주주총회회의록


요약
주주총회에 따른 회의 진행 내용을 기록으로 남기는 문서.

서식 구성항목
주주총회 안건, 주주총회 일시, 개최장소, 회의 기록자, 부서명, 회의 내용, 회사 총 주식수, 주주참석 인원수, 참석인원 주식 합계, 주주의결권 비율, 참석자 명단

내용
주주총회는 주식회사 내 주주들이 한자리에 모여 총 회의에 대한 안건을 놓고 의사결정 권한을 통해 안건 결의를 행사하는 기관 및 집단을 말한다. 주주총회는 당해 연도에 따라 시기별로 두 번 개최되며 안건에 대한 회의가 필요한 경우 임의로 개최되는 임시총회와 정기적으로 일정한 날짜에 맞춰 개최되는 정기 종회가 있다. 주주총회는 회의가 개최되면 회의 내용을 빠트리는 내용 없이 모두 작성하여 문서로 보존해야 하며 결정된 사항을 분명하게 작성하여야 한다.
주주총회 회의 진행에 따른 내용을 기록한 문서를 주주총회 회의록이라고 한다. 회의록은 회의 개최시 꼭 작성되어야 하는 문서로, 안건 결의에 대한 분명한 내용과 참여자를 확인할 수 있는 중요한 문서라고 볼 수 있다. 주주총회 회의록은 반드시 문서로 보존하여야 하며 해당 안건에 대한 결의 내용을 확인하거나 참조하는 경우에 열람할 수 있다.

작성팁
- 주주총회를 개최하는 일시와 장소를 기록하고 총회에 참석한 주주들의 출석 현황을 기록하여 법규에 맞게 성립된 내용을 명시한다.
- 총회에서 토의할 안건 내용을 순서대로 기록하여 결과를 분명하게 작성한다.
- 총 회의가 종료된 시각과 의사록의 내용을 분명하게 하기 위해 대표이사와 그 외 출석이사가 서명날인을 한다.
- 참석자 명단을 작성하고 의결권에 따른 비율을 작성한다.

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