초청장서류


요약
특정한 주제에 따른 행사나 모임을 개최하는 경우 초청하는 문서.

서식 구성항목
제목, 내용, 일시, 장소

내용
초청장은 특정한 주제에 따른 행사나 모임을 개최하는 경우 초청하는 내용을 담은 문서로서 각종 기념식 혹은 공적 행사 또는 사적인 행사 등에 다양한 목적으로 초청하는 서류를 말한다.
초청장 서류는 단순히 행사 초청에 따른 사실을 전달하려는 안내장의 성격보다는 발신자가 주관하는 특정 행사에 참석을 요청하는 내용을 격식과 예의를 갖추어 표현한 것이다.
그리고 고마움의 의미로 손님을 초대한다는 뜻을 내포하고 있으므로 수신인에 대한 감사의 의미와 예의를 표하는 것이 좋다.
또한, 참석을 강요하는듯하거나 홍보성이 짙은 초대장은 오히려 받는 이에게 반감을 줄 수 있으므로 주의해서 작성해야 한다.

작성팁
- 수신자가 내용을 어려움 없이 파악할 수 있도록 육하원칙에 맞춰 기재하되 간결하고 정확하게 작성해야 한다.
- 상대방을 손님으로서 초대하는 것이므로 최대한 예의를 갖추어 정중하게 작성해야 한다.
- 약도나 교통 편, 주차장 유무 등을 포함하여 작성하는 것이 좋고 참석 여부를 통보할 수 있도록 담당자의 연락처를 표기해두는 것이 좋다.
- 수신자의 참석 여부, 스케줄 조정 등 예상치 못한 문제를 대비하여 늦어도 행사 1주일 전에는 초대장이 수신자에게 도달할 수 있어야 한다.

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