매거진
효율적인 일정·시간관리 어떻게 할까요?
일정·시간관리는 사업이나 업무에 있어서 매우 중요합니다. 똑같은 하루 안에서 같은 업무를 하더라도 어떻게 시간관리를 하는가에 따라서 누군가는 일을 다하고도 여유가 생기지만 누군가는 부족하다고 느낄 수 있는데요.
'타임푸어'
일에 쫓겨 시간적인 여유를 갖지 못하는 사람일 뜻하는 말.
이렇듯 일정관리가 어긋나면 업무효율이 줄어들고 일이 끝나는 시간이 길어지는 만큼 시간적인 여유를 가지지 못하는 악순환이 반복되게 됩니다. 그렇다면, 보다 효율적인 일정·시간관리 어떻게 하면 좋을까요?
■ 우선 순위 설정
모든 일에는 우선 순위가 있습니다. 기본적으로 먼저 발생한 일은 나중에 발생한 일보다 우선적으로 처리해야 하며 또한 사안이 중요하고 급한일은 특별히 우선순위를 보다 앞에 둘 필요가 있는데요. 이처럼 자신이 해야할일을 확인하고 이중에서 우선순위를 설정하여 그대로 업무를 진행한다면 일이 뒤죽박죽 되지 않고 원만한 처리가 가능해집니다.
■ 데드라인 설정
마감시간을 뜻하는 데드라인은 어떠한 일을 이 시간까지 반드시 마쳐야 한다는 의미인데요. 약속된 데드라인보다는 조금 여유롭게 마감을 잡는 것이 현명합니다. 더불어 본인 스스로 마지막까지 미루었다 데드라인에 맞추는 버릇을 고쳐나가야 하는데요. 마감보다 넉넉하게 일을 끝낸 뒤 수정사항까지 꼼꼼히 확인해 본다면 일에서도 실수가 없고 일이 끝난 후 본인의 시간도 가질 수 있는 진정한 워라밸을 실현할 수 있습니다.
■ 일정을 시각화 하라
가장 대표적으로 다이어리에 오늘의 할일을 체크리스트로 기록하거나 달력에 월별 일정의 시작과 종료를 표시하고 특별할 일정엔 별도의 체크를 하는 것이 일정을 시각화 하는 것인데요.
이는 달력이나 다이어리를 예쁘게 꾸미자는 의미도 아니고 바쁘지만 체계적으로 일하고 있다는 티를 내기 위해서 하는 것이 아닙니다. 일정을 시각화하는 이유는 바로 '확인'에 있습니다. 본인이 무슨일을 해야하고 언제까지 해야 하고 먼저 해야하는지를 꼼꼼하게 그리고 그때그때 체크하는 위해 일정을 시각화하는 것입니다.
이러한 시각화는 본인이 업무하는 공간에서 고개만 돌리면 언제나 확인할 수 있는 공간에 두는것이 좋고 적어도 본인만큼은 확실히 알아볼 수 있는 방식으로 기록해 두는 것이 좋습니다.
■ 가끔은 내맘대로
일정·시간관리의 가장 중요한 요소는 계획입니다. 할일을 정하고 시간을 정해 자신의 하루, 일주일, 한달을 계획하는 것이 일정·시간관리의 성공 요소라고 볼 수 있습니다. 하지만, 인간은 반복적이고 변화없음에 지치고 의욕을 잃게 됩니다. 자신의 의지나 의욕자체가 이미 땅바닥으로 떨어져 있다면 아무리 꼼꼼하게 세워놓인 계획이라해도 실행할 수 없는데요.
그렇기 때문에, 갑작스럽게 불확실한 시간이나 공간을 활용해 원래 본인이 계획한 업무가 아닌 다른 업무를 처리한다거나 일의 순서를 마음이 가는 대로 바꿔보는 것도 이러한 반복성을 깨고 효율성을 높여주는 또하나의 방법이 될 수 있습니다.
