비즈니스에서 빠질 수 없는 ‘이메일’, 쓸 수는 있는데 쓰기가 어렵다!

신입사원이라 모르는 것도 많지만 실수는 하기 싫은데 적기만 하면 실수투성이가 되는 이메일! 이메일 작성 시 격식이 필요하다는 거는 다들 알고 계시죠? 이메일 작성은 어떻게 하는 것이 좋고, 사용하는 용어는 어떤 것이 있는지 알려드릴게요. 

1. 이메일 제목

이메일의 제목은 ‘제곧내’라고도 하죠. 내용을 보지 않아도 알 수 있게 압축한 내용으로 적어야 합니다. 급한 서신이나 중요한 메일일 경우 글 머리 앞에 [중요], [긴급], [요청], [EOM] 등 머리글을 활용하면 메일이 더 눈에 띄게 됩니다.

2. 이메일 내용

첫인사 → 내용 → 끝인사 순으로 메일을 내용을 구성합니다. 인사 후 자신의 소속과 직책을 밝힙니다. 바로 업무적인 이야기를 내세우는 것보다 계절 인사를 통해 예의를 갖추는 것이 좋습니다.  중요한 내용이나 날짜와 장소는 한 눈에 볼 수 있도록 글자를 굵게 표현하는 것도 방법입니다. 만약 첨부파일이 있다면 마지막 부분에 첨부 파일명을 기입해 표시를 해 두는 것이 좋습니다.

※가장 중요한 것은 본론 내용을 쓸 말이 없더라도 꼭 작성해야 합니다.  

(봄)

* 개울가 버들강아지가 고향의 향수를 불러일으키는 계절, 봄입니다.

* 꽁꽁 얼었던 강물은 마침내 봄기운에 슬며시 녹고, 우리네 마음도 봄 따라 스르르 녹고 있습니다.

* 봄기운이 살포시 내려와 우리 마음을 살포시 감싸는 3월입니다.

* 움트는 새싹봉우리, 피어나는 꽃봉오리, 가슴 설레는 봄이 다가왔습니다.

* 아무런 기척도 없이 어느덧 따뜻한 봄이 성큼 다가왔네요.

* 싱싱한 봄나물에 따뜻한 밥 한 숟갈 뚝딱, 생각만 하여도 기운 나는 봄이 왔습니다.

 

(여름)

* 바라만 보아도 기분 좋은 사방의 우거진 녹음, 신록의 계절임을 물씬 느끼게 합니다.

* 만물이 약동하고 녹음방초가 우거지는 힘있는 계절입니다.

* 힘있게 움직이는 인생, 더위도 거뜬할 것 같은 OOO님께 편지를 드립니다.

* 담장 너머 붉은 장미꽃들이 앞다투어 여름을 재촉하는 6월입니다.

* 뜰에는 봉선화 꽃과 채송화가 곱게도 피어있습니다.

* 초여름의 햇살이 따갑게 느껴지는 6월입니다.

* 창 밖 매미 울음소리가 더위를 재촉하고 있습니다.

 

(가을)

* 구름 한 점 없는 높은 하늘, 그 아래 울긋불긋 멋지게 수놓아진 산들을 볼 수 있는 가을이 왔습니다.

* 살랑살랑 부는 바람에서 선선함이 느껴지는 가을입니다.

* 매미 소리는 아득히 멀어지고 길가의 코스모스가 가을이 왔음을 알리고 있네요.

* 길가의 코스모스가 활짝 피어 가을 정취를 물씬 풍기고 있는 요즘입니다.

* 잔잔한 음악을 배경 삼아 좋은 책 한 권 읽으며 깊은 밤을 보내고픈 가을입니다.

 

(겨울)

* 벌써부터 거리에는 크리스마스 캐럴이 들리고 있어 겨울임을 느끼게 하네요.

* 차가운 바람에 몸을 움츠리게 되는 겨울이지만, 티 없이 깨끗한 저녁 노을은 보는 것으로도 마음이 푸근해 집니다.

* 곧 얼음이 얼고 흰 눈이 내리어 아름다운 겨울 풍경이 눈앞에 펼쳐지겠지요.

* 시리도록 아름다운 겨울바다, 소중한 사람과 함께 찾고 싶은 날입니다.

 

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3. 이메일 서명

서명은 반드시 넣어야 합니다. 서명은 명함과도 같은 공간인데요, 서명란에는 회사명과 직책 이름을 한 번 더 적어주고, 회사의 주소와 전화번호, 팩스번호, 이메일, 홈페이지 URL 등을 적어 놓습니다. 이유는 신속한 피드백을 어떤 방법으로도 받을 수 있게 하기 위함입니다.

