대외비문서


요약
대외비 문서를 관리하고자 작성하는 문서.

서식 구성항목
관리번호, 수발(년월일, 발행처, 수신처), 문서번호, 형태, 건명, 사본번호, 보호기간, 처리담당, 보관장소, 재분류(년월일, 근거)

내용
대외비 문서는 직무를 수행하는데 정해진 규정에 포함되지 않는 것으로 업무 상 특별한 보안 관리가 필요한 경우 비밀문서로 정하여 특별한 보안 관리가 수행하는 만큼 중요한 문서를 말한다.
대외비 문서는 보관 문서를 잘 관리하기 위해 목록별로 정리하여 내용이 새어나가지 않도록 하는데 목적이 있다. 대외비 문서를 작성하면 대외비 문서를 안전하게 보관하고 관리할 수 있으며 대외비 문서의 목록을 파악할 수 있어 관리하기가 용이한 장점이 있다.
대외비 관리 대장에는 대외비 문서의 관리번호, 수발, 문서번호, 형태, 건명 등을 기록하여 발생할지도 모를 문서 분실을 예방하는데 도움이 된다. 문서를 관리하는 문서 관리부에서 사용하는 서식이다.

작성팁
- 대외비 문서에 관한 정보를 빠짐없이 기록하도록 한다.
-문서의 보호기간이 지난 후 파기하게 되는 경우도 있으므로 보호기간을 정확하게 작성하도록 한다.
- 재분류 시, 보관장소가 변경된 경우 이를 반드시 기재하여야한다.
- 문서와 관련된 자료가 있다면 함께 보관하며 이를 기재하여야 한다.
- 문서관리부 내 담당자가 작성하도록 한다.

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