1. 기안의 개념
일반기안이라 함은 어떤 하나의 안건을 처리하기 위하여 정해진 기안용지에 문안을 작성하는 것을 말한다. 기안문의 내용은 간단 명료하게 1면만으로 처리할 수 있도록 작성한다. 다만 내용이 길어 1면만으로 처리가 불가능한 경우에는 뒷면을 이용하거나 그 기안용지와 같은 규격 및 지질의 백지를 사용하여 작성한다.

2.기안의 요인
기안은 ① 접수한 문서를 처리하기 위한 경우
          ② 상급자의 지시 사항을 처리하기 위한 경우
          ③ 순수한 자기 발안
          ④ 법령, 훈령, 예규 등의 근거에 의하여 하는 경우 등이 대부분이다.

3. 기안의 형식
문서의 기안은 정기보고 또는 수시보고, 경미한 사항의 허가, 인가, 증명서 교부 기타 관례적인 사무에 관한 문서 및 비치문서 등을 제외하고는 일정한 형식의 기안용지에 의하도록 하고 있으며, 그 서식의 종류는 다음과 같은 두 가지가 있다.

① 일반 기안용지
② 대통령 재가용 기안용지

4.기안 용지의 서식 및 작성방법

​

① 우/주소 : 우편번호 및 주소를 기재하되, 주소가 긴 경우에는 간략하게 기재한다.
② 전화번호 : 전화번호를 기재하되 (  )안에는 지역번호를 기재한다.

    (당해기관 내부문서의 경우는 구내전화번호를 기재한다)
③ 모사전송 : 문서수발이 가능한 모사전송번호를 기재하되, 없으면 생략한다
④ 처리과 : 당해 문서를 처리한 처리과명을 기재한다.
⑤ ⑥ ⑦ 담당자 : 당해 문서의 처리·문의에 응할 자를 기재하되, 과장 이하 직원의 직위

                          또는 직급 및 성명을 기재하며, 담당자는 성명만 기재한다.
⑧ 문서번호 : 제9조제2항의 규정에 의한 문서번호를 기재한다.
⑨ 시행일자 : 그 문서를 시행한 날짜를 기재한다.
⑩ 보존기간 : 기안문서의 보존기간(영구·30년·20년·10년· 5년·3년·1년)을 기재한다.
⑪ 공개여부 : 문서의 공개여부는 공개, 부분공개, 비공개로 구분하여 표시한다.
⑫ 보조기관 : 보조기관의 직위를 간략하게 기재하고 오른쪽에 서명한다
⑬ 기안자 : 기안자가 서명한다.
⑭ 심사자 : 처리과의 문서심사자가 서명한다.
⑮ 기관장 : 당해 기관의 장(보조·보좌관에 발신하는 문서는 보조기관 또는 보좌기관)의

                 직위를 간략하게 기재하고 아래에 서명한 후 결재일자를 기재한다.
16 수신 : 수신기관이 한 기관인 경우는 그대로 수신기관명을 기재하고, 수신기관이 둘

              이상일 1경우에는 수신란에 "수신처 참조"라고 쓴 뒤, 결문 발신명의 아래에

              "수신처 기호 또는 기관명"을 기입한다. 기관 내부의 기안문일 경우는, 수신란에

              "내부결재"라고 기재한다.
17 참조 : 문서를 직접 처리할 최하위 보조기관, 즉 주무부서장(과장급)을 기재한다.
18 경유 : 수신처에 앞서 경유할 기관이 있는 경우, 그 기관명을 기재한다. 경유가 있을

              경우에는 먼저 경유기관으로 발송한다.
19 제목 : 제목이 길어서 두줄 이상이 될 경우는 둘째줄부터는 제목 내용의 첫글자와 수직

              으로 맞춘다.

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