직장생활 6개월차에 돌입한 사원 A씨. A씨에게는 고민 한 가지가 있다. 지금까지 단 한 번도 마감기한을 어기지않고 제때 제대로 업무처리를 했지만, 비슷한 결과를 내는 입사 동기 B씨와 은근한 비교를 당하는 것. 결과 내용이나 수준은 크게 차이가 없고, 다른 점이 있다면 B씨는 중간중간 부장님께 보고한다는 사실뿐.

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A씨 왈 : 업무는 결과만 잘 내놓으면 되는 거 아닌가요?

 

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 직장인의 업무! 결과만 잘 나오면 장땡이다?! 그렇지 않습니다. 업무를 진행하는 데에 있어 결과만큼 중요한 것은 ‘보고’입니다. 업무 처리를 잘 하더라도 업무 보고를 잘 하지 못할 경우 자신의 능력보다 낮게 평가받는 경우가 발생하기 때문인데요. 특히 적절한 시점에 ‘중간보고’만 잘 하더라도 상사는 일을 진행하는 하급자에 대해 긍정적으로 평가하기 마련입니다.

 

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일 잘하는 사람? 중간보고를 하는 사람!

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 아무리 좋은 결과라도 그 진행에 있어 속도가 더디거나 일정을 맞추지 못한다면 100% 인정받기란 어렵습니다. 일을 잘한다고 평가받는 이들의 특징 중의 하나는 업무 진행의 진도 조절을 잘하는 것입니다. 즉 효율적으로 일을 하는 것인데요. 효율적인 일의 진행을 위해서는 빠져서는 안 될 것이 ‘중간보고’입니다. 주기적으로 중간 진행 상황을 보고하고 피드백을 받으며 다음 업무를 연속하면 별다른 차질없이 계획대로 업무진행을 할 수 있기 때문입니다. 주어진 일을 마감기한 안에만 해낸다는 생각으로 해나가는 사람보다는 주기적인 중간보고로 피드백을 받으며 일을 주도적으로 진행하는 사람은 일 잘하는 사람으로 여겨지기 마련입니다.

 

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신입사원에게 중간보고는 회사와 발맞추어 나가는 과정

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 중간보고는 하급자라면 누구에게나 중요한 업무 과정입니다. 업무가 손에 익지 않고 서투른 점이 많은 신입사원이라면 업무의 진행 상황에 관해서 중간중간 보고하는 것이 특히 더 중요한데요. 이를 통해 자신이 현재 올바른 방향으로 가고 있는지, 상사의 의도는 무엇인지 파악해볼 수 있기 때문입니다.

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 아무리 열심히 잘하더라도 회사의 기존 매뉴얼과 다르게 처리했을 경우 다시 하게 되거나 오히려 잘 하지 못한 것으로 평가받을 수 있습니다. 그렇기 때문에 중간보고를 통해 현재 흐름이 어떻게 진행되어 가고 있는지 보여주는 것이 필요하고 벗어난 부분이 있다면 바로 잡도록 해야 합니다. 이러한 의미에서 신입사원에게 중간보고란 상사, 크게는 회사와 발맞추어 나가는 과정이라고도 볼 수 있습니다.

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중간보고는 왜 해야 할까?

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 중간보고는 상사로부터 업무 지시를 받았다면 반드시 체크해야 할 업무 과정 중의 하나입니다. 업무처리를 하고 보고서를 쓰는 사람의 입장에서는 보고서 제출이 일의 끝마침이라고 생각될 수 있습니다. 하지만 상사, 나아가 회사의 입장에서는 그 역시도 하나의 과정일 뿐입니다. 업무, 프로젝트가 원활하게 진행되기 위해서는 상·하급자 사이에 충분한 커뮤니케이션이 이루어져야 하는데요. 여기서 말하는 커뮤니케이션이 바로 보고(중간보고)입니다.

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 정확한 업무 진행을 위해서도 중간보고는 필요한데요. 업무 지시를 받으면 먼저 지시를 내린 상사의 의도를 파악해야 합니다. 자칫 진행 방향이 산으로 가거나 끝에 가서 일을 엎는 상황을 막기 위해서는 중간보고를 통해 피드백을 받아야 합니다.

