공문서의 규격으로는 아래와 같습니다.

◎ 용지의 크기 ?  A4(210mm * 297mm)

◎ 용지의 지질 및 중량 ?

    10년 이하 보존 문서 신문용지-54g/㎡ (시행문, 회보) 

    10년 이상 보존 문서 인쇄용지(2급)-60g/㎡ (기안문) 

    영구보존 문서 인쇄용지(특급)-70g/㎡ 

◎ 용지의 색깔 ? 특별한 경우를 제외하고는 백색, 글씨 색깔은 흑색, 청색

◎ 여백 ? 상여백 30mm, 하여백 15 mm, 왼쪽여백 20mm, 오른쪽여백 15mm.

◎ 용어표기 ? 가로쓰기, 표준말 한글 사용, 숫자 표기시 아라비아 숫자 사용.

◎ 날짜표기 ? 숫자 표기, 연,월,일 글자 생략. 예) 1996. 6. 25.

◎ 시각표기 ? 24시각제로 표기. 시,분 생략 예) 14:30

◎ 금액표기 ? 아라비아 숫자로 표기 예) 금18,980(금일만팔천구백팔십원)

◎ 두 개 이상의 항목 구분 표기 ?

     첫째 항목 1, 2, 3,… 

     둘째 항목 가, 나, 다, …

     셋째 항목 (1), (2), (3),… 

     넷째 항목 (가), (나), (다),…

     다섯째 항목 1), 2), 3), …

     여섯째 항목 가), 나), 다), …

◎ 공문서의 수정시 ?

    삭제, 수정할 글자의 중앙에 두 선을 긋고 서명 또는 날인.

    중요한 내용의 경우에는 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시한 후 서명 또는 날인. 

    시행문의 경우에는 자수 표시 한 후 반드시 관인을 찍음. 

◎ 첨부물 표시 ?

    본문이 끝난 다음 줄에 표시하고, 두가지 이상일 때에는 항목을 구분하여 표시.

◎ 공문서의 면 표시 ?

    문서 아래 중앙에 예) 3장 단면과 2장의 첨부물. 3-1, 3-2, 3-3, 1, 2

◎ ′끝′ 표기 ?

     본문이 끝났을 때 한 자 (2칸) 띄우고 ′끝′ 표기 

     우측 한계선에서 끝났을 때 다음 줄 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 ′끝′ 표기 

     첨부물이 있을 때 서식란 우측 아래에 ′끝′ 표기 

     연명부 기재사항이 중간에서 끝났을 때 다음 줄에 ′이하 빈칸′을 표기

◎ ′결제′ 표기 ?

     해당 사안에 대해 기관의 의사를 결정할 권한이 있는 자가 그 의사를 결정하는 행위로 전결 기관의 장으로부터 사전에 결재권을 위임받은 자가 시행하는 결재를 말합니다.  대결 결재권자가 출장, 휴가, 기타의 사유로 상당기간 부재중일 때, 그 직무를 대행 할  수 있는 자가 대리로 하는 결재를 말합니다. 후결 대결한 문서의 내용이 매우 중요할 때에는 결재란 내 우측 여백에 ′후열′표시를  하여 실재권자의 결재를 받는 것을 말합니다.
 

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