Q> 사장님이 영수증을 주시면서 지출결의서를 쓰라고 했는데요. 지출결의서에 영수증을 붙여서 결제를 받아야 하나요? 그리고 출금전표도 써야하는지 궁금합니다.

A> 지출결의서를 처음 작성해보시는 듯 한데 그럼 지출결의서의 의미부터 파악하시는게 먼저겠죠.

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◐ 지출결의서란?

지출결의서란 소규모기업이 업무 간소화를 위해 전표를 발행하지 않고 지출에 관한 내용 및 증빙 서류만을 보관하기 위해 작성하는 것입니다. 참고로, 매출대금 회수 및 금액이 큰 중요지출에 대해선 사장 또는 업무총괄자가 집행 및 관리를 하고 사무실의 일반경비 지출에 대해서는 경리담당자가 관리자의 결재를 얻기 위해 지출결의서를 사용하는 것이죠. 

◐ 영수증 첨부·출금전표 작성여부

각종 경비지출 후 지출결의서 뒷면에 영수증 등을 첨부하여 보관해야 하고요,

′지출결의′ 말 그대로 어떠어떠한 사유로 얼마가 지출될 예정 혹은 지출되었다하는 보고서와 같은 것이기 때문에 회사 방침상 전표를 작성하지 않고 간단히 지출결의서로만 정리한다고 해도 분개만 확실하게 한다면 문제시 될 것은 없어요. 따로 출금전표를 작성하지 않아도 된다는 말입니다.

물론,  원칙적으로는 기업회계에서 전표를 써야 합니다. 출금전표 , 입금전표 등을 작성해야 입출내역이 일목요연하게 정리되고 나중에 찾아볼 일 있을 때에도 훨씬 용이하니까요. 이건 경리 담당자가 유연하게 판단하셔서 처리해야할 부분인 것 같아요. 완벽하게 업무 처리를 하고 싶으시면 출금전표를 작성하시라고 권하고 싶네요.

일단, 지금 제출할 것은 (영수증 첨부된)지출결의서만으로도 충분합니다.

◐ 지출결의서 작성방법

발안란 - 물품대금 등을 결재하기 위하여 결정한 날을 말하며, 특별한 의미가 없으므로 통상 기재하지 않습니다. 

결재란 - 물품대금 등을 결재하기 위하여 관리자의 승인을 받는 날을 기재합니다. 

지출란 - 물품대금 등을 실제 결재한 날짜를 기록합니다.

​계정과목란 - 유사한 성격의 지출항목을 요약하여 통일된 용어로 축약 한 것을 계정과목이라 합니다.
적요란 - 지출에 대한 내역을 간략하게 기록합니다.
금액란 - 지출금액을 기록합니다.

영수자란 - 대금을 지급받는 자로부터 돈을 지급하였다는 사실을 증명하기 위하여 영수자의 성명 및 날인을 받아둡니다. 이렇게 하면, 입금표를 받은 것과 동일한 효력이 있습니다.