[요약] 회의 계획서는 회의를 진행하기 전 사전 준비로써, 회의 주제와 일자, 장소 등을 선정하고 참석자들에게 공지하기 위해 회의 공지문과 함께 사용된다.

■ 회의 계획서

회의 계획서는 회의를 진행하기 전 사전 준비로써, 회의 주제와 일자, 장소 등을 선정하고 참석자들에게 공지하기 위해 회의 공지문과 함께 사용된다.

■ 회의 계획서 작성스킬

[그림3-5_회의 계획서]

01. 회의 계획서 필수항목

• 회의 주제 목적전달

• 회의 시간 장소기재

• 참가자 소속과 이름공지

• 진행 내용 전달

• 참가자 사전 준비사항

• 회의자료 및 기타 첨부

02. 회의 계획서 세부필수항목

①  회의일자 

•    회의일자와 회의시간을 작성할 때에는 정확하게 작성하도록 한다.

•    연월일 모두 다 작성하도록 하며, 시간은 오전, 오후로 구분하도록 한다. 

•    오후 시간대에 회의를 진행했을 때에는 13:00~ 형식으로 기재한다.

ex) 회의일자 : 2015년 11월 13일, 회의시간 : 14:00 ~ 15:00

②  회의장소 

•    회의를 어디에서 진행하였는지 명확하게 작성하도록 한다.

ex) 컨벤션 홀 세미나 D실, 사내 회의실

③  회의시간  

•    회의일자와 회의시간을 작성할 때에는 정확하게 작성하도록 한다.

•    연월일 모두 다 작성하도록 하며, 시간은 오전, 오후로 구분하도록 한다. 

•    오후 시간대에 회의를 진행했을 때에는 13:00~ 형식으로 기재한다.

ex) 회의 일자 : 2015년 4월 28일, 회의시간 : 14:00 ~ 15:00

④  참 석 자  

•    회의 참석자를 작성할 때에는 직급순으로 작성하는 것이 좋다.

⑤  회의내용  

•    회의의 주제뿐만 아니라 안건을 준비하여 참석자들에게 공지하는 것이 좋다.

•    참석자들은 사전에 안건에 맞는 준비를 하도록 한다.

•    회의의 안건은 2~3개 정도로 구성하는 것이 적절하다.

ex) 안건1. 전산기기 유지보수계획 수립 / 안건2. 재고관리 / 안건3. 우편수발 업무 담당자 지정

⑥  참가자 사전 준비사항       

•    부서 및 개인별 사전 준비사항이 있다면 기록한다.

ex) 김기동 : 5월 일반 경비 예산 편성 ⑦회의 관련 자료  

⑦  회의 관련 자료 및 기타 첨부 

•    이전에 진행했던 회의 또는 이와 관련된 다른 회의록들을 자료로 첨부해주며 회의 시 필요한 자료들이 있다면 파일명과 경로를 작성하도록 한다.

ex) 3~4월 일정 계획 수립 회의록(인트라넷 참고)