제안서에 대한 정의 중 가장 기본적인 것은 “제안서는 자신의 아이디어를 채택하기 위해 고객을 설득하는 도구이다.”

제안서를 작성한다는 것은 하나의 예술(Arts)인 동시에 기술(Techniques)이다. 각각의 제안서는 나름대로 독특한 특성을 가지고 있고 고객의 요구사항을 만족시키기 위한 창조적인 접근이 필요하다.

성공적인 제안서는 항상 예술적인 접근 뿐만 아니라 확고한 방법론이 필요하다. 제안서는 가장 일반적으로 잠재적인 고객이 당신의 제품이나 서비스를 구매하거나, 재단이나 법인 기부자로부터 기금을 모금하거나, 또는 특별한 프로그램을 이행하기 위해 단순히 다른 사람들부터의 지원을 받기 위해 설득하는데 사용된다.

제안서 작성 기법을 개발하기 위해 당신은 제일 먼저 제안 과정을 이해하고, 당신의 핵심 능력을 파악하고, 주요 인물 및 영향 요인을 확인해야 하며 제안서 템플릿을 개발하고 평가 과정을 수립해야 한다. 

일단 이러한 연습과정을 마치고 나면,  지속적으로 성공적인 제안서를 작성하는 자신만의 방법을 터득할 때 까지 경험적인 학습을 통해 당신의 방법론을 구체화해야 한다.

대부분의 제안요청서(RFP : Request For Proposal)는 단지 조직에 대한 기본 정보, 문제점 그리고 문제 해결 방법의 형태만을 제공한다. 따라서 가능한 한 많은 부가적인 정보를 얻어야 한다. 명백한 것은 조직구조, 재정, 운영과정 등과 같은 것이 포함된다. 명백하지 않은 것은 주요 투자자, 고객의 의사결정과정, 경쟁사, 관련 법령 등과 같은 요소들이다.

모든 제안서는 필요한 사항을 충족시키기 위한 계획을 제공하기 때문에 고객은 다음과 같은 질문에 대한 답변으로 제안서가 얼마나 잘 구성되어 있는가를 평가하게 된다:

■ 당신이 제안하는 것은 무엇인가? (What)
■ 왜 그것이 중요한가? (Why)
■ 언제까지 할 수 있는가? (When)
■ 얼마 만큼의 경비가 소요되는가? (How Much)
■ 어떻게 처리할 것인가? (How)

이것은 고객의 요구사항을 수집하고 적절한 문장으로 표현하는 효율적인 방법을 개발해야 됨을 의미한다. 이러한 과정을 통해 당신은 고객의 구두 요구사항을 분명하게 식별할 수 있는 통찰력을 갖게 되고 고객을 만족시키는 솔루션을 제안할 수 있게 된다.

가장 기본적인 제안서의 구성은 서론, 제시하고자 하는 제안의 본론 및 결론/권고가 필요하다. 서론은 당신이 해결하고자 하는 문제점 및 문제에 대한 솔루션을 제시하고 요약해야 한다. (What) 또한 당신의 솔루션을 통해 고객이 얻을 수 있는 이점 (Why)과 솔루션 가격 (How Much)이 포함되어 있어야 한다.

제안의 본문에는 솔루션의 완전하고 상세한 설명이 필요하다:

■ 어떻게 수행할 것인가?(How)
- 업무별 또는 단계별 분리를 통한 수행
- 장비, 자재 및 인력이 포함된 수행하기 위해 어떤 방법을 사용할 것인가?
■ 언제 시작해서 언제 완료할 것인가?(When)
■ 전체적인 프로젝트 소요 경비 분석 (How Much)

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등이 제시되어야 한다.

이 부분에서는 확실한 기간 내에 제공 가능한 모든 것들에 대해 명백히 정의되어야 한다.

결론은 당신의 솔루션을 통해 고객이 얻을 수 있는 이점을 강조하고 고객이 선택할 수 있도록 강력히 주장해야 한다. 이것은 고무적이고 확신적이며 강인한 문장으로 표현해야 한다.

상기의 기본 구조 이외에 다음과 같은 부가적인 사항을 함께 표현할 필요가 있다:

■ 핵심 성공 요인(Critical Success Factors)
■ 제안사 소개
■ 유사 프로젝트 수행 목록
■ 제안된 솔루션의 형식승인서 등과 같은 객관적인 증빙 자료

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만일 고도의 기술적인 제안작업을 한다면, 비기술적인 언어로 쓰여진 제안개요를 제공할 것을 강력히 권장한다. 또한 제안 본론에 사용된 기술용어에 대한 용어 풀이를 포함시켜야 하고 기술적인 정보를 일반적인 용어로 해설하여 첨부로 붙여야 한다.

일부 RFP는 제출할 제안서에 대한 제안 양식을 제공하기도 한다. 제안 양식의 제공 여부와 관계없이 다음과 같은 목차를 주로 사용한다. (괄호 안의 표기는 제안서 상의 위치를 나타낸다)

■ 제안 개요
■ 제안사 소개 및 제안 배경 (서론)
■ 고객의 운영 환경 분석(서론) 
■ 고객의 필수요구사항 및 선택사항에 대한 제안사의 이해 정도 (서론)
■ 제안 효과 (본론)
■ 현재 사용 중인 제품 및 서비스에 대한 문제점 분석 및 대책 (본론)
■ 제공 가능한 솔루션 (본론)
■ 도입 가격 (본론)
■ 솔루션 구현시 운영상의 고려사항 (본론)
■ 변경 후 장점 – 비용 측면, 인력, 서비스 등급, 품질 등 (본론)
■ 향후 발전 방향 및 효과 (본론)
■ 고려해야 할 대안 – 가격 및 효과 (본론)
■ 관련 분야의 제안사의 유사 경험 (결론)
■ 해당 솔루션을 채택하여 사용 중인 업체 리스트 및 실적증명서 (결론)
■ 첨부

복잡한 제안서일수록 설명회 기법과 이야기 전개의 정교함을 요구한다.

결국 기술(Techniques)과 예술(Arts)의 결합이 성공적인 제안 작업의 원천이다!

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