보고서는 일종의 상사와 부하직원의 문서화된 커뮤니케이션이라고 볼 수 있습니다. 보고서를 통해 업무의 진행상황, 결과 등을 전달하기 때문인데요. 조직에서의 의사 결정이 보고서를 바탕으로 이루어 지기도 하기 때문에 오류나 실수가 없어야 합니다. 

보고서를 받아보는 직장 상사를 설득하기도 하고, 정확한 정보를 설명하기도 해야 합니다. 따라서 보고서는 ‘보고서를 받아 보는’ 직장 상사에게 ‘명확한 목적’을 가지고 ‘정확한 정보를 전달하는 보고서라고 할 수 있습니다. 그럼 어떻게 보고서를 작성해야 하는지에 대해 알아보도록 하겠습니다. 

STEP 1. 보고서 작성하기 전에 생각해야 할 것 

- 보고서 목적 
보고서를 작성하기 전에 가장 먼저 생각해야 하는 것은 ‘왜 이 보고서를 쓰느냐’입니다. 무엇을 알리고 전달하기 위해 작성하는 것인지 명확한 목적이 있어야 합니다. 목적이 있어야 이 목적을 달성하기 위해 무엇이 필요한 지가 그려지게 됩니다. 업무의 결과 또는 성과를 알리기 위함인지, 또는 조사 결과 등 사실 및 정보를 전달하기 위함인지 등 보고서 작성 목적을 명확하게 설정합니다. 
 

- 보고서 양식 
보고서의 목적이 분명해졌다면 이 보고서를 어떠한 형태로 작성하는지를 고려해야 합니다. 보고서에도 다양한 양식이 있습니다. 줄글로 풀어내는 보고서라면 워드 등 문서 프로그램을 활용하여 보고서를 작성할 수 있고, 이미 지나 도표, 그래프 등 시각적인 자료가 포함된다면 PPT 등 이미지 편집 프로그램을 활용하여 보고서를 작성할 수 있습니다. 그러나 보고서에는 정해진 양식은 없으나 일반적으로 문서 프로그램으로 작성하는 편입니다.  
 

- 자료 수집 
보고서의 목적이 정해지고, 어떠한 형태로 작성할 것인지 정한 뒤에는 보고서의 목적을 뒷받침할 수 있는 자료를 수집하고 분석합니다. 실험, 관찰, 답사 또는 설문 등 객관적인 자료를 수집하여 보고서의 신뢰도를 높일 수 있도록 합니다. 자료를 수집할 때 출처 등을 정확히 남겨두는 것이 좋습니다. 출처에 대한 이야기는 뒤쪽에서 더 자세히 하도록 하겠습니다. 









 

STEP 2. 보고서 작성할 때 주의해야 하는 것 

- 보고서 대상 
직장의 경우 대부분이 직장 상사가 보고서를 보게 되는데요. 일반적으로 이러한 보고서를 받아보는 사람은 하루에도 수십 건의 문서를 보고 결재하는 사람입니다. 이때 보고서를 보는 대상의 성향이 어떠한 지 잠시 생각해봐야 합니다. 읽는 대상이 자주 사용하는 단어, 관심사항 등을 파악해보는 것이 필요한데요. 예를 들어, 긴 내용보다 간단하고 짧게 요약된 보고서를 선호하는 직장 상사라면 이러한 성향을 고려하여 최대한 축약해서 작성하거나 따로 요약 내용을 보고서 앞쪽에 덧붙여 작성하는 것이 좋습니다.  
 
잘 쓴 보고서는 보고서를 읽는 사람의 눈높이에 맞춰 작성된 문서입니다. 읽는 대상을 고려하지 않고 작성된 보고서는 보고서의 목적에 맞게 잘 전달되지 않으므로 누가 읽는지를 꼭 생각하여 작성할 수 있도록 주의합니다.  
 

 - 보고서 구조  
깔끔한 보고서는 보기에도 읽기에도 좋은 보고서를 의미합니다. 문서 프로그램으로 작성된 보고서의 경우 주로 줄글 형식으로 작성되기 때문에 문장과 문단의 구분으로 보고서 구조를 구분합니다. 지나치게 긴 문장, 끊김 없는 문단은 보고서의 내용을 이해하고 파악하는 데 장애가 되기도 합니다. 따라서 줄 바꿈, 들여 쓰기, 줄 간격, 문단 여백 등으로 정리된 문장과 문단은 보고서의 이해도를 높여줍니다.   
 

- 보고서 내용 
① 명확한 표현과 일관성 
모든 보고서의 기본은 명확한 표현을 통해 주장과 근거를 설명하는 것입니다. 특히 설득을 하기위한 보고서라면 더더욱 중요한 부분인데요. 예를 들어 ‘어떠한 행위를 통해 나온 결과에 대해 분석하고 이를 바탕으로 새로운 방향으로 나아가보겠다’라는 것을 보고하는 ‘결과 보고서’의 경우 ‘새로운 것을 해보겠다’라는 주장이 어떠한 근거와 자료를 바탕으로 나오게 되었는지에 대해 설명하고 설득을 하는 것인데요. 전달하고자 하는 내용을 애매모호한 표현으로 전달하기보다는 명확한 표현과 일관성 있는 내용으로 확실하게 전달해야 합니다. 
 
② 정확한 수치 
정확한 수치가 포함된 보고서는 완성도를 높여줄 뿐만 아니라 신뢰할 수 있는 보고서가 됩니다. 수치를 나타내기 위해 막대그래프, 원형 그래프 등과 시각적인 도구를 활용한다면 한눈에 파악하기 쉬우며, 줄글로 이루어진 보고서 보다 오히려 이해를 하는데 있어 큰 도움이 됩니다.  
 
여러 가지 데이터를 비교하는 경우 막대그래프를 활용하고, 전체 비율 데이터를 나타낼 때는 원형 그래프를 활용하는 것이 좋습니다. 그래프에는 데이터의 크기 순으로 함께 나타내는 것이 좋으며 항목에 따라 색상과 굵기, 명암 등을 다르게 표현하여 구분하되 통일감이 있도록 작성합니다.  
 







 

STEP 3. 보고서 작성 후 확인해야 하는 것 

- 인용 및 자료 출처 
보고서를 작성하면서 수집한 자료가 어디에서 가져온 자료인지 밝히는 것도 중요한 부분입니다. 정확한 수치를 나타내어 신뢰도를 높이는 것처럼 보고서에 활용된 자료가 객관적이고 신뢰할 수 있는 곳에서 나온 지 밝혀야 합니다.  
 
- 맞춤법과 띄어쓰기 
보고서 뿐만 아니라 어떤 문서, 글에서도 가장 기본은 맞춤법과 띄어쓰기를 틀리지 않는 것입니다. 쉬운 듯하지만 어려운 게 맞춤법과 띄어쓰기인데요. 보고서 작성 시 주의하여 쓰는 것도 중요하지만, 작성이 완료된 후 반드시 2,3번 읽어보며 체크하고 맞춤법 검사기를 통해 오탈자가 없는지 확인합니다.