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도서콘텐츠 가치 있는 회의를 이끄는 회의록의 힘

-성과를 내는 소프트뱅크식 기적의 보고서
회의 의사록, 제대로 쓰기!
기본적으로 회의의사록이란 ‘읽지 않으면 헛방’이다. 읽어야 비로소 의미가 있으며, 읽지 않으면 아무런 가치가 없다. 사람들이 회의의사록을 잘 읽지 않는 이유는 간단하다. ‘읽을 가치를 느끼지 못하기 때문’이다. 사업을 원활히 진행시키거나 자신의 업무에서 반드시 알아야 할 회의의사록이라면 누구든 제대로 읽을 것이다. 회의의사록을 작성할 때 필수적인 건 ‘프로젝트 관리형 사고’다. 프로젝트 관리(Project Management)란 ‘주어진 목표를 달성하기 위해 인재와 비용, 설비, 물자, 일정 등을 조정하고 전체의 진척상황 등을 관리하는 것’을 말한다. 이 기법을 활용한 회의의사록이라면 업종, 규모를 불문하고 거의 모든 기업에 응용할 수 있다. IT기업이나 벤처기업, 혹은 중소기업이나 대기업 모두 해당된다.

【회의의사록_"A4지 1장으로 한눈에 파악할 수 있게 만든다"】

■ A4지 사이즈로 양식화하라
이때 형식은 ‘A4지 1장’으로 통일하자. 이 사이즈라면 딱 봤을 때 한눈에 내용을 파악할 수 있다. 무엇보다 회의의사록은 빠르게 볼 수 있는 것이 가장 중요하다. 나중에 보자며 미뤄두고 싶어지는 사이즈나 분량은 의미 없다. A4지 사이즈라면 가로든 세로든 길게 둬도 내용의 구조가 한눈에 들어온다. 어디에 무엇이 있는지 알 수 있고, 내가 원하는 정보를 바로 입수할 수 있는 건 A4지 사이즈만의 장점이다.

■ 세로로 구성하자
‘김 부장이 이렇게 말했다, 그에 대해 이 과장은 이렇게 말했다’고 자세하게 기록된 속기록 형태의 회의의사록은 사실 좋은 의사록이라 할 수 없다. 발언 내용을 세밀하게 체크하는 데 도움이 될 수는 있지만 의사록으로서의 가치는 낮은 편이다. 다음의 의사록을 보자.

<4-1>

회의의사록에서 중요한 건 ‘어떤 테마로 이야기했는지가 구조화되어 있다’는 점이다. <4-1>처럼 테마가 각 블록별 실적 보고라면 그 실적의 보고 내용을 잘 알 수 있어야 한다. 그 내용을 충분하게 이해한 뒤 어느 정도 구조화하면서 정리해가는게 의사록 작성자의 역할이다.
여기서 말하는 ‘구조화’란 특별히 어려운 게 아니다. 빈틈없이 정리하는 게 아니라 항목을 세로로 죽 나열하는 것만으로도 좋다. <4-1>에서는 매출과 매출총이익을 세로줄로 나열해, 한눈에 매출과 매출총이익, 전월 대비와 예산 대비 등을 알 수 있게 했다. 이때 한 번에 이해할 수 있는 비주얼이 무엇보다 중요하다.
만일 ‘각 블록별 보고’ 항목에서 매출과 매출총이익을 따로따로 적어두면 둘의 관계가 잘 보이지 않는다. 하지만 세로줄로 나열하자, 바로 이 점부터 눈에 들어오게 된다.

■ 보고인지 결의사항인지를 명확히 구별한다
가령 결의사항이었는데 그 자리에서 결의되지 않은 경우에는 반드시 ‘미결(未決)’로 분류해둔다. 보고인지, 결정인지, 미결인지를 반드시 의사록에 기록해야 하며 반드시 그 머리말 부분에 써둬야 한다. <4-1>을 보면 ‘새로운 서비스의 판매 수법’ 항목에서는 3가지 사항, ‘결정-결정-미결’이 각각 기재되어 있다. 예를 들어 ‘마케팅부가 사나다 부장의 책임 아래 이용자 조사 보고를 정리하기로 결정했으며, 그 마감기한이 10월 20일’이라는 점을 누구든 알 수 있게 표시해뒀다.

