“공문 확인했습니다!”

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공무원이 아니더라도 우리는 일상생활에서 ‘공문’이라는 단어를 종종 사용하는데요. 공문서는 표준화된 양식이 정해져 있기 때문에, 공문서를 어떻게 작성하는지를 알아 둔다면 이외의 다른 문서를 작성할 때에도 큰 도움이 될 것 같습니다. 

 

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공문서란?

행정기관, 공공기관에서 공식적인 목적으로 문서를 작성하거나, 공무상의 이유로 접수받은 문서를공문서라고 합니다.
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* 공무= 여러 사람에 관련된 일, 국가나 공공 단체의 일

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‘공무상 재해’, ‘공무상의 이유로’와 같이 일상생활에서도 ‘공무’라는 단어를 많이 접해 보셨을 텐데요. 이때 사용되는 공무(公務)란 다음을 의미합니다.

 

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1. 여러 사람에 관련된 일
2. 국가 또는 공공 단체의 일

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공문서는 다른 일반 서식과는 다르게 ‘공공 단체’, ‘국가’, ‘공식적’과 같은 성격을 짙게 띠죠. 그렇기 때문에 사기업에서 작성한 문서나, 개인적인 목적에서 작성한 문서는 공문서라 부를 수 없습니다. 공문서라고 불릴 수 있으려면 다음과 같은 조건들을 만족해야 합니다.

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- 정당한 권한이 있는 사람(공무원 등)이 작성한 문서여야 한다.
- 최종 결재권자의 결재를 받은 문서여야 한다.
- 직무 범위내에서 공무상 작성한 것이어야 한다.

 

+) 공문서 종류?

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공공기관에서 공적인 이유로 작성한 문서뿐만 아니라, 공공기관이 접수한 모든 문서도 공문서에 해당합니다. 따라서 사진, 도면, PPT 슬라이드 등 역시 공문서에 해당할 수 있습니다.

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공문서 작성법

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- 목적 파악하기

문서를 작성하기에 앞서, 공문서를 작성하는 이유가 무엇인지 그리고 공문서를 통해 얻고자 하는 효과는 무엇인지를 파악해 둡니다.
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이와 더불어 문서의 결재권을 가지고 있는 상사가 어떠한 의도로 공문서 작성을 지시했는지를 염두에 두어야 합니다.

 

 

- 정보수집하기

정확한 내용을 담아야 하므로 작성 시에는 행정관례, 참고문헌, 관계법령 등을 참고로 정보를 수집하는 것이 좋습니다.

 

 

- 초안 작성하기

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수집한 정보를 바탕으로 초안을 작성합니다. 초안은 청사진과 같으므로, 완벽을 추구하며 작성하기 보다는 수집한 정보를 문서의 목적에 맞추어 추린다는 느낌으로 작성하는 것이 좋습니다.

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- 본안 작성하기

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본안이라는 말이 조금은 어색할 수도 있습니다. 초안을 다듬어 말하고자 하는 바가 명확히 드러날 수 있도록 문장을 구성합니다. 또한 글을 읽을 상대가 쉽게 이해할 수 있도록 표현을 다듬어야 합니다.

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공문서, 쓰기만 하면 바로 효력이 발생하는가?

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수신자가 명확히 전해져 있는 경우에는 수신자에게 도달이 되는 순간 효력이 발생합니다.

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만약 특정 수신자가 있는 것이 아니라 공지를 위한 공고문서인 경우에는, 고시 또는 공고가 있은 뒤 5일이 경과한 날부터 효력이 발생합니다.

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공문서 작성 시 유의 사항

공문서는 작성 시 뚜렷한 목적을 가지고 있어야 합니다. 또한 읽는 이가 알아보기 쉽도록 명확하게 작성되어야 하며, 사적인 의견은 작성해서는 안 됩니다. 공적인 의견만을 제시하며, 표준화된 문서 양식을 사용해야 합니다.

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공문서의 구성 요소

공분서는 크게 두문, 본문, 결문으로 구성됩니다.

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- 두문

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발신기관명 – 우편번호 및 주소, 전화번호, 팩스 번호
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분류기호 및 문서번호
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시행일자, 보존기간
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수신란 – 수신, 참조, 경유 등을 작성합니다.

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- 본문

 

​제목, 내용을 작성합니다. 첨부물이 있을 경우 이 역시 본문에 게시합니다.​

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- 결문

발신명의
수신처란
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