공연기획서는 그 용도와 목적에 따라 구성이나 강조점이 달라질 수 있습니다. 누구를 대상으로, 어떤 목적으로 작성하느냐에 따라, 내부 기안 및 PT용 기획서, 보도자료 등 외부 홍보용 기획서, 스폰서 및 투자유치를 위한 기획서 등으로 구분될 수 있습니다.

내부 기안 및 PT용이라면 수행능력을 자신 있게 표현하는 것이 중요합니다. 실무진행을 염두에 두고 실행계획과 일정을 자세하게 제시해야 할 것입니다. 외부 홍보용이라면 공연의 컨셉과 특징, 차별화 전략 등 그 공연만의 무엇, 즉 포인트를 잘 짚어내고 강조해야 합니다. 다음으로 가장 신경을 많이 써서 작성해야 할 투자제안서 형식의 기획서가 있습니다. 투자제안서에는 서로 무엇을 주고 무엇을 받을 수 있는지가 특히 명확해야 합니다. 예상관객수와 홍보계획, 손익분석과 수익배분안 등이 구체적으로 제시되어야 상대방이 판단할 수 있는 근거를 얻게 됩니다.

공연기획서는 파워포인트로 많이 작성되는데, 비주얼 이미지를 강조할 수 있고 객체 삽입과 편집이 자유로워 프리젠테이션하기가 쉽기 때문입니다.  

기획서의 분량은 파워포인트 문서로 보통 20-30장 정도입니다.

(항목이 대개 10-20개 정도)

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문체는 간결하고 쉬운 표현들을 사용합니다. 장문이나 만연체를 사용하면 독자가 지루해집니다. 제목과 카피도 참신하게 써야 합니다. 각 페이지의 레이아웃이나 글씨체도 일관되게 유지해야 합니다. 관련 사진이나 이미지, 칼라를 적절히 이용하는 세련된 디자인 감각도 기획서의 수준을 높여줄 것입니다.

공연기획서의 구성은 앞서 언급한 기획서의 용도에 따라서도 달라질 수 있지만 공연의 장르에도 영향을 받습니다. 라이브 콘서트, 뮤지컬, 지역축제, 이벤트행사 등은 각기 다른 순서로 기획서가 구성될 것입니다.

아래는 자세한 공연기획서 작성 순서입니다.

1) 표지 : 공연제목과 공연을 소개하는 카피로 구성되고 (주로 하단에) 공연기획사 이름과 연락처 등 작성자 정보가 들어있다. 

2) 목차 : 기획서 전체를 개괄하고 기획서의 진행을 예상할 수 있도록 목차를 적어두는 것이 좋다. 대제목과 소제목의 구분을 해준다.  

3) 공연개요 : 공연개요는 어떤 공연인지를 가장 핵심적으로 보여주는 것으로 기획서 처음에 배치하는 것이 자연스럽다. 공연개요에는 공연제목, 공연장소, 공연일시, 주최/주관/후원, 출연자, 스��, 티켓가격, 문의처 등이 포함된다. 이 중 아직 정해지지 않은 것은 미정, 또는 예정이라고 솔직하게 밝혀야 한다.  

4) 기획의도 : 공연의 취지와 목적, 컨셉, 특징, 차별성, 포지셔닝 등을 표현하는 부분이다. “왜 이 공연을 할 수밖에 없는가”를 설득할 수 있다면 성공이다. 장황한 설명 보다는 짧은 카피로 표현하는 것이 효과적이다. 공연에 따라 강조점이나 구성이 많이 달라질 수 있는 부분이다. 

5) 공연내용 : 뮤지컬의 경우 시놉시스, 라이브콘서트의 경우 출연가수를 소개한다. 출연진의 앨범판매현황, 팬클럽 현황, 음악세계 등이 거론되면 좋고 구체적인 공연진행 순서까지는 필요 없다.  

6) 홍보마케팅 계획 : 관객이 없는 공연은 의미가 없다. 어떻게 관객을 동원할 지에 대한 계획은 기획사의 능력과 직결되는 문제이므로 신중하고 정확하게 작성해야 한다. 먼저 주요 타겟층을 설정한다. “…에 관심있는 20대 고학력 여성” 등과 같이 가능한 범위를 좁히는 것이 좋다. 필요하면 주요타겟, 2차 타겟으로 구분해볼 수도 있다. 어느 계층을 대상으로 집중 홍보할 지에 대한 계획이 서면 홍보 방법을 정한다. TV 스폿광고, 신문잡지 광고, 포스터, 플래카드, 보도기사/인터뷰, 인터넷광고 등 매체별 광고계획과 단체표 판매, 팬클럽할인, 카드사/백화점 DM발송 등 티켓판촉전략도 제시해야 한다. 홍보마케팅 일정은 전체일정 부분에 포함되나 별도의 표로 정리하여 첨가하는 것도 좋은 방식이다. 

7) 예산안 : 예산안은 투자제안서용이 아니라면 비공개로 하는 것이 관례이다. 예산은 크게 게런티, 대관료, 제작비(무대, 음향, 조명, 특수효과), 홍보비, 기획진행비(인건비, 식비 등)로 나눌 수 있다. 예비비는 10%정도를 책정하여 예산에 포함시킨다. 예산안을 짤 때는 충분한 조사를 거쳐 가능한 정확하게 작성해야 하고, 예산조달방법과 예산지출시기 등도 함께 포함시키면 보다 꼼꼼한 기획서가 될 수 있다. 

8) 예상수익분석 : 지출예산은 고정되어 있지만 수입은 관객수에 따라 변동한다. 공연수익은 크게 티켓수입과 협찬수입, 기타 부가수익(팜플렛, 기념품 판매 등)으로 구분할 수 있는데 대부분의 경우 티켓수입이 흥행을 좌우한다. 티켓수입을 예상하려면, 티켓가격, 공연장 총좌석수, 공연횟수, 객석점유율, 객단가(평균티켓가격)의 변수를 파악해야 한다. 통상 객석점유율 계산을 통해 수익률을 예상하게 된다. 엑셀로 계산하여 표로 제시하는 것이 작성요령이다. 이 수익률 계산표를 보면, 평균 객석점유율이 몇 %일 때 손익분기점(B.E.P)에 도달하고 몇 명이 입장하면 얼마의 수익이 발생하는지 알아볼 수 있다. 수익계산시 티켓판매수수료(티켓링크/티켓파크 등), 문예진흥기금, 부가세 등도 고려해야 정확한 예측자료가 된다. 

9) 추진일정표 : 공연기획서는 공연시작일 1-2달 전에서 길게는 1-1년 전에도 작성될 수 있다. 기획서 작성일부터 공연시작일까지의 스케줄을 잡아본다. 캐스팅, 홍보, 작품준비 등 업무별 추진 일정과 담당자(부서)를 정한다.  

10) 기획사 소개 : 제작하는 회사의 대표자 약력, 직원수, 연혁, 자본금, 매출액 규모, 주요 클라이언트 등을 소개한다. 기획사를 소개하는 이유는 신뢰를 주기 위해서다. 독자는 무슨 공연인가 못지않게 누가 만드는 공연인가를 궁금해한다.  

11) 관련자료 : 공연에 관련된 보도자료나 증빙서류, 사진자료 등을 첨부한다

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