱 봤을 때 5개 정도까지 파악할 수 있기 때문이다. 나는 그것이 각 손가락이 5개씩 있기 때문이라고 생각한다. 손가락으로 셀 수 없는 건 아무래도 기억하기 힘들지 않을까.

■ 전하고 싶은 단어나 문장은 강조하자
기획서 2에서는 상대방에게 전하고 싶은 단어나 문장을 굵은 글씨로 강조하고 있다. 이는 기획서가 여기저기 떠돌아다닐 경우, 누구나 읽기 쉽게 하기 위해서다. 발표자가 주연인 프레젠테이션과 달리, 기획서는 왕왕 혼자 돌아다니곤 한다. 따라서 작성자가 항상 기획서를 설명해줄 수 없다. 그런 상황을 상정하고 내용에 강약장단을 준다. 키워드가 되는 부분은 변화를 가하고 이를 더 키운다. 진짜 이야기하고 싶은 것을 말할 때 자기도 모르게 목소리가 커지듯, 글자도 이야기하고 싶은 부분을 특별히 강조하자.

■ 평가가 빠진 자료는 더 이상 자료가 아니다!
기획서를 상대방에게 설명할 때의 주의점에 대해서도 이야기해두고 싶다.
아무리 잘 완성된 기획서라도 단지 읽는 것만으로는 의미가 없다. 반드시 자신의 평가를 말해야 한다. 이것이 빠진 기획서로는 상대방의 마음을 움직이기 어렵다. 회의에서도, 기획서에서도 다음 액션으로 이어질 요소가 없는 자료는 일종의 악(惡)이나 다름없다. 그래프가 있다면 거기에 ‘나는 이렇게 생각한다’가 반드시 따라붙어야 한다. 거기에 그래프의 존재 이유가 있으므로 반드시 ‘평가’가 필수다. 평가가 없는 자료는 더 이상 자료라고 할 수조차 없다.

댓글을 작성하려면 해주세요

회사소개 | 이용약관 | 제휴문의 | 개인정보취급방침 | 사이트맵

(주)비즈폼 서울시 강남구 역삼로 204 (역삼동) 604호 / 부산시 해운대구 해운대해변로 257, 1601호 (하버타운)
대표이사 : 이선규 / 개인정보책임자 : 김민경 / Tel.1588-8443 Fax.080-082-4990/ 비즈폼 써포트

사업자등록번호 : 605-81-38178 / 통신판매업 신고번호 : 제2015-부산해운-0582호