회의는 삶을 살아가며 하게 되는 필수적인 활동 중 하나입니다. 모든 사람이 의견이 같다면 회의는 필요없을 것이지만 사람마다 의견이 다르기 때문입니다. 직장에서부터 친구, 가족과 놀러 가는 장소를 정하는 것조차도 회의의 범주에 들어갑니다.

 회의를 진행하며 필수적으로 작성되면 좋을 회의록입니다.

회의록이란

우선적으로 회의록이 무엇인지 알아보기 앞서, 회의록의 필요성에 대해 의문을 가지고 있을 수 있습니다. 회의를 진행하며 모든 내용을 기억할 수 있지만 보통 회의의 모든 내용을 인지하지 못하는 것이 일반적인데요.

어떤 과정을 통해 결정에 도달하였는지, 결정된 것과 결정되지 않은 것이 무엇인가, 결정된 사항을 어떤 방법을 통해 실행할 것인가에 대한 내용을 작성하는 것을 회의록이라고 합니다.

회의록 작성자

회의록을 작성하는 사람은 보통 정해져 있지 않습니다. 일반적으로 타자속도가 빠르거나 회의에 많이 참여하여 상대방의 습성을 잘 알고 있는 자가 기록에 임하면 좋습니다.

대화참여자들의 특징을 잘 알고 있기 때문에 초점이 없는 이야기를 걸러내거나 상대방에 맞게 말의 뜻을 골라서 기록하기 때문입니다.

주의해야 할 점은 작성자 본인의 주관적인 생각에 따라 회의록을 작성해선 안됩니다.

회의록 작성 시 주의사항

작성일, 회의 참가자 명단, 회의의 주제를 기록해두고 장소 또한 추가적으로 기록해둡니다. 

일반적으로 회의는 다수의 의견으로 결과가 도출되지만 소수의 의견도 기록해두는 것이 좋습니다. 이는 소수의 의견 또한 나중에 중요한 사항이 될 수 있기 때문입니다.

회의내용

회의록을 작성할 때는 크게 3가지로 나누어 내용을 작성됩니다. 회의를 연 주제 및 안건 등의 핵심내용을 전달하는 회의개요, 세부적으로 회의를 진행한 대화나 과정을 작성하는 세부내용, 세부내용을 토대로 도출된 결론인데요. 세부내용이 가장 중요하다고 할 수 있습니다. 

회의 참석자가 아닌 제3자가 보기에 쉽게 파악할 수 있게 작성된 회의록이 가장 잘 쓴 회의록이라고 할 수 있습니다. 추가적으로 업무기한 등을 작성할 때에는 월, 일을 추가적으로 작성하여 정보를 제공할 수 있습니다.

문제점

회의의 문제점은 회의를 자주 열고 오랜 시간 진행함에도 그에 맞는 결론이 나오지 않는 경우입니다. 물론 회의의 내용에 따라 결론이 쉽게 나올 수 없는 주제도 있지만 그럼에도 불구하고 결론이 나오지 않는다면 답답함을 느끼기에 ‘도대체 그래서 회의까지 해서 결론이 뭔데?’ 라는 생각이 들겠죠? 

이런 생각을 극복할 수 있는 좋은 회의록을 소개해 드리겠습니다!

우선순위 결론형 회의록

도출된 아이디어를 통해 보다 효율적인 결론을 내기 위해선 우선순위 지표를 활용하여 결론을 정하는데요.

[회의 결론 우선순위 지표]

좌측 상단으로 갈수록 시급하고, 우측 하단으로 갈수록 중요도가 높습니다. 이에 따라 우선순위를 정해 아이디어를 자리에 위치시키면 됩니다.

•  우선순위 1 시급하며, 중요한 일

우선순위1의 경우 시급하고 급한 일을 분류한다. 당장 실행해야 할 만큼 시급도가 높고 중요도가 높은 일을 작성한다. 이는 분류 후, 바로 실행할 수 있도록 한다.

ex) 패키지, 서비스기획

•  우선순위 2 중요하지만 급하지는 않은 일

우선순위2의 경우 중요하지만 시급하지는 않은 일을 작성한다. 업무의 중요도에 있어 중요도는 부분적으로 있지만, 지금 당장 처리하지 않아도 될 일에 대해 작성하면 된다.

ex) 광고마케팅 협의미팅

•  우선순위 3 시급하지만 중요하진 않은 일

우선순위3의 경우 시급하지만 중요하지 않은 일을 분류한다. 시급도는 높으나 지금 당장 실행하지 않더라도 특별한 문제가 발생하지 않는 일을 작성한다.

ex) 광고영상 벤치마킹

•  우선순위 4 시급하지도 중요하지도 않은 일

우선순위4의 경우 시급하지도 중요하지도 않은 일을 분류한다. 빠른 시일 내에 처리할 필요 없는 일에 대해 작성한다.

회의를 마치고 회의록까지 작성했다고 모든 일이 끝난 것이 아닌데요. 결론이나 일의 순위에 대해 효율적으로 진행하기 위해선 업무별로 담당자를 지정하여, 업무에 대해 분류하는 과정이 필요합니다. 

또한 기한을 정해둔다면 업무를 진행하기 훨씬 수월해지겠죠??