팩스 기록대장


요약
팩스 사용에 대한 기록을 작성하여 관리하는 문서.

서식 구성항목
접수번호, 일자, 수신처, 전화번호, 팩스번호, 내용, 발신자확인, 회신여부, 매수

내용
팩스는 문서를 송수신할 수 있는 기계로 문자나 사진을 전기신호로 분해하여 수신하는 통신기기를 말한다. 기업에서 업무와 관련하여 팩스문서를 발송한 내역을 기록하는 문서를 팩스 기록 대장이라고 한다. 주로 공공기관이나 기업에서 사용되며 전화선만 연결되면 어디서든 문서를 수신할 수 있어 어려움 없이 사용할 수 있는 장점이 있다.
반면 문서를 수신하고 발신하기 위한 팩스기기가 있어야 하며 팩스 수신 확인이 불가능하여 별도로 확인이 필요한 단점이 있다. 상대방에 팩스를 송신하고 반드시 문서 전달에 대한 확인을 하도록 한다. 팩스 기기가 전원이 들어오지 않은 경우 팩스 내용이 전달되지 않을 수 있으므로 업무에 지장이 없도록 사전에 연락을 하는 것도 좋다.

작성팁
- 팩스 문서를 발송하고 접수번호를 부여하여 기록한다.
- 팩스 문서를 송신한 일자와 수신처를 기록한다.
- 팩스 수신업체의 연락처와 팩스번호를 작성하여 자주 사용하는 수신처는 별도로 관리할 수 있도록 한다.
- 팩스문서의 내용을 간략하게 작성하여 송신 문서를 확인할 수 있도록 한다.
- 팩스를 발신한 발신자와 문서 회신 여부를 위해 반드시 연락을 통해 확인하도록 한다.

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