비즈니스를 하다 보면 거래처, 인맥 관리 등을 위해 신경 써야 할 것이 많습니다. 특히 연말에는 한 해 동안 도움을 주고받은 데에 대해 감사의 의미로 선물과 함께 감사 인사를 전합니다. 꼭 연말연시가 아니더라도 비즈니스 활동을 하다 보면 각종 이유로 감사, 답례 인사를 해야 하는 경우가 생기곤 하는데요. 이번 매거진에서는 답례장과 감사장에 대해 알아보도록 하겠습니다.

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 비즈니스를 위해서는 업무적인 문서 외에도 비즈니스 관계 형성 및 유지를 위해 감사장과 답례장과 같은 비즈니스 사교 문서를 작성이 필요한 경우도 있는데요. 이러한 문서들은 상대방에게 호의를 갖게 하고, 거래 관계에 있어 보다 우호적이고 긴밀한 관계를 만들기 위한 목적으로 쓰입니다..

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 그중에서 감사장과 답례장은 상대방의 호의나 어떠한 긍정적인 행위에 대해 감사의 뜻을 표현하는 문서입니다. 비즈니스 관계에 있어 이러한 문서를 통해 주고받는 커뮤니케이션은 상대방에 대한 일종의 예의라고도 볼 수 있는데요. 상대방이 호의를 베풀었을 때 그냥 지나치지 않고 제때 그에 대한 감사의 표현을 하는 것은 개인, 나아가 기업의 이미지에 영향을 끼치는 요인 중 하나이기 때문입니다.

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◈ 답례장

 

 답례장은 축하장이나 위문편지를 받았을 경우 상대방의 호의에 대해 감사하는 뜻을 표현하는 문서입니다. 축하 혹은 위문을 받을 시에는 직접 만나거나 전화를 통해 예의를 표현하는데요. 하지만 환경적으로 모든 이를 일일이 다 만나거나 통화를 하기가 여의치 않기 때문에 이를 대신해 답례장을 통해 전하기도 합니다.

 

 답례장으로 특별히 정해진 양식은 없습니다. 중요한 점은 축하, 위문, 선물 증정. 거래성사 등에 대한 답례장은 모두 시기를 놓쳐서는 안 되며 적정 기한 내에 보내는 것입니다. 또한 상대방이 부담을 느끼지 않되 감사의 마음이 전달되도록 내용을 적어야 합니다.

 <비즈폼 결혼식 참석 답례장>                                       <비즈폼 취임축하 답례장>

◈ 감사장

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 감사장은 비즈니스에 있어서 상대방이 보여준 어떤 행위에 대해 개인적으로 감사나 고마움을 표현하는 문서입니다. 거래상의 감사장의 경우 의례적인 답례장과 달리 의무적으로 반드시 보내야 하는 것은 아닙니다. 거래는 상대방이 서로의 이익을 위해 주고받는 것이라 할 수 있기 때문인데요. 이 경우의 감사장은 거래 자체에 대한 것이 아닌 거래 시 상대방이 그 속에서 호의를 가지고 해준 일이나 상대방을 번거롭게 했을 경우에 대해서 감사를 전하는 것이 예의입니다.

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 감사장을 보낼 때 주의해야 할 점은 시기가 늦어지면 늦어질수록 오히려 상대방에 결례가 될 수 있기 때문에 즉시 보내는 것이 바람직합니다. 또한 업무로 인해 보내야 하는 상황인 경우 구체적인 업무의 내용은 적지 않도록 합니다. 업무상 용건의 경우 다른 정식 문서로 처리해야 하기 때문입니다.

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                        <비즈폼 선물증정에 대한 감사장>                         <비즈폼 창립 기념이 행사 참석에 대한 답례장>