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1. 대화의 중요성

직장인에게 가장 중요한 것은 인간 관계입니다. 른 사람들과의 협동과 교섭은 직장 생활에서 반드시 필요합니다. 러러면 먼저 원활한 의사 소통이 전제되어야 하고 의사 소통의 기본은 대화입니다.

대화를 할 때는 상대에 따라 호칭과 말씨가 달라져야 하고, 나타내려는 의사에 따라 말쓰임이 달라져야 합니다. 특히 여러 다른 사람들이 모여 일하는 직장에서는 윗사람이든 아랫사람이든 대화의 예절을 잘 지켜야 인간 관계가 원활해지며, 그럼으로써 업무가 보다 효율적으로 수행될 수 있습니다.

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대화 예절에서 우선 갖추어야 할 것은 고운 말과 바른 말씨입니다. 화를 할 때는 상대방의 입장에서 생각하는 자세가 선행되어야 하고, 처지를 바꾸어 생각한다. 는 '역지사지(易之思之)'라는 말이 곧 대화를 할 때 갖추어야 할 마음가짐의 중요한 부분입니다.

 2. 대화시 필요한 자세

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■ 이야기의 시종이 논리 정연

줄거리 없이 이것 저것 이야기를 꺼내다 보면 상대방을 혼란과 곤혹에 빠뜨리게 되고 결국에는 의사가 제대로 전달되지 않게 됩니다.

■ 처음부터 끝까지 분명한 목소리

말끝을 흐리거나 우물쭈물하면 의사가 정확히 전달되지 않을뿐더러 상대방으로부터 신뢰를 얻지 못할 수도 있습니다.

■ 말의 속도를 적절히 유지

한꺼번에 많은 말을 하려고 하면 안되며, 급히 서둔다고 많은 내용을 전달하는 것은 아닙니다. 상대가 알아듣도록 차분하게 말해야 합니다. 그렇다고 너무 느리게 말하면 상대방이 짜증을 낼 수도 있으니 늘 말의 속도에 유의합니다.

■ 대화란 상대가 누구이든 상대를 이해하고 다가가려는 자세

상대방의 말이 마음에 들지 않거나 받아들일 수 없는 것이라 할지라도 딴청을 하고 비아냥거리는 등 성실하지 못 한 자세를 보여서는 안되고, 상대방에게 불쾌한 인상을 주면 상대방도 대화할 때의 예의 따위는 무시하게 될 것입니다.

■ 상대방이 말하는 내용을 충분히 이해하지 못한 경우

정중히 다시 물어서 확인해야 합니다.
대화의 내용을 분명히 알아두어야 할 필요뿐만 아니라 나중에 오해의 소지가 없도록 해야 하기 때문입니다. 직장 사회에서 "말했다.", "말하지 않았다." 식의 분쟁은 뜻밖에도 자주 일어납니다.
한 번 그런 일이 있게 되면 당사자끼리의 의사 소통과 인간 관계 회복은 상당한 노력을 필요하게 됩니다.

3. 대화 중 듣기 
"사람을 움직이는 가장 중요한 무기는 입이 아니고 귀다"라는 말과 같이 사람은 누구나 자기의 말을 잘 들어주기를 바랍니다. 그 만큼 대화시 듣는 자세가 중요합니다.

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 * 상대방을 정면으로 바라보고 시선을 자주 마주칩니다.
 * 팔짱을 끼거나 다리를 꼬지 않고 예의에 어긋나지 않으면서 되도록 편안한 자세를 취합니다.

 * 상대방쪽으로 가끔씩 몸을 기울이며 자연스럽게 맞장구를 칩니다.
 
 
 4. 대화 중 말하기

말은 자기자신의 표현이며 자기 마음의 표현입니다. 아무리 좋은 생각이나 의견도 절절한 말로써 나타내지 못하면 아무 소용이 없습니다.

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 * 밝고 명랑한 표정으로 상황이나 상대에 따른 적절한 목소리의 크리, 속도를 조절하면서 말합니다.

 * 상대의 눈을 주시하면서 상대방이 알아 듣기 쉽게(전문용어나 외래어 사용은 피합니다.)말합니다.

 * 지시명령형, 훈계설교형, 취조탐색형, 단정평가형의 말씨는 피합니다. 예를 들어 "음~, 에~, 저~, 또~, 네   네~, 결국~, 역시~, 어쨌든~, 아무쪼록~, 그래서~, 그러므로~, 그러니까~, 그래도~"와 같은 단어가 몇 번씩이나 반복되어 나오면 듣는 사람에게는 대화 자체가 고역이 될 수 있습니다.

* 말을 길게 늘여서 하지 않습니다. 특히 업무와 관련된 이야기는 결론부터 말합니다.

* 남의 말을 도중에 끊지 않습니다.

* 잘못은 솔직히 사과하는 것이 좋습니다.  ex) 그 점에 대해서는 사과 드립니다.)

* 상대의 감정이 상하지 않게 순화된 말을 사용합니다.  ex) 안됩니다. *> 입장은 이해합니다만 저희들로서는 좀 곤란합니다.

* 불확실한 표현은 하지 않습니다.  ex) ~인 것으로 알고 있었는데 글쎄요. 제 기억으로는 맞는 것 같습니다만.. 

5. 대화 중 호칭 사용 

호칭은 상대방을 존중하는 마음으로 지위나 입장에 맞게 사용합니다.

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■ 상사의 경우

 * 성(이름)과 직위에 "님"자를 붙입니다. ex) 이부장님

 * 상사보다 더 높은 사람과 대화할 때는 자기 상급자를 "○○○부장"이라고 표현합니다.

■ 하급자나 동년배나 연하일 경우

​ex)김과장, 홍길동대리, 이순신씨

​■ 동료가 연장자일 경우

​"님"을 붙이는 것이 좋습니다. ex) 김주임님

■ 여직원인 경우

"미스"나 "양"을 붙여 부르는 것은 좋지 않습니다.   이름에 "씨"를 붙여 부르도록 합니다. ex) 심순애씨

■ 기타사용호칭

 * 당신 : 본래는 존칭이긴 하지만 직장내에서는 상대방에게 부쾌감을 줄 수 있으므로 하급자일지라도 사용하지 않습니다.

 * 자네 : 친한 친구나 나이 차이가 많은 경우외에는 사용하지 않습니다.

 * 씨 : 비슷한 나이의 남녀사원간, 동료, 부하사원에게 사용합니다.

 6. 적절한 표현법​

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7. 대화 중 하지 말아야 할 행동 

 * 대화시 주위를 두리번거림

 * 상대방을 뚫어지게 처다봄

 * 상대방이 꺼리는 화제도 서슴치 않음

 * 과장된 제스처로 열을 올림

※ 참고 자료

☞ 대화 매너 체크리스트