오늘날의 주주총회란?
원래 주주총회란 기업의 중요한 안건 및 의사를 결정하는 최고의사결정기관이지만, 오늘날 실제 기업현장에서는 형식적인 모양만 을 갖추고 있다고 봐도 무방할 정도입니다. 주주가 주주총회에 참석하지 않아도 의결권을 인정받는 제도인 '쉐도우보팅(shadow voting)' 제도는 의결 정족수 미달로 주주총회 자체가 무산되는 일을 막기 위해 도입되었으나, 이를 악용하는 부작용때문에 2015년도 폐지 되었으며, 그 이후 적극적인 주주 총회 활성화를 위해 전자 투표제, 전자문서제 도입 등의 다양한 방법이 거론되고 있으나 널리 보급되기 위해서는 시간이 더욱 필요할 것으로 보입니다.
주식회사가 가져야 할 기관 3가지
- 의사결정기관인 주주총회
- 업무를 집행하고 대표하는 기관인 이사회
- 관리감독의 역할을 하는 감시
주주총회의 진행 순서와 필요한 서식
1. 이사회 결의
주주총회가 개최되기 위해서는 우선 이사회를 소집해야 합니다. 이사회는 주식회사의 업무집행에 관한 의사를 결정하기 위하여 필요에 따라 소집되는 회의체를 말하며, 의사 결정의 권한을 가지게 됩니다. 소집된 이사회에서 주주총회의 안건과 장소, 일정을 정해야 합니다.
2. 주주총회 개최 통지
이사회를 통해 결정된 주주총회의 안건과 장소, 시간 등의 내용을 서면으로 작성하여 최소 2주 전에 발송을 해야 합니다. 전화나 문자메시지 등은 유효하지 않으며 반드시 서면으로 통지 해야하는 점을 유의해야합니다. 또한 직접 참석이 어려울 경우를 대비하여 위임장을 동봉하여 발송합니다.
주주총회 위임장 주의 사항
주주총회에 참석할 수 없어서 위임장으로 의결 권한을 대신할 경우 FAX등으로 발송 시 ‘사본 '처리 되어 그 권한이 무효처리 될 수도 있으므로, 통지문을 서면으로 받은 것과 같이 우편 등을 이용하여 반드시 원본 발송하도록 하는 것이 중요합니다.
또한, 주주총회에 대리인이 위임장을 가지고 출석을 하였어도 위임장을 제출하지 않으면 의결권수에 산입되지 않으므로, 대리인에게도 각별한 주의가 필요합니다.
3. 주주총회 개최 및 의결
주주명부를 반드시 확인하고 식순대로 진행합니다. 결산이 종료된 뒤 진행되는 정기 주주총회의 경우 반드시 결산보고, 손익계산서 등의 보고가 이루어 져야하며, 대부분 정해진 순서대로 의안을 상정하고 최종 결의 합니다. 회의 순서 자료와 주주 명부, 회의록과 의사록 등 필수로 준비 해야하는 서식을 빠뜨리지 않도록 준비 합니다.
PPT 자료가 필요하세요?
PPT 자료를 활용하여 주주들에게 내용을 알려줄 경우 그래프나 표로 정리하면 보다 쉽게 이해를 도울 수 있습니다.
4. 주주총회 폐회 및 인증/ 공고
주주총회를 마치고 의결사항을 정리하여 의사록을 작성합니다. 중요 결의 사항(등기가 필요한 것)이 있을 경우 공증을 받아야 하며, 그렇지 않을 경우라 하여도 인감 날인하여 보관하여야 합니다. 회사 내에 총회 결의 결과를 공고 해두기도 하고, 배당자료를 서면으로 통보 하기도 합니다. 회의 결과에 따라 적절한 서식을 사용하도록 합니다.
Q . 주주총회 결과 공증 꼭 받아야하나요?
A . 주주총회 결의 결과 법원에 등기할 내용이 없다면 공증을 받을 필요가 없습니다.
주주총회에 참석할 수 없어서 위임장으로 의결 권한을 대신할 경우 FAX등으로 발송 시 ‘사본 '처리 되어 그 권한이 무효처리 될 수도 있으므로, 통지문을 서면으로 받은 것과 같이 우편 등을 이용하여 반드시 원본 발송하도록 하는 것이 중요합니다.
또한, 주주총회에 대리인이 위임장을 가지고 출석을 하였어도 위임장을 제출하지 않으면 의결권수에 산입되지 않으므로, 대리인에게도 각별한 주의가 필요합니다.
Q . 공증 시 필요한 서류는 무엇이 있나요?
A . 공증을 진행하는 사무실마다 필요로 하는 서류가 조금씩 상이할 수 있으므로 거래를 하는 법무 사무실에 문의 하는 것이 가장 좋습니다.
대부분 요구 하는 서류는 다음과 같으므로 주주총회 개최 전 확인을 한번 해보는것도 좋을 것 같습니다.
1. 진술서
2. 확인서 (회의 의장 작성 및 날인)
3. 주주명부
4. 법인등기부등본 : 3개월 이내 발급받은 것
5. 현 정관 사본
6. 위임장
7. 주주 및 이사 개인 인감 증명서
8. 법인 인감증명서
9. 주주총회의사록 원본
10. 주주총회 소집 통보서
11. 대리인 신분증/도장
