출장이란 업무상의 목적으로 임시로 다른 지역으로 떠나는 것을 말합니다. 출장 전에 미리 출장신청을 하여야 출장경비 등을 받을 수 있는데요. 회사마다 경비의 지급방식은 다르지만, 출장을 신청하는 서류는 먼저 내는 것은 동일합니다.

신청서는 어떠한 사항을 요청하는 성격을 띠는 문서입니다. 주로 단체나 기관에 특정 행위를 요구하기 위해 작성되는 경우가 많으며, 제출을 목적으로 작성됩니다. 신청서는 매우 다양한 목적으로 활용되며, 그 용도에 맞게 올바른 양식으로 작성되어야 합니다. 대부분 신청인의 인적사항과 신청 사유, 상세한 신청내용 등으로 구성됩니다.

마찬가지로 출장신청서는 출장을 신청하기 위한 목적으로 작성된 문서입니다. 주로 출장의 보고와 함께 출장경비를 받기 위한 목적으로 많이 사용됩니다. 

출장을 가기까지의 과정에서 출장신청서가 언제 작성되는지 알려드리겠습니다.

① 일정 결정 

가장 먼저 일정을 결정해야 합니다. 출장의 목적이 분명할 때는 특별한 사건이 없는 한 일정은 고정적입니다. 예를 들어 거래처와의 미팅이면 거래처와의 약속을 잡은 후 일정이 결정되기 때문입니다.

② 교통기관 표 구매 또는 유류비 미리 계산해보기

일정이 결정되고 난 후 약속 장소까지 어떻게 무엇으로 이동할 것인지를 정해야 하는데요. 버스표나 기차표를 예약, 구매를 해야 합니다. 교통의 시간대는 약속이 정해진 시간에 늦지 않도록 예약해야 하나 터무니없이 이른 시간이나 다음날 오후 일정이었음에도 전날에 올라가 박출장을 하는 일은 없어야 합니다. 개인 차량으로 이동 시 유류비를 기입해 출장신청서를 작성해야 하는데, 포털사이트 지도사이트를 이용해 차량의 평균 유류비를 기입하거나 총 거리비 X 주유비를 합산해 기입하면 됩니다. 

③ 호텔예약(박 출장) 

박 출장일 경우 숙소를 예약하고 바우처를 증빙서류로 제출합니다. 회사마다 숙박비의 규정 기준이 다르니 확인은 필수!

④ 부재 시 연락 가능한 연락망 적어 놓기

출장 중이라 회사로 본인을 찾는 전화가 왔을 시 연결하기 어려울 때 해당 업무를 맡긴 인수인계자의 직통전화번호를 기입해 전달하면 업무의 혼란을 미연에 방지할 수 있게 됩니다. 

⑤ 터미널이나 역에서 목적지까지 루트와 시간, 비용 기입

대중교통 수단을 통해 이동하게 될 시 처음 가는 곳은 길을 헤매게 될 수 있으니 도착 시간과 역에서 목적지까지 가는 수단, 시간, 비용을 기입해 최대한 약속 시간에 10분 전에 도착할 수 있도록 하고 예상 비용을 책정해 비용을 절감할 수 있도록 합니다.  

⑥ 출장 신청서 작성

출장 신청서는 아래와 같은 양식입니다.

출장명령일자, 출장자 인적사항, 출장 기간, 출장지, 출장목적, 출장경비 등의 사항을 기재합니다. 출장신청서가 해당 관리부서의 승인이 나고 나면 출장을 가게 됩니다. 이 때 비용을 선지급으로 주는 회사도 있고, 추후 영수증 첨부를 통해 환급받는 경우도 있으니 회사의 규정에 맞게 따르시면 됩니다.

⑦ 출장 중 일정 기록 

다이어리에 시간마다 이동 시 출장 중 일정을 기록하면 출장 후 보고서 작성 시 도움이 됩니다.

⑧ 출장 중 사용 영수증 정리

버스나 기차로 다시 돌아올 때나 박 출장일 때 일정을 마무리하면서 사용한 영수증을 분류해 출장비 정산 증빙에 차질이 없도록 정리를 합니다.

⑨ 경비정산 

회사로 돌아오고 난 후 이 전에 정리한 영수증을 시간대별로 나열하고 어느 목적으로 사용하게 된 것인지 내용을 상세히 기입합니다.

⑩출장비 정산 내역서 작성

출장비 정산내역서는 출장지에서 사용된 경비 지출내역을 작성해 청구하는 역할을 하는 문서입니다. 여기서 가장 필요한 자료는 영수증 증빙자료입니다. 현금을 사용했을 시엔 통상 3만원 이하 경비는 간이영수증만 있어도 지출 증빙을 할 수 있으나 3만원을 초과하는 금액에 대해서는 반드시 세금계산서, 매출전표, 현금영수증 등 적격증빙을 수취하셔야 합니다.

⑪ 출장보고서 작성 

장 · 단기 출장 보고서 모두 출장 지역, 출장 목적, 출장지, 출장 기간, 업무 내용, 현황, 의견 등 출장보고서 양식에 맞추어 작성하면 됩니다.

단기 출장 보고서는 업무 수행 과정에서 일어난 일들을 수시로 메모해 두었다가 수행의 경로를 중심으로 작성하여 출장 보고서에 반영하는 것이 원칙이며 작성할 때는 객관적인 입장에서 사실을 중심으로 기재해야 합니다. 또한, 단기 출장은 여비와 경비 정산서의 성격이 강하며, 명확한 목적과 성과를 요구하는 경우가 많지 않기 때문에 새롭게 알게 된 각종 정보를 중심으로 작성하면 좋습니다.

장기 출장 보고서는 방문한 곳과 출장의 목적을 중심으로 기재하되, 출장 동안의 진행 상황을 기록하는 것 외에 성과를 중심으로 작성해서 제출합니다. 성과와 성과에 이르게 된 과정, 원인과 이유 등을 정확하게 기재해야 하고, 자신의 견해를 기재할 때는 결과에 대한 문제점, 대응 전략 등을 분석한 후 기재하는 것이 좋습니다.