직장생활을 하다 보면 회의를 정말 많이 하게 되죠. 회의 후에는 회의내용을 정리하고 보고하는 회의록 작성을 해야 합니다. 회의록을 작성하기 위해서는 회의 시간에 회의 내용을 메모하고 기록하는 것이 우선돼야 하는데요. 이때 일상처럼 들고 다니는 다이어리를 활용한다면 효율적으로 회의록을 작성할 수 있습니다!

효율적인 회의 진행을 위한 회의 체크리스트!

 본회의에 참석하기에 앞서 효율적인 회의 진행을 위해 챙겨야 할 것들을 미리 다이어리에 체크리스트화 하는 것이 좋습니다. 회의하다 보면 여러 안건과 의견들이 오가기 때문에 필수적으로 챙겨야 하는 항목들을 놓칠 수 있기 때문입니다. 회의, 나아가 회의록 작성을 위해 챙겨야 할 회의 체크리스트로는 회의 필수항목, 회의정보, 회의 전 준비사항, 회의실 점검이 있으며 세부 항목은 아래와 같습니다.

※ 2018 비즈폼 다이어리에서는 ‘위클리 페이지 오른쪽의 라인 노트’나 다이어리 맨 뒷장의 ‘프리 노트’를 활용하는 것을 추천드려요~! 

회의주제별 회의록 메모 TIP

 회의록은 회의 전 구성을 마치고 작성을 시작하여 반나절 안에 완성해 그날 공유하는 것이 최고의 회의록이 됩니다. 회의 기록자일지라도 질문도 적극적으로 하며 참여해야 기억하기가 쉬운데요. 기록 담당자라 적기만 한다면 놓치기 쉽고, 요약이 어렵거나 필기 속도가 느리다면 스마트폰으로 녹음을 하는 것도 한 가지 방법입니다.

 회의록은 회의 내용에 따라 작성하는 항목이 조금씩 차이가 있기는 하지만, 기본적으로 작성되어야 할 항목은 같습니다. 따라서 필수 항목을 미리 다이어리에 메모해두고 회의 진행 시 체크하는 것이 좋은데요. 회의록 작성에 있어 기본적으로 작성되어야 하는 항목들은 아래와 같습니다.

전략 회의를 위한 다이어리 메모 TIP

 회사에서는 분기별 프로젝트별, 업무별로 전략 회의가 진행됩니다. 전략은 문제 해결이나 과제 수행을 위해 체계적이고 효율적으로 진행하기 위해서 수립하는데요. 전략 회의 역시 이와 같은 맥락에 이루어집니다.

결론을 도출하는 과정에서 우선순위를 정확히 파악하지 못하여 효율적인 업무 진행이 되지 않을 경우, 도출된 결론이나 사항에 우선순위를 정하고 업무 분담 담당자를 선정하는 것은 신속하고 효율적으로 업무를 진행할 수 있는 한 가지 방법인데요.

 전략회의 시 우선순위를 정하고 각 업무 분담 담당자를 정하는 것은 회의 내용에 핵심이라고 볼 수 있습니다. 또한 타 부서에 협조할 사항이 있을 경우 부서별로 메모하여 해당 부서에 신속하게 협조할 수 있도록 하여야 합니다.

- 핵심 메모 목록

우선순위, 업무 분담 담당자, 타부서 협조 요청사항, 중간 점검(다음 회의 )일자 선정

[회의 결론 우선순위 지표]

우선순위 1: 시급하며 중요한 일

우선순위 2: 중요하지만 급하지는 않은 일

우선순위 3: 시급하지만 중요하진 않은 일

우선순위 4: 시급하지도 중요하지도 않은 일

다이어리 활용 예시)

 

프로젝트 일정 편성 회의를 위한 다이어리 메모 TIP

 프로젝트 진행 시 일정 공유가 되지 않아 계획에 차질이 생기는 것을 막기 위해서는 팀별 일정 조율 및 공유를 통해 효율적으로 프로젝트를 관리하는 것이 필요합니다. 이때 부서별 일정관리는 프로젝트 진행에 있어 가장 중요한 부분이라고 할 수 있습니다. 부서별로 나누어 현재 진행되고 있는 프로젝트 상황 또는 추후 일정 사항을 정리하여 표시하도록 해야 합니다.

 회의록을 작성할 때에는 큰 타이틀별로 나누어 세부내용을 작성하기 때문에 다이어리 메모 시에도 이에 맞추어 작성하는 것이 좋습니다.

- 핵심 메모 목록

전체 일정, 마감 기한, 부서별 업무와 일정

다이어리 활용 예시)