모든 프로젝트에 바로 적용할 수 있는 모니터링 시스템은 따로 있지는 않으나 프로젝트 진행에 있어서 모니터링 시스템은 문제의 상황이나 오류를 줄이고 속도조절, 프로젝트의 질적 향상을 이루는데 효과 적인 방법입니다.

가.  Project 개요
프로젝트 개요서는 본격적인 프로젝트 기획에 앞서 프로젝트의 필요성, 진행방향을 파악하는 단계 입니다. 이해관계자들이 바라는 프로젝트의 목표와 그들이 제공해 줄 자원에 대한 파악이 제대로 되면 프로젝트를 진행할 방향과 목표가 한층 구체화 됩니다.

나.  시장조사
시장조사는 과거와 현재 상황을 조사, 분석해 미래를 예측함으로써 프로젝트의 정확성, 현실성, 충분성, 관련성, 이용가능성의 자료를 제공합니다. 그래서 조사하는 목적, 현재 문제점이 명확해야 되고 현재 시점에서 세울 수 있는 가설은 어떠한지 등에 대한 충분한 검토가 필요합니다.

다.  Project 기획서
기획서를 작성하는 방식에는 여러 가지 방법이 있지만 보통 목적, 개요, 세부내용, 기대효과, 위험요소, 일정, 인원, 예산 등은 기본적으로 기입 합니다. 기획서에는 기획배경, 내용, 기대효과가 뚜렷하게 나타나도록 하며, 각 항목의 상관 관계가 명확해야 합니다.

라.  Project 팀 구성
팀 구성에 있어 구성원들간의 균형과 서로간에 부족한 부분을 채워줄 수 있는 재능 있는 인재를 찾는 것이 중요합니다.
그리고 팀장이 프로젝트 진행 중에 팀원들의 말에 귀 기울이고 활발한 커뮤니케이션을 가지는 것 또한 프로젝트를 성공시키기 위한 중요한 역할 중에 하나입니다.

마.  Project 예산안
예산안 작성은 프로젝트를 관리하는 것 중의 하나로 시간과 비용 측면에서 목표에 어떤 변화를 가져 올지를 예측하게 하는 중요한 부분 입니다. 앞날의 비용을 정확하게 예측하는 것은 쉽지 않은 부분이지만 프로젝트의 이해관계자의 생각의 범위 한도 내에서 최대 예산 비용과 최소 예산 비용을 측정해 보는 것이 좋습니다.

바.  Project 일정표
프로젝트 일정표는 프로젝트 계획단계에서 가장 중요한 부분이며, 프로젝트의 큰 그림을 보기 위한 일정표 입니다.
프로젝트 일정을 수립하기 위해서는 먼저 일간이나 주간 등 시간요소를 동일하게 적고, 실제 업무 담당자와 함께 일정을 세워야 합니다. 그리고 목표 기일을 세울 때는 초과 기일에 대한 부분도 고려하여 수립해야 하며 일정에 차질이 생길 수도 있는 요소도 생각하여 프로젝트의 기한의 오차범위를 최대한 줄여야 합니다.

가.  Project 진행사항 점검
프로젝트 진행사항은 본격적인 프로젝트 실행단계에서 매우 중요하게 사용됩니다. 계획한 프로젝트 일정과 진행사항이 그대로 진행이 되고 있는지 체크되어야 하며 이러한 상황을 파악해 두면 진행과정에서 발생할 수 있는 변수나 변경사항에 대한 판단 및 대응에 도움이 되며 시간관리 등을 체크 할 수 있습니다.

나.  Project 진행보고
프로젝트 진행과정을 보고하는 중간 보고는 계획대비 진행과정, 변경사항, 프로젝트 진행 시 위험요소들에 대해 클라이언트나 스폰서에게 설명하기 이전에 명확히 정리 할 수 있도록 하는데 큰 도움이 됩니다.  프로젝트를 진행하면서 해당 기간 내 진행상황, 달성 및 해결 여부를 작성하고, 발생하는 사소한 문제나 변경사항에 대한 조치와 대안을 최대한 명확히 기록으로 남을 수 있도록 해야 합니다.

다.  Project 회의기록
프로젝트를 진행하면서 일어나는 안건들의 대한 회의, 미팅, 브리핑을 기록할 수 있는 회의기록이 필요합니다.  회의 진행에 따라 토의 내용과 발언자를 기록하고 이후 해당 토의 내용에 따른 의견이나 해결방안, 결론을 정리해서 기록을 합니다.
이렇게 결정된 사항에 대한 증거서류가 되므로 정확하고 꼼꼼하게 작성 하도록 합니다.