직장생활에서 가장 많이 쓰이는 문서 중에는 기안서 외에 품의서도 있는데요. 많은 사람들이 품의서와 기안서에 대해 헷갈려하기도 하고 작성하기 어려워합니다. 이번 매거진을 통해 품의서에 대해 알아보도록 하겠습니다.

품의의 의미

품의는 어떠한 안건에 대해 상사에게 말이나 글로 여쭈어 의논하는 것을 의미합니다.

품의서, 기안서의 차이

기안서와 품의서에 개념에 대해 많이 헷갈려 하시는데요. 간단하게 말하자면, 기안서와 품의서는 예산 또는 비용 부분이 포함되느냐에 따라 구분됩니다. 비용과 관련된 안건에 대해서는 사전에 상사나 관계부서에 사전 협의를 통해 왜 결재를 필요로 해야하는지 구체적이고 명확하게 나타내어야 하기 때문에 품의서를 사용합니다. 그러나 현재는 회사에 따라 그에 대한 정확한 경계나 구분이 없이 함께 사용되고 있습니다.

품의서는 왜 써야하나?

품의서는 자신의 권한 범위 내에서 업무처리에 차질이 있을 경우 상사의 권한 및 지원을 받기 위한 허락이나 약속을 받기 위해 작성합니다. 따라서 품의서는 업무의 증거로서 서면으로 남겨 처리하기 때문에 주의하여 작성해야 하며, 또한 실행 후 결과에 대해 보고를 해야 합니다.

품의서

품의서는 하위자가 결재권이 있는 상위자에게 업무에 대해 의사결정을 요청하기 위해 작성하는 문서입니다. 통상적으로 각 회사마다 직급별 결제한도를 정해 놓고 있으므로 기업 기준에 따라 결재를 받아야 합니다.

▷ 구성항목 : 작성자 인적사항(소속, 직급, 성명), 작성일, 제목, 품의 내용(품의사유 및 상세내역), 예상비용, 비고

품의서 작성방법

- 결재란에는 해당 품의서의 기안자 및 최종결재자를 정확히 기재합니다.

- 작성자 인적사항에는 작성하는 사람의 소속, 직급, 성명 등을 작성합니다.

- 작성일에는 품의서를 작성한 날짜를 기재합니다.

- 제목에는 품의하고자 하는 내용의 제목을 기재합니다.

- 품의 내용에는 품의 사유 및 내역에 대해 상세히 작성하고 지출이 동반되는 경우 지출액, 예산 등의 근거를 반드시 기재하도록 합니다.

- 비고 란에는 기타 중요 사항이 있을 때 기재합니다.

품의서 작성 시 유의사항

앞서 언급했다시피 품의서는 업무의 증거로 남기 때문에 오류가 없어야 하고 정확히 작성해야 합니다. 따라서 품의서의 목적과 내용이 부합하는지 확인하고, 결재가 필요한 근거를 육하원칙에 따라 분명하게 작성합니다. 또한 별도의 첨부사항이 있다면 별첨 양식을 만들어 반드시 함께 제출합니다.