인장대장


요약
회사 내외로 사용하는 인장 사용목록을 정리하여 작성한 서식.

서식 구성항목
인장명, 인장 번호, 인영, 연월일, 개인, 연월일, 규격, 소재, 용도, 보관 책임자(일자, 직위, 성명), 비고

내용
기업은 업무를 수행하거나 업무 관련 문서를 작성하는 경우 마지막에 인장을 통해 내용을 증명하거나 문서의 효력을 발생시킨다. 인장은 주로 직무상 사용되는 직인을 많이 쓰며 문서에 따라 인감도장을 사용하는 경우도 있다. 문서의 날인 도장에 따라 효력에 차이가 있으며 중요도가 달라진다.
문서 작성 시 인장을 통해 도장을 찍은 경우 인장에 따른 사용 용도를 기록하여 관리하기 위한 문서를 인장 대장이라고 한다. 인장은 회사 직무상에 필요한 도장으로 효율적인 관리를 통해 보관하도록 한다. 문서를 관리하는 담당 부서에서 인장도 함께 관리하며 무분별한 인장 사용을 방지하기 위해 통제하는 역할의 문서라고 할 수 있다.

작성팁
- 인장을 사용하는 일자와 사용되는 인장을 구분하여 정확하게 기록한다.
- 인장에 따른 수신처와 사용 용도를 명확하게 기록하여 용도를 파악할 수 있도록 한다.
- 인장을 사용하는 사용자와 인장 관리자의 성명을 기록하고 확인을 통해 점검 여부를 표시한다.
- 인장을 사용하는 경우 반드시 작성하도록 하며 내용이 빠진 경우 업무 수행 후라도 기록할 수 있도록 한다.

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