■ 책임자나 마감기한, 결과물을 명확하게 정하자
짜임새 있게 회의를 하다 보면 ‘누가 책임자고, 언제까지를 마감기한으로 정해, 무엇을 해야 하는지’가 착착 결정된다. 그러다 보면 생산성은 확실히 올라간다. 아울러 회의 마지막에 잊어선 안 되는 게 바로 ‘회의의사록의 확인’이다. 3분으로도 충분하기 때문에 시간을 확보하고, 출석자 전원에게 회의의사록의 내용을 반드시 확인시킨다. 이때 화이트보드를 사용하는 방법도 있다. 당신이 사회와 서기를 겸하고 있는 경우, 화이트보드에 <4-1>의 내용을 하나씩 적는다. 그리고 그것을 별도의 누군가가 PC에 입력해 워드 파일로 배포하면, 그 자리에서 전원이 내용을 공유할 수 있다.

■ 배포처, 출석자도 명시한다
회의의사록의 배포처에 대해서도 반드시 명시해둬야 한다. 이는 의외로 간과되기 쉽지만, 한편으로 매우 중요한 결정사항이기도 하다. 예를 들어 자신이 지금 참석하고 있는 회의의 의사록이 이사회 멤버들에게까지 배포된다는 점을 아는 것과 모르는 것은 천양지차다. 참가자의 의식 자체가 달라질 테고 회의의 의미도 크게 달라질 것이다. ‘정보를 공유할 대상이 누구인지’를 미리 알려두는 건 의미가 있다. 배포처는 사전에 반드시 정해둔다. 배포처와 마찬가지로 출석자의 이름을 써두는 것도 중요하다. 과연 관계부서 전원이 참여할지, 눈에 띄는 결석자들이 있는지, 아니면 누구를 제외할지 등…… 그런 점들이 출석자의 면면을 통해 확실히 드러난다.

■ 서기에게는 권한을 부여한다
회의석상에서 결의되어야 할 점은 반드시 결의하고, 애매함을 남기지 않도록 하기 위해서는 우선 서기가 일정 권한을 가져야 한다. 예를 들면 회의 도중 서일본 블록에서의 매출 보고는 있지만 매출총이익이 빠져 있을 경우, 담당자를 재촉해 정보를 내놓도록 하는 것이 서기의 임무다. < 사회자 역할까지 서기가 맡았을 때 회의의 질은 점점 더 나아진다. 회의는 사전 통지하기 전 단계부터 시작된다.‘누구를 부르고 누구를 부르지 않는 게 좋은지, 또 어느 부서에서 사람을 소집해야 하는지’ 등등 회의 준비와 의사록은 떼려야 뗄 수 없는 관계에 있다.

■ 좋은 회의의사록은 퇴로를 끊는다
각자가 해야 할 내용이나 권한을 회의석상에서 명확히 정해 각자가 그것을 지키는 회의문화가 뿌리내리면 더 이상 변명이 통용되지 않는다. 만일 자신이 해야 할 업무의 마감기한을 맞추지 못할 경우라면 ‘○○는 무리입니다’ ‘납기는 △△일까지 해주셨으면 합니다’라고 각자가 회의석상에서 명확한 의사를 밝혀야 한다. 각자의 역할이나 권한이 명확해지면 ‘회의 참석자로서 언제까지 앙케트를 진행할 수 있지만 보고서까지 정리할 수는 없다. 하지만 회의의 주재자 입장으로는 오늘 이 회의에서 보고서를 발표해줬으면 한다’ 같은 괴리가 발생할 여지도 사라진다. 이런 식으로 퇴로를 만들어놓으면 ‘기한에 늦어질 것 같지만, 가급적 기한을 맞출 수 있도록 노력하겠다’는 식의 알 듯 모를 듯한 답변만 얻게 된다. 소프트뱅크에서 열리는 회의 스타일은 여러 가지를 그 자리에서 논의하고, ‘하자’고 결정되면 실제 업무로 진행시켜 각자가 맡은 일을 열심히 수행한다. 그건 프로젝트 관리형 사고를 회의에 대입시켜 ‘누가, 무엇을, 언제 할지’를 명확하게 결정한 이상 그 내용에 따라 각자가 주도적으로 움직이는 기업문화가 정착되었기 때문이다. 프로젝트 관리형 회의의사록은 모든 업종, 모든 회의에서 응용할 수 있다.

<4-2>

■ 프로젝트 관리형 회의의사록, 포인트 정리
여기에서 프로젝트 관리형 회의의사록의 작성 포인트를 정리해보았다. 이렇게 나열해보면 모두 기본적인 사항들뿐이지만, 이런 기본적인 내용조차 제대로 갖추지 못한 의사록이 많은 회사에서 넘쳐나고 있다. 이제 기본으로 다시 돌아가 무엇이 결정되었고 무엇이 결정되지 않았는지, 또 누가 언제 작성하고 누가 출석했는지를 명확히 기재한 정형화된 양식의 의사록을 작성해보자.

<4-3>

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