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날이 좋아서 어디론 가 떠나고 싶은 이 때! 직장인들의 유일한 회사 탈출은 외근이나 출장입니다. 출장은 근무의 연장선상이기 때문에 회사를 벗어났다고 해서 직장에서 해방된 것은 아닙니다. 또한 출장을 다녀오면 으레 출장보고서를 작성해야 합니다.

출장을 다녀온 담당자는 출장 후 어떤 업무가 진행되었는지 종합하여 결과를 보고하여야 합니다. 이 때 출장보고서에 작성되어야 하는 내용은 출장장소와 목적, 업무결과, 지출된 경비 등 이고, 상사에게 보고하는 문서이기 때문에 한눈에 파악할 수 있도록 작성되어야 합니다.

· 출장보고서에는 소속 팀, 직급, 성명, 작성일자, 동행자, 출장지, 출장기간, 출장목적, 출장보고내용, 출장경비 등이 기재되어야 합니다.

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· 출장보고서에 업무 관련자료 및 사진을 함께 첨부하여 상세히 기재합니다.

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· 출장 후에는 출장 시 사용하였던 경비 명세서 등을 첨부하여 보고 및 정산하여야 합니다. 

출장보고서의 종류

출장보고서는 단기간 출장보고서와 장기간 출장보고서로 구분됩니다. 기간을 나누는 기준은 단기간 출장 보고서는 1주일 이내, 장기간의 출장 보고서는 1주일 이상 2주일, 1개월, 6개월 입니다.

출장 보고서를 작성할 때는 출장의 목적한 바를 달성했는지, 아니면 상대방이나 현지의 사정에 의해 목적을 달성하지 못했는지, 그 결과에 중점을 두어야 하고, 출장 목적의 달성 여부를 업무 수행의 경로에 따라 정리하는 것이 바람직합니다.

출장보고서 작성법

장 · 단기 출장 보고서 모두 출장 지역, 출장 목적, 출장지, 출장 기간, 업무 내용, 현황, 의견 등 출장보고서 양식에 맞추어 작성하면 됩니다.

단기 출장 보고서는 업무 수행 과정에서 일어난 일들을 수시로 메모해 두었다가 수행의 경로를 중심으로 작성하여 출장 보고서에 반영하는 것이 원칙이며 작성할 때는 객관적인 입장에서 사실을 중심으로 기재해야 합니다. 또한 단기 출장은 여비와 경비 정산서의 성격이 강하며, 명확한 목적과 성과를 요구하는 경우가 많지 않기 때문에 새롭게 알게 된 각종 정보를 중심으로 작성하면 좋습니다.

장기 출장 보고서는 방문한 곳과 출장의 목적을 중심으로 기재하되, 출장 동안의 진행 상황을 기록하는 것 외에 성과를 중심으로 작성해서 제출합니다. 성과와 성과에 이르게 된 과정, 원인과 이유 등을 정확하게 기재해야 하고, 자신의 견해를 기재할 때는 결과에 대한 문제점, 대응 전략 등을 분석한 후 기재하는 것이 좋습니다.