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 복잡하고 장기간의 프로젝트의 경우 특히 중간보고가 필요하며 그 중요도가 큰데요. 일을 진행하다 보면 예기치 않은 문제가 발생할 수 있습니다. 특정 문제로 업무에 차질을 빚고 있을 때는 신속하게 중간보고를 하는 것이 기본입니다. 그러한 문제 중 상당 부분은 상사의 권한이나 지시를 통해 해결할 수 있는 부분입니다. 이처럼 난관에 부딪힐 경우 중간보고를 해야 문제가 생기는 것을 줄일 수 있고, 생긴다고 하더라도 신속히 처리할 수 있습니다.

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 꼭 문제가 생기지 않더라도 상사로부터의 원활한 업무과정을 확인을 위해 중간보고가 진행되어야 합니다. 처음 지시가 마지막까지 최선인 것은 아니라는 점! 잊지 말아야 합니다.

 

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중간보고는 어떻게 할까?

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- 전체적인 진행사항을 요약하여 보고

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 중간보고 하기 전 보고할 내용을 정리하여 요약해야 합니다. 보고내용은 일정, 업무내용, 진행정도, 문제점, 현재상황 등의 전체적인 진행사항에 대한 내용이어야 합니다. 구두 보고의 경우 서술형으로 늘어놓는 것보다는 중요한 내용만 간략하게 5분 이내로 정리해서 설명하는 것이 필요합니다.

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- 문서 보고는 중간쯤, 구두보고는 매일

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 중간보고의 방법으로는 크게 문서보고와 구두보고로 나누어 볼 수 있습니다. 문서보고는 업무진행 중간(절반)시기에 하면 됩니다. 예를 들어 업무가 일주일짜리라면 3, 4일이 경과한 시점에 보고하면 됩니다. 구두보고는 매일 보고하는 것이 좋습니다. “그때 말씀하셨던 이 부분은 이렇게 작업하고 있습니다.” 와 같이 진행 상황에 대해 그날그날 간략하게 보고하면 됩니다. 여기서 중요한 점은 이 두 가지 중 하나만 하는 것이 아니라 두 가지 모두 하는 것이 바람직하다는 점입니다.

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- 상사가 묻기 전에 미리

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 상사는 중간중간 일의 진행에 대해 궁금증을 갖기 마련입니다. 이를 위해 적절한 시점을 정해두고 상사가 묻기 전에 미리 보고 해야 합니다. 중간보고는 “상사가 그땐 그 건은 어떻게 됐어?” 라는 물음에 대답하는 것이 아닙니다. 또한 문제가 생겼을 때에야 중간보고를 하는 것은 이미 늦습니다. 문제가 예견되거나 발생했을 당시에 즉각적으로 보고하는 것이 바람직합니다. 문제가 터지고 난 뒤에는 오히려 해결하기가 더 복잡하고 어려울 수 있기 때문입니다.

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해치우는 중간보고가 아닌 점검하는 중간보고

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 보고자의 유형에는 크게 4가지가 있습니다. 1. 보고에 실패하고 실패의 원일을 모르는 보고자. 2.보고는 성공했지만 성공의 원인을 모르는 보고자. 3. 보고에는 실패했지만 실패 원인을 알고 있는 보고자. 4. 보고에 성공하고 성공의 원인을 알고 있는 보고자. 이 중 4번 유형의 보고자가 되기 위해서는 단순히 중간보고만 하고 넘어가는 것이 아닌 중간보고를 하고 받은 피드백에 대해 분석하고 이후 수정사항에 반영시키는 것입니다.

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 중간보고의 목적과 의의는 현재 상태를 점검하고 향후 방향을 수립하는 것에 있습니다. 그냥 중간보고만 하고 달라지는 것이 없다면 하지 않는 것과 별반 차이가 없습니다. 성공적인 업무처리로 이어지기 위해서는 해치우는 중간보고가 아닌 점검하는 중간보고가 되어야 할 것입니다.

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