팩스관리대장


요약
팩스문서의 수신 및 발신에 대한 기록을 남겨 관리하기 위한 문서.

서식 구성항목
담당 부서, 담당자, 일자, 부서, 송신, 수신, 매수, 팩스 제목, 확인자

내용
팩스는 이미지나 숫자 도형으로 표시된 문서를 전기신호를 통해 스캔하여 열에 의해 복구된 이미지를 전송하는 문서를 말한다. 라틴어에서 유래된 '팩시밀리' 단어로 사용되었으며 편하게 부르기 위해 줄여서 팩스라고 쓰인다. 팩스기기는 장소에 구애받지 않고 송신/수신 팩스기기만 구비되어 있으면 누구나 어려움 없이 사용 가능하며 별도의 통신장치 없이 전화선 연결을 통해 문서를 전달할 수 있다. 또한 요즘은 기기가 없어도 인터넷을 통한 팩스를 이용하여 더욱 편리하게 문서전달이 가능하며 기존 팩스의 단점을 보완한 효율적인 기기라고 볼 수 있다.
기업에서 업무와 관련한 문서를 송 수신하는 경우 별도로 기록하여 관리하기 위해 작성하는 문서를 팩스 관리 대장이라고 한다. 문서전달로 인한 분쟁을 미리 방지하고 업무처리에 대한 근거를 남겨 추후에 활용하기 위한 목적으로 확실하게 기록하는 것이 좋다. 팩스를 송신하거나 수신하는 경우 반드시 문서 전달 후 기록으로 남기도록 한다.

작성팁
- 팩스를 송-수신한 일자를 기록하고 문서의 번호를 기록한다.
- 팩스의 매수와 문서명을 분명하게 작성하여 문서 내용을 확인할 수 있도록 한다.
- 팩스 발신처와 수신처를 기록한다.
- 팩스 문서의 수신을 통보받은 시간과 확인자의 성명을 반드시 기록한다.

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