읽고 싶은 이메일이란

1. 간결해야 한다.

중요한 내용이 많으니 자세히 알리기 위해 메일을 이용하는 것은 당연합니다. 그러나 용건은 한눈에 이해할 수 있도록 간결하게 설명해야 합니다. 글자 수는 30~50자가 적당하고, 스크롤을 하지 않아도 다 볼 수 있도록 작성이 되어야 합니다. ‘스크롤 압박’은 금물! 혹시나 길어질 경우 문단을 나누고 엔터를 쳐 공백을 만들어야 합니다. 

 

2. 언어가 중요하다.

말로 주고받는 것보다 글이 상대방에게 정확한 내용과 의도를 설득 시키기 더 힘듭니다. 어투나 표정을 표현하기 어렵기 때문에 사소한 단어로 오해의 소지를 만들 수 있습니다. 존칭어를 사용해 상대방을 높이면서 내용을 전달하는 것이 좋습니다.

 

3. RE: 답장은 최소화할 것.

메일로 내용을 주고받다 보면 답장을 이용할 경우가 많은데, RE:가 많을 경우엔 용건을 파악하기가 힘듭니다. 한 개가 적당하니 꼬리는 무는 습관은 버릴 것!

 

4. 마지막 인사문이 메일의 답장을 결정한다.

- 답장이 필요 없을 때는 기본 인사와 ‘특이사항이 없다면 따로 답변은 하지 않으셔도 됩니다.’ 기입

- 답장을 원할 때는 ‘수고스럽지만 답신해주시면 고맙겠습니다.’ , ’그럼 답변 부탁드립니다.’ 정중히 요청

- 확인과 검토를 요청할 때는 ‘확인 부탁드립니다.’, ‘검토 부탁드립니다.’ 를 꼭 기입할 것.

- 사과와 거절을 할 때는 ‘진심으로 죄송합니다.’, ‘기대에 부응하지 못해 죄송합니다.’ 등을 정중하게 말할 것.

이메일 작성 시 팁

* 메일은 전화와 메신저랑은 다르게 격식이 필요합니다. 용어를 제외한 카톡이나 문자에서 사용하는 줄임말을 사용하는 것은 비즈니스 메일의 예의가 아닙니다. 메일을 다 쓰고 나면 반드시 몇 번 읽어 보길 바랍니다.

 

* 수신자는 정확하게 넣었는지, 참조인은 제대로 되어 있는지, 회사명과 이름, 직책 등은 올바른지, 내용에 오탈자는 없는지, 첨부파일은 제대로 첨부되었는지 확인해야 합니다.

 

* 처음 메일을 보내는 신입사원이라면 선배나 상사에게 도움을 받거나 선배나 상사가 보냈던 메일을 참고해 대처법과 사용하기 좋은 문장은 따로 저장해 놓는 것이 좋습니다.

메일에서 많이 쓰는 직장인 영어

A.S.A.P : As Soon As Possible ‘가급적 빨리’라는 말로 급하게 처리를 부탁할 때 쓰는 말입니다.

 

C.C : Carbon Copy 수신인 외에 참조 수신인을 함께 발신하라는 말로, 참조 기능을 말합니다.

 

B.C.C : Blind Carbon Copy 숨은 참조 기능을 말합니다.

 

E.O.M : End of Mail 제곧내 = 제목이 곧 내용이다 라는 말입니다. 확인했다는 내용만 담고 싶을 때 같이 적으면 굳이 빈 내용의 메일을 확인 하지 않아도 되겠죠?

 

F.Y.I : For Your Information ‘참고로’라는 말로 다음의 정보를 활용하세요라는 뜻입니다. FYI 이후 나오는 내용이 주요한 내용임으로 주의 깊게 봐야합니다.

 

R.S.V.P : Repondez S`il Vous Plait (불어) ‘회신을 바랍니다’의 약자로 메일의 하단에 해당 문구가 있을 때 회신을 꼭 해야 하고 회신을 원할 때 적어주면 됩니다.

 

R&R : Role & Responsibility 역할과 책임이라는 뜻으로 공동업무가 많은 부서에서는 구성원에 따라 역할과 그에 따른 업무의 책임 범위가 다르니 필수적으로 알아 두어야 하는 내용입니다.

 

P.M : Project Manager로 프로젝트를 맡고 있는 담당자를 말합니다.  ​