웹프로젝트 수주에 있어 대단히 중요한 위치를 차지하고 있는 제안서는 기업체 및 공공기관등을 비롯한 많은 단체들이 나름대로의 제안서 양식을 갖추어 요청하고 있기 때문에 어떤 고정적인 형식이 있지는 않습니다.

이렇게 제안요청서(RFP)의 형식이 다양하지만 대부분 몇가지 공통적인 항목을 가지고 있으므로 아래의 예를 토대로 하여 각 항목별로 제안서를 작성할 시 유념해야 할 점에 대하여 일반적인 분류형식에 따라 서술하도록 하겠습니다.

웹사이트 구축제안서 체계(Outline of a Web Site proposal)

목차

I.제안개요
1.제안의 목적과 배경
2.제안 시스템의 개요
3.기대효과

ii 제안업체 일반
1.일반현황
2.조직 및 인원구성
3.주요사업내용
4.주요구축 웹사이트

III.기술부분
1.기획부분
2.인터페이스 디자인부분
3.시스템/프로그램부분

IV.개발일정 유지보수부분
1.프로젝트 개발일정
2.업무협의사항
3.유지보수계획

I. [제안개요]에 대하여

제안개요에서의 전체적인 맥락은 제안하고자 하는 목적이 무엇이며 구축방향은 어떤형태로 진행해 나갈것이며 본 프로젝트 구축을 통하여 향후 얻게 되는 것이 무엇인가를 간결한 설명과 함께 이를 도식화하여 이해하기 쉽도록 작성하여야 하겠습니다.

위에서 나열한 목차를 예로 들자면

제안배경에는 현재 프로젝트에 대한 한정된 설명에만 국한하지말고 관련사업, 관련업종에 대한 개략적인 환경분석과 이에 대한 구축의 필요성이 담아 있어야 합니다. 따라서 공공기관 또는 전문기관의 통계자료를 토대로 작성하는 것은 좋은 작성방법이라 할 수 있겠습니다.

제안시스템의 구조에서는 프로젝트 구축에 필요한 제반 시스템에 대한 개략적인 제시뿐만 아니라 효율적인 시스템구축으로 인한 경영관리의 합리화를 도식화하여 서술해주면 되겠습니다. 기대효과에서는 금번 프로젝트 구축으로 인한 내외적인 측면을 분류하여 웹사이트 구축후의 가시적인 효과들을 정리하면 되겠습니다.

그리고 무엇보다도 제안개요의 가장 기본적인 밑바탕으로 제안서를 읽는 담당자들이 명확하게 이해 할 수 있도록 너무 전문적인 용어의 사용을 지양하고 보편타당성을 띠도록 작성하여야 하여야겠습니다.

II.[일반현황]에 대하여

회사의 조직 및 인원자원 구성에 대한 사항은 발주업체 담당자들에게 업체 선정에 대한 신뢰감을 형성시키는데 밀접한 요소로 작용하기 때문에 구축할 프로젝트에 대한 개발능력을 보여줄 수 있는 내용이 포함되도록 작성되도록 하여야 하겠습니다.예로 웹프로젝트 개발실적,경험있는 개발인력구성과 기술능력,이를 통합 관리 할 수 있는 관리능력등이 잘 표현이 되어야 하겠죠.

III. [기술부분]에 대하여

기술부분은 웹사이트에 대한 구체적인 개발컨셉을 제시하는 부분이라 발주업체 담당자들이 가장 유심히 보는 부분이라 할 수 있습니다.

즉, 제한요청서에서 제시한 구축방향을 얼마만큼 잘 수용하여 구체적으로 제시하고 있는가를 점검하는 부분이라는거죠. 또한 흔히들 주위에서 제안서 페이지량이 200~300페이지정도 된다는 이야기도 이 부분을 얼마나 세분화하게 작성하느냐에 따라 제안서량이 정해진다고도 할 수 있습니다.

이 기술부분에서 제시하는 개발컨셉은 웹사이트와 인터넷 비즈니스를 실질적으로 연계시키는 연결고리라는 측면에서 발주업체 담당자들에게 대단히 중요한 의미를 가지고 있기 때문에 제안업체에서는 업체의 구체적인 개발방향이 정확히 나타낼 수 있도록 신중히 작성 하여야 하겠습니다.

이와 같은 기술부분의 개발컨셉은 세부적으로 크게 기획부분, 디자인부분, 시스템/프로그램부분로 구성될 수 있습니다.

첫번째 기획부분은 구축 프로젝트에 대한 전체적인 구조를 보여줄 수 있는 밑바탕을 그리는 부분으로 웹사이트의 정보 내용에 따른 체계적인 구조(분류 체계)와 각 분류체계를 유기적으로 연계한 네비게이션 구성이 잘 나타내도록 작성하여야 하며 이는 발주업체 업무담당자에게 웹사이트를 구조적으로 파악하게 하는데 있어 중요한 역할을 하므로 신중하고 체계적으로 분류하여 작성하셔야 합니다 .

이는 곧바로 제안서의 질을 평가하는데 중요한 평가기준의 하나로 작용하기 때문입니다.

두번째 디자인부분은 구축제안서의 전달효과를 극대화 할 수 있는 부분으로서 전체적인 웹사이트 구축의도와 맞아 떨어질 수 있도록 시각적인 이미지와 채색을 가미한 그래픽적인 요소와 멀티미디어적인 요소를 적절히 제시하여 작성 하여야 할 것입니다.

세번째 시스템/프로그램부분은 프로젝트의 개발 시 또는 향후 관리 측면에서 중요한 부분으로서 담당자로 하여금 이해하기 용이하도록 시스템 구성도 및 DB설계방안을 도식화하여 작성하여야 할 것입니다.

IV. [개발일정 및 유지보수]에 대해서

웹프로젝트를 시작하고 소기의 목적을 달성하는데 필요한 개발 일정표는 제안서 작성시 반드시 포함되어져야 할 내용으로서 개발 일정표에는 각 팀별 업무분장과 인원, 항목별 개발기간등으로 구성되어져야 하며 서술적인 표현보다는 이해가 용이하도록 일목 요연하게 제시 할 수 있는 도식화된 표로 작성하여야 할 것입니다.

또한 유지보수부분은 각 항목별 로 구체적으로 세분화하여 향후 문제 발생 시 제안서에서 명시된 항목에 따라 적절한 대응방안을 처리 할 수 있도록 작성합니다.

5.정리하면서

이상에서 각 항목별로 작성시 유념해야 할 점들을 살펴보면서 웹사이트 구축를 위한 제안서 작성에 관한 전반적인 내용들을 살펴보았습니다.이 글 마지막으로 앞서 언급하였듯이 위에서 제시한 설명은 일반적인 형식에 대하여 서술 하였으므로 실제 제안서작성 시 에는 각각의 프로젝트마다 고유한 사업적 특징을 가지고 있으므로 제안서 작성 시 이 점을 좀더 유의하여 작성하셔 주시길 바랍니다.