[요약] 회의 공지문은 회의를 진행하기 전 사전 준비로써, 회의의 주제와 일자, 장소 등을 참석자들에게 공지하기 위해 사용된다.

■ 회의 공지문

회의 공지문은 회의를 진행하기 전 사전 준비로써, 회의의 주제와 일자, 장소 등을 참석자들에게 공지하기 위해 사용된다.

■ 회의 공지문 작성스킬

 
[그림3-6_회의 공지문]

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01. 회의 공지문 필수항목

• 참가자 소속과 이름공지

• 회의 시간 장소기재

• 회의 주제 및 안건전달

• 회의 미 참석 시 행동사항

• 회의 진행 담당자

02. 회의 공지문 세부 필수항목

①  회의일시  

•    회의일자와 회의시간을 작성할 때에는 정확하게 작성하도록 한다.

•    연월일 모두 다 작성하도록 하며, 시간은 오전, 오후로 구분하도록 한다.

•    오후 시간대에 회의를 진행했을 때에는 13:00~ 형식으로 기재한다.

ex) 회의일자 : 2015년 4월 28일, 회의시간 : 14:00 ~ 15:00

②  주 최 자      

•    회의의 주최자(부서, 이름)를 밝혀 참석자에게 공지하도록 한다.

③  회의장소  

•    회의를 어디에서 진행하는지 명확하게 작성하도록 한다.

•    회의장소가 외부에서 진행될 시 간단한 약도를 준비하는 것도 좋다.

ex) 컨벤션 홀 세미나 D실, 사내 회의실

④  의    제  

•    회의의 주제와 안건을 공고하여 참석자들이 사전에 자료를 준비하여 발언할 수 있도록 한다.

ex) 5월 일정계획 수립 및 업무조절

⑤  기    타

•    회의 불참 시 행동요령과 회의 담당자 연락처를 첨부하여 사전 연락을 할 수 있도록 한다.