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 경리부에 입사하게 되면 가장 기본적으로 다루는 업무가 있죠. 바로 전표를 작성하고 정리하는 일입니다. 전표의 종류 중에서도 대체전표는 대체 언제 작성해야 하는지 헷갈리시는 분들 많으실 텐데요.

 오늘은 전표는 무엇이고, 어떤 경우 어떤 전표를 써야 하는지에 대해 알려드리고자 합니다.

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전표는 왜 사용되나요?

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 전표는 거래가 발생할 때마다 거래 내용을 기록함으로써 거래의 발생 사실을 경영 내부의 다른 곳에 전달하고 이후 기장상의 증거자료로서 보존하기 위해 작성하는 문서입니다. 전표는 거래내용을 관련 부서에 신속/정확하게 전달할 수 있다는 점, 거래의 발생 사실을 증명하는 증빙서류가 된다는 점, 관련 직원의 서명이나 날인이 기재되어 문제 발생 시 책임 소지가 명확해진다는 점, 각 부서별로 기록 관련 업무를 분담할 수 있다는 점 등의 장점으로 인하여 대부분의 회사에서 사용되고 있습니다.

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3전표제

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 전표는 보통 3전표제를 사용하며, 입금거래를 기록하는 입금전표, 출금전표를 기록하는 출금전표, 대체거래를 기록하는 대체전표가 있습니다. 전표는 상법상 상업장부로서 5년간 보관하도록 하고 있습니다. 전표의 종류를 쉽게 구별할 수 있도록 입금전표는 적색, 출금전표는 청색, 대체전표는 흑색으로 인쇄된 양식을 사용하는 것이 좋습니다.

입금전표

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 입금전표는 현금이 수입되는 거래에 사용하는 전표입니다. 입금전표에 있어 입금거래의 차변계정과목은 항상 현금이기 때문에 계정과목란에는 대변계정과목만 기입하면 됩니다. 1표 1과목제가 기본이기 때문에 상대계정과목이 2개 이상인 거래에는 대변계정과목 수에 맞추어 전표를 작성하여야 합니다.
 

<비즈폼 입금전표>

출금전표

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 출금전표는 현금을 지출하는 거래에 사용하는 전표입니다. 입금전표와는 반대로 출금전표에 있어 출금거래의 대변계정과목은 항상 현금이므로 계정과목란에는 차변계정과목만 기입하면 됩니다. 출금전표와 마찬가지로 상대계정과목이 2개 이상인 거래는 차변계정과목 수에 맞추어 전표를 작성하여야 합니다.

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<비즈폼 출금전표>

과목 : 계정과목의 대분류 또는 중분류를 기록합니다.
항목 : 해당 계정과목을 기재합니다.
적요 : 거래내역을 구체적으로 기재합니다.

대체전표

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 대체전표는 현금의 입금이나 출금이 발생하지 않는 모든 거래에 사용됩니다. 대체거래는 크게 대체거래만 있는 전체대체거래와 일부는 현금의 수입과 지출이 있는 일부대체거래가 있습니다. 일부대체거래의 경우 현금거래부분은 입/출금 전표에 기입하고 대체거래 부분은 대체전표에 기입하여야 합니다.

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<비즈폼 대체전표>

대체전표는 언제 쓰나요?

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 단순히 현금을 입금하거나 출금할 때에는 입금전표나 출금전표를 쓰면 됩니다. 하지만 통장에 외상매출금이 들어온 경우이거나 외상매입금을 결제해준 경우, 이자가 들어온 경우라면 대체 전표를 작성해야 합니다. 간단히 말하자면 실제로 돈이 들어오고 나가는 경우에는 입/출금 전표를 쓰지만 그렇지않은 경우에는 대체 전표를 쓴다고 생각하면 됩니다.

§ 대체전표 작성 예시

​외상매출금 300,000원을 통장으로 송금받은 경우
차변) 보통예금 300,000원 / 대변) 외상매출금 300,000원

차변 : 자산의 증가, 부채의 감소, 자본의 감소, 비용의 발생 등을 좌측에 기입한 것.
대변 : 자산의 감소, 부채의 증가, 자본의 증가, 수익의 발생 등을 우측에 기입한 것.