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발주서란 무엇인가요?

발주는 어떠한 물건을 보내 달라고 주문을 한다는 뜻입니다.

예를 들어 공사현장에서 필요한 시공자재들을 자재공장에 필요한 수량만큼 보내 달라고 요청하는 것이 발주인데, 이러한 발주를 요청할 때 그에 대한 내용을 적어 거래처로 보내는 문서가 발주서 입니다.

거래처에서는 해당 발주서를 수신받아 확인한 후 수주받은 만큼의 물량을 발주처로 보내어 서로 필요한 거래를 하게 되는 것입니다.

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발주서 작성방법

 발주서를 작성하실 때에는 먼저 발주처와 수주처에 대한 사항을 작성합니다. 

그리고 본 내용인 발주내용에 관한 납품사항을 기재합니다.

발주서를 작성할 때 가장 중요한 것이 납품사항 기입 시 글자 하나 혹은 숫자 하나, 소수점 하나 잘못 표시해 주문이 잘못 들어가게 되면 이는 고스란히 되돌릴 수 없는 손해로 남기 때문에 특별히 주의해야 합니다.

물품명, 물품의 규격, 수량, 단위, 단가, 총액을 입력한 뒤 빠진 것이 없는지 꼼꼼히 확인 또 확인해야 하고, 발주 시 따로 요청할 사항이나 특이사항은 따로 기재해 발주하며 발주서 수신 후 해당사항을 담당자가 확인했는지에 대해서 따로 체크를 하는 것이 좋습니다.

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발주서 엑셀양식의 장점

한글문서로 된 발주서는 발주내용을 작성한 뒤 수량과 금액을 일일이 계산해야 하는 번거로움이 있지만 엑셀 자동화 양식은 자동계산이 되기 때문에 이러한 불편함을 줄일 수 있습니다.

그리고 엑셀파일 하나로 이전의 발주내용을 한번에 관리할 수 있어 더욱 효율적인 업무가 가능합니다.

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발주서의 문서제목을 기재하여 저장하면 문서보관목록에 저장이되며 불러오기를 통해 이전의 발주내용을 쉽게 찾아 보실 수 있습니다.