보고는 진행하고 있는 업무의 진행을 상급자에게 알리기 위해 필요합니다.

다양한 형태의 보고가 존재하며, 크게 서면 보고와 구두 보고로 나눌 수 있습니다.

보고는 정보와 분석이 들어간 표준적인 보고와 본인의 의견이 들어간 심화적인 보고가 있습니다. 본인의 의견이 들어간 보고의 경우, 최대한 객관성을 유지할 수 있도록 노력하는 것이 중요합니다.

구두보고

구두보고는 일반적으로 서면보고 전의 가벼운 보고 사항을 상급자에게 전달하는 것을 말합니다. 보고를 받기 전, 돌발적인 변수, 프로젝트의 변동사항, 상급자가 알아야 할 업무의 진행사항 등을 주된 내용으로 보고해야 합니다.

신속성

구두보고는 특수한 변동사항이나 꼭 알고 있어야 하는 사항에 대한 내용을 간단하게 전하여 상급자에게 인지시키는데요. 변동사항이 생겼을 때, 신속하게 상급자에게 알리는 것이 좋습니다. 

변수가 생긴 업무에 대해 신속한 보고를 하면 문제점을 바로 잡고 개선하는데 큰 도움을 주기 때문입니다.

중간체크

업무의 마무리 전, 진행사항을 간단하게 상급자에게 보고하는 개념으로 회의나 보고서를 받기 전, 기본적으로 알아두어야 할 사항에 대해 구두로 보고하는 것이 좋습니다.

중간보고는 어떠한 형태의 보고이든 중요한 과정 중 하나입니다. 중간보고를 통해 상급자와의 업무에 대한 방향성을 확인해볼 수 있으며, 상급자에게 업무 진행률에 대한 확인을 할 수 있는 과정이라고 할 수 있습니다.

정보

구두보고가 중요한 것은 진행사항, 특수사항에 대한 간단한 브리핑을 통해 상급자와 업무의 방향성을 다시 잡을 수 있다고 앞서 언급했습니다.

필수적으로 들어가야 할 내용은 업무의 마감일, 업무의 주요내용, 업무 진행률(%), 예상시기보다 늦어진 업무, 늦어지게 된 이유(특이사항) 등 상급자가 인지하고 있어야 할 내용을 중심으로 작성해야 합니다.

만약 업무를 진행하는 데 문제가 있다면 문제에 대한 해결책을 준비하는 것이 바람직합니다. 정보와 일정만 나열하거나, 대책이 마련되지 않은 보고는 업무에 대한 브리핑 수준이기 때문인데요. 업무가 늦어지게 된 상황일 때는 그에 대한 대비, 해결책, 일정을 따로 구상하여 상급자에게 보고한 후, 상급자와 의논 후 업무를 다시 진행하는 것이 좋습니다.

서면보고

일반적으로 보고서를 통한 보고를 일컫습니다. 보고서를 쓰는 사람의 입장에서 업무의 마침표라고 할 수 있는데요. 업무의 진행과정을 문서를 통해 작성하여 상급자, 의사결정권자가 확인할 수 있도록 작성하는 것이 중요합니다.

작성이 잘된 보고서는 한 장으로 된 보고서라고 하는데요. 상급자가 알아야 할 사항에 대해 작성하되, 한 장으로 축약하여 보고서의 내용을 파악할 수 있는 것이 중요합니다.

물론, 한 장짜리의 보고서가 아니더라도 프로젝트의 일정, 과정, 특이사항 등을 정리하여 작성하는 것이 좋습니다.

보고서 작성방법 바로가기

이메일보고

이메일은 주로 사내보다 회사 외부로 발송하여 업무에 대해 보고, 전달사항을 전달했다는 사실을 기록으로 남기는 용도로 사용합니다.

메신저 등의 매체로 인해 이메일로 보고하는 문화는 점차 줄어드는 추세입니다. 그럼에도 불구하고 사내메일 등을 통해 업무를 진행하는 기업도 있기 때문에 이메일에 대한 작성방법을 숙지하고 있는 것이 좋습니다. 

이메일 보고는 직장생활에서 중요한 부분을 차지하는데요. 사내, 팀 내부에서 진행하는 프로젝트에 대해 확인할 수 있으며, 회사 내부의 규칙에 맞게 작성하는 법을 인지하고 있는 것이 중요합니다. 이메일의 일정한 형식을 갖추는 것은 과거 업무, 찾고자 하는 업무의 내용을 찾는 시간을 줄이기 위함인데요.

사내 이메일뿐만 아니라 외부로 발송하는 이메일 또한 업무에 관련된 제목, 내용으로 작성하는 것이 중요합니다.

이메일 작성법 A to Z

이메일은 제목, 본문(업무내용), 첨부파일, 수신자 등을 잘 체크하고 발송해야 합니다. 한 번 발송되면 되돌릴 수 없기 때문인데요.

가령 제목을 고민하다 작성하지 않고 (제목없음)으로 발송하던지, 첨부파일을 추가하지 않거나, 수신자의 이메일 주소를 틀리게 작성하여 발송하는 경우가 있습니다.

보고서를 작성하고 첨삭이나 한 번 더 내용을 검토하듯 이메일도 이러한 특이사항을 검토하고 발송해야 합니다.

이메일의 제목은 업무와 관련된 제목으로 작성하는 것이 좋은데요. 회사이름, 담당자, 이메일에 작성된 업무내용의 핵심의 순으로 작성되는 것이 좋습니다.

Ex)비즈폼_수구레사원_스카이워치 관련 미팅 회의록

이메일의 본문의 시작은 인사말입니다. 일반적으로 어떤 말을 해야 좋을 지 고민하는데요. 간단한 인사말을 건네고 어떤 용무로 메일을 보냈는지에 대한 간략한 설명을 적습니다.

참조파일의 경우 ‘회의록.doc’와 같은 제목은 지양해야 합니다.

상대방이 파일의 제목만으로 어떤 업무의 내용인지 확인할 수 있는 것이 중요한데요.

‘20230125_스카이워치 미팅 회의록.doc’과 같이 날짜와 어떤 내용이 들어가 있는 파일인지 확인할 수 있도록 하여 첨부해야 합니다.

본문의 마지막에는 회신의 여부를 요구하는 형태를 추가하는 것이 좋은데요.

메일의 회신여부가 급할 때는 본문에 대한 문의사항이나 의논이 필요할 때 상대방에게 연락 받을 수 있도록 본인이나 담당자의 연락처 혹은 메신저를 기재하는 것이 효율적으로 업무를 진행할 수 있는 방법입니다. 또한 수신인의 연락처를 알고 있다면 연락처를 통해 메일을 발송했다는 사실을 알리는 것이 좋습니다.

역으로, 본인이 상대방으로부터 메일을 받았을 때도, 당장 회신이 불가능할 때에는 기한을 정해 언제까지 회신을 준다고 알리는 것이 좋습니다.