전화접수대장


요약
전화로 접수한 내역을 기록하여 파악하기 쉽도록 정리한 문서.

서식 구성항목
일자, 시간, 업체명, 발신자, 용무자, 수신자, 내용, 처리결과

내용
회사 내부나 외부에서 업무와 관련하여 작성되는 중요한 요청이나 전달사항은 관리가 중요한데, 정확한 처리와 책임을 분명하게 하기 위해 반드시 서면으로 작성하여 보관하도록 한다. 부서별로 전화를 접수하고 접수내역을 담당 부서장이 기록하는 문서를 전화 접수대장이라고 한다.
담당 부서장의 결재를 먼저 받은 후 지시에 따라 접수를 처리하도록 한다. 접수 담당 부서가 아닌 기타 부서에서 전화를 접수한 경우 담당 부서에 바로 인계하도록 한다.

작성팁
- 전화접수 일자와 접수 내역을 분명하게 기록하고 접수 담당자의 이름을 기입하고 서명하도록 한다.
- 접수되는 즉시 바로 기록하며 빠지는 내용이 없도록 꼼꼼하게 확인한다.
- 접수 담당자는 접수된 문서를 책임지고 관리하여야 하며, 분실 시 책임을 지도록 한다.
- 접수 내용이 담당 부서의 업무가 아닌 경우일 때 바로 해당 부서로 전화연결을 시켜, 접수 내용에 혼돈이 없게 해야 한다.

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