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 한 회사에서 여러 사업장을 가지고 있는 경우 본사에서 모든 현금거래를 관리하고 통제하기란 어렵습니다. 지사에서도 각종 공과금을 내거나 소모품 구입, 물품대급 지급 등의 여러 가지 이유로 현금지출 비용이 발생하기 때문입니다. 그렇기 때문에 ‘전도금’이라는 것을 통해 현장 운영경비 등을 지급하게 되는데요.

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 이번 매거진에서는 전도금과 전도금 정산서에 대해 알아보도록 하겠습니다.

◈ 전도금이란?

 전도금이란, 보통 회사의 사업장이 여러 개 있을 때 본사에서 사업장의 운영을 위하여 사업장에 보내주는 경비를 뜻하는데요. 회사가 업무와 관련하여 지출금액을 확정하기 어려울 때 미리 일정 기간 발생할 비용을 예상한 후에 돈을 미리 지급한 후 나중에 사용내역을 정산하는 계정을 말합니다.

 업무와 관련한 경비를 먼저 지급하는 경우 그 계정과목이 확정되기 전이기 때문에 가지급금으로 처리하는 경우도 있지만, 법인세 결산시 업무와 무관한 가지급금에 대한 인정이자를 계산해야 하기 때문에 전도금 회계처리 시 주의해야 합니다.

◈ 전도금이 쓰이는 경우

 일반적으로 회사에서 전도금은 다음과 같은 경우에 사용됩니다.

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1. 각종 공과금, 소모품 구입비, 식대 등 사무실 운영과 관련하여 소액의 경비를 지출 시 일정 금액을 해당 직원에게 먼저 지급한 후 나중에 영수증을 첨부하여 정산하는 경우.

2. 업무상의 교통비, 출장비 등 기타 업무 수행상 필요한 경비를 먼저 지급받고 나중에 정산하는 경우.

3. 회사 내에서 부서별로 업무에 필요한 경비에 대한 신속한 집행을 위하여 소액현금제도를 두고 있을 시 그 경비를 나중에 영수증을 첨부하여 정산하는 경우.

4. 일용직 간식비, 잡자재, 숙박비 등 건설현장에서 현장 운영과 관련하여 지출되는 각종 경비를 현장 직원에게 선지급하고 나중에 정산하는 경우.

◈ 전도금과 가지급금의 차이

 전도금과 가지급금의 차이는 해당 금액의 업무관련성에 있습니다. 전도금의 경우에는 회사 업무와 관련하여 현금이 지급되었지만 아직 해당 금액의 성격 및 금액이 확정되지 않은 금액입니다. 반면 가지급금이란 회사가 회사의 특수관계자에게 임시로 대여한 금액을 말합니다. 일반적으로 대표이사나 직원들이게 일시적으로 빌려주거나, 출장비용 선지급 시에 처리하는 계정과목입니다.

 전도금과 가지급금은 세법상 취급에서도 분명하게 구분이 되는데요. 법인세법상 가지급금의 경우 연말 법인세 신고 시 인정이자를 계산하도록 규정하고 있습니다. 또한 해당 법인에 이자비용이 있을 시 지급이자 손금 불산입규정이 적용되어 세법상 불이익을 받게 됩니다. 하지만 전도금에 대해서는 이러한 규정이 따로 없습니다.

◈ 전도금 정산서

 일반적으로 전도금에 대한 증빙관리 방식으로는 전도금 지출 후 관련 영수증 등을 첨부하여 추후 정산하는 ‘전도금 정산방식’을 사용합니다. 전도금 정산서란, 이때 전도금 수령 및 정산내역을 기록한 문서를 말합니다.

 전도금 정산서는 일반적으로 ‘전표 No, 전도금 수령 내역, 정산내역, 날짜, 담당자 소속, 담당자 성명’ 등의 항목으로 구성되어 있습니다.

◈ 전도금 정산서 작성방법

• 전도금 수령 일자를 기록합니다.
• 전도금 지급 관련 항목과 내용을 분명하게 작성합니다.
• 전도금에 대한 자금 지출내역을 기록하고 나머지 정산금액, 미사용 입금액, 초과지출액, 미정산 지출액 등을 정확하게 기재합니다.
• 영수증과 같이 전도금 정산과 관련한 증빙 서류들을 함께 보관합니다.

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