사람은 어릴 때부터 책상에 앉아서 많은 시간을 보내게 됩니다. 국어, 과학, 수학, 영어와 같은 학교 공부, 외국어 점수 시험이나 자격증 공부를 하며 학창 시절을 보냈습니다. 그 이후에 회사에 취직해서 직장인이 되면서 공부보다는 업무(일)를 하며 책상에서 많은 시간을 보내고 있습니다.
학창 시절에 여러 가지 다양한 교과목, 전공들을 함께 들으며 공부했듯이 직장인으로 일을 하다 보면 다양한 업무를 함께 수행하게 됩니다. 수많은 업무를 전달받아 일을 하다가 한꺼번에 처리해야 될 일들이 급격하게 늘어나거나 급하게 처리해야 되는 일들이 겹치는 날이 있습니다. 이럴 때면, 당황과 혼란스러움으로 머릿속이 지끈하게 됩니다.
다양한 업무들은 차근차근 계획을 세워서 실행하는 사람이라도 급작스럽게 몰려올 수 있습니다. 내가 선택하여 수행하는 업무, 팀을 구성하여 실행하는 프로젝트성 업무, 타부서나 윗사람의 지시에 따라 부여받은 업무 등 언제나 업무는 늘어나게 됩니다. 이럴 때, 어떤 업무들을 순서대로 처리해야 혼란스러운 상황을 예방할 수 있을까요?
오늘은 업무의 혼란스러움과 당황스러움을 예방을 위해 업무 시작 전 해야 될 준비인 동시에 ‘일 잘하는 사람’들의 노하우 중에서 매번 꼭 나오는 방법인 ‘일의 우선 순위를 정하는 방법’에 대하여 말씀드리도록 하겠습니다.
1️⃣ 할 일 목록 적어보기
해야 할 업무들은 당장 해결해야 할 것부터 처리 기간이 남은 일들까지 무수하게 많이 있습니다. 우선순위를 정하는 방법의 첫 번째는 할 일들을 목록으로 만드는 것입니다. 당장 처리해야 될 일부터 생각나는 일들을 모두 적는 것이 좋습니다. 다만, 일들을 적을 때는 일주일 이내 혹은 일주일 뒤에 처리해도 되는 업무들을 간단하게 분류하며 적는 것이 좋습니다.
2️⃣ 긴급성에 따라 순서 정하기
본인에게 주어진 일들은 모두 처리해야 되는 기간이 정해져있습니다. 앞서 목록에 적어둔 일들을 보고 처리해야 되는 기간에 따라 일의 순서를 체크해 봅니다. 일의 옆에 번호를 적어 순서를 체크해 보는 것이 도움이 될 수 있습니다. 순서를 체크할 때, 정해진 기간이 없는 일이지만 본인보다 윗사람이 지시한 일이라면 가능한 빠르게 처리하는 것이 좋습니다.
3️⃣ 중요도에 따라 일 분류하기
처리 기한에 따라 작성한 일들을 중요도에 따라 분류하는 작업이 필요합니다. 일의 중요도는 ‘내가 처리하지 않았을 때 어떠한 상황이 발생할 것인지’ 그 상황을 생각해 본 후에 정하는 것이 좋습니다. 만약, 본인 혹은 회사에 큰 피해가 발생하는 일이라면 중요도는 매우 높아지게 됩니다.
4️⃣ 긴급성 x 중요도 그래프 활용하기
긴급성과 중요도에 따라 일 들을 체크하였다면, 마지막은 긴급성(x축)과 중요도(y축)으로 구성된 그래프를 통해 일들을 분류하여 채워 넣는 것입니다. 중요하고 긴급한 일을 4등분된 그래프에서 가장 오른쪽 위에 분류하여 채워 넣고, 우선적으로 해야 될 일이 됩니다. 다음으로는 중요하지만 긴급하지 않은 일을 처리해야 됩니다. 세번 째로는 중요하지는 않지만 긴급한 일을 처리해야 하는 것입니다. 중요하지도 않고 긴급하지 않은 일을 처리하는 것은 마지막에 처리하는 것이 좋습니다.
5️⃣ 우선순위 목록 보이는 장소에 배치하기
마지막으로, 완성된 우선순위 목록을 시간을 많이 보내는 공간에 눈에 띄게 배치하는 것입니다. 책상 위 공간이나 파티션 벽에 부착하여 눈에 띄어야 일 처리 순서를 알맞게 처리할 수 있습니다. 이는 지속적으로 보여지게 만들어서, 해야 할 일들을 상기시켜줍니